سیستم اتوماسیون اداری، یک جایگزین خوب و عالی برای سازمان‌ها و شرکت‌ها است. اگر وظایف اداره شما از فرآیندهای دستی و وقت‌گیر و مستعد خطا تشکیل شده باشد، احتمالاً با مسائل مهم تجاری، کارمندان منفعل و در نهایت با ضرر مواجه خواهید شد. اتوماسیون اداری می‌تواند با ساده کردن این فرآیندها، آن‌ها را به صورت خودکار انجام دهد. با داشتن این سیستم، خبری از کاغذبازی‌ها و صرف زمان‌های طولانی جهت انجام کارها نیست. همچنین به شما کمک می‌کند تا بر عملکرد کارمندان نظارت بهتری داشته باشید و امور با سرعت بیشتری انجام شوند. اگر شما هم نیاز به طراحی و ساخت سیستم اتوماسیون اداری برای شرکت خود دارید، می‌توانید از متخصصان کارلنسر کمک بگیرید. کافیست درخواست خود را در قالب پروژه در فرم همین صفحه ثبت کنید و منتظر پیشنهادات متخصصان باشید.
بیشتر بدانید
مراحل ثبت سفارش
طراحی و ساخت سیستم اتوماسیون اداری
۱. ثبت پروژه
ثبت درخواست خود در قالب پروژه با بودجه و زمان دلخواه
۲. انتخاب متخصص
انتخاب متخصص (فریلنسر) از بین پیشنهادهای دریافتی
۳. انجام پروژه
ارتباط با متخصص و نظارت بر روند کار در طول انجام پروژه
۴. پرداخت امن
آزاد کردن مبلغ برای متخصص پس از تحویل کار و تایید شما
از میان برترین فریلنسرهای اتوماسیون اداری به پروژه خود دعوت کنید.
MohammadReza.Y
۵/۵
مشهد مهارت‌ها:
pdf
تایپ
word
excel
حسابداری
غلط گیری
دیتا اینتری
امور قراردادی
تنظیم قرارداد
تایپ فایل صوتی
مشاهده پروفایل
دعوت به همکاری
Mohammad.A
N/A
کرمان مهارت‌ها:
سئو
طراحی سایت
برنامه نویسی php
نرم افزار تحت وب
مشاهده پروفایل
دعوت به همکاری
Alireza.Kh
N/A
صفادشت مهارت‌ها:
طراح
مدیر it
مدیر محصول
دیتا اینتری
طراح ساختمان
دستیار مجازی
طرح ریزی صنعتی
دیتا وارد کردن
اتوماسیون صنعتی
طراح اوراق اداری
مشاهده پروفایل
دعوت به همکاری
Mitra.R
۵/۵
تهران مهارت‌ها:
ورد
تایپ
word
متن نویسی
تایپ فارسی
کار با word
پروژه های ورد
مشاهده پروفایل
دعوت به همکاری
Moslem.B
N/A
اصفهان مهارت‌ها:
ios
java
vue.js
android
angular
react js
sqlserver
asp.netcore
برنامه نویسی وب
جاوا اسکریپت (Javascript)
مشاهده پروفایل
دعوت به همکاری
Zahra.K
۵/۵
تهران مهارت‌ها:
سئو
عکاسی
وردپرس
ادیت عکس
عکاسی تبلیغاتی
ادمین اینستاگرام
اینستاگرام مارکتینگ
مشاهده پروفایل
دعوت به همکاری
MohammadReza.P
N/A
شیراز مهارت‌ها:
php
vba
اکسل
اتوکد
وی ری
اسکچاپ
طراحی سایت
ترجمه آلمانی
مدلسازی سه بعدی
جاوا اسکریپت (Javascript)
مشاهده پروفایل
دعوت به همکاری
AmirHossein.A
N/A
کرج مهارت‌ها:
css
html5
linux
python
fastapi
web scraping
linux server
beautifulsoup
python programing
مشاهده پروفایل
دعوت به همکاری
Pouya.B
N/A
تهران مهارت‌ها:
.net
mvc core
هوش مصنوعی
هک و تست نفوذ
برنامه نویسی C
برنامه نویسی c#
برنامه نویسی وب
خدمات امنیت سایت
بررسی امنیت سایت
زبان برنامه نویسی SQL
مشاهده پروفایل
دعوت به همکاری
MohammadMahdi.R
N/A
بندرعباس مهارت‌ها:
python
jquery
website
react js
django rest
restful api
web developer
فریم ورک Django
fullstack developer
جاوا اسکریپت (Javascript)
مشاهده پروفایل
دعوت به همکاری
MohammadReza.M
N/A
تهران مهارت‌ها:
اکسل
متلب
پایتون
مهندسی برق
برنامه نویسی
مهندسی مخابرات
پژوهش و تحقیقات
جاوا اسکریپت (Javascript)
مشاهده پروفایل
دعوت به همکاری
طراحی اتوماسیون اداری
سیستم اتوماسیون اداری چیست؟
اتوماسیون اداری یا خودکارسازی، به نرم‌افزارهای کامپیوتری و سیستم‌هایی اشاره دارد که فرآیندهای روزانه مانند جمع‌آوری داده‌ها، ذخیره‌سازی، پردازش و مبادله اسناد و اطلاعات کاری را، دیجیتالی و خودکار می‌کند.
این سیستم جایگزین فرآیندهای خسته‌کننده اداری مانند ایجاد دستی فاکتورها و ذخیره آن‌ها در یک انبار بایگانی می‌شود.
سیستم اتوماسیون اداری چگونه کار می‌کند؟
اتوماسیون اداری با استفاده از نرم‌افزار و سیستم‌های کامپیوتری برای ساده‌سازی و ذخیره‌سازی داده‌ها، پردازش و وظایف ارتباطی اطلاعات، عمل می‌کند. در ادامه برخی از فعالیت‌های مختلف یک سیستم اتوماسیون اداری آورده شده است:
- ذخیره‌سازی داده‌ها: این شامل ضبط و ذخیره سوابق اداری در قالب متن، تصویر، فیلم و صدا است. به عنوان مثال، استفاده از ورد برای ذخیره داده‌های گرافیکی و متنی یا برای دستکاری داده‌های عددی مانند گزارش‌های مالی. به جای اینکه شخصی فایل‌های مهم شرکت را به صورت دستی کپی و جایگذاری کند، به صورت خودکار و ایمن داده‌ها ذخیره می‌شوند.
- انتقال داده‌ها: سیستم اتوماسیون اداری امکان انتقال الکترونیکی اطلاعات را به کارمندان می‌دهد. کارمندانی که حتی از نظر جغرافیایی پراکنده هستند می‌توانند اطلاعات را به راحتی مبادله کنند. همچنین می توانند تقریباً بلافاصله از هر دستگاهی که به اینترنت متصل است، به اطلاعات ذخیره‌شده در سرورهای شرکت دسترسی داشته باشند.
- همکاری همزمان: ابزارهای اتوماسیون اداری، افراد، تیم‌ها و بخش‌های درون یک سازمان را قادر می‌سازد که با هم ارتباط برقرار کنند. با این روش چندین نفر می‌توانند داده‌ها را به طور همزمان به‌روز کنند. این کار هنگام برنامه‌ریزی یا ویرایش مشترک اسناد بسیار مهم است. همچنین از کنفرانس ویدئویی پشتیبانی می‌کند و امکان جلسات مجازی را فراهم می‌کند.
- مدیریت داده‌ها: اتوماسیون اداری شامل سیستم‌های زمان‌بندی، برنامه‌های یادآوری و مدیریت وظایف است. اتوماسیون به شما امکان می‌دهد داده‌ها را تغییر دهید. به عنوان مثال، اگر ساعت جلسه تغییر کند، یکی از اعضای تیم می‌تواند تقویم را به‌روز کند و تغییرات بلافاصله برای سایر اعضای تیم در دسترس است.
سیستم اتوماسیون اداری شامل چه بخش‌هایی است؟
یک اتوماسیون اداری شامل بخش‌های مختلفی است که عبارتند از:
- بخش دبیرخانه: اصلی‌ترین بخش یک اتوماسیون و هسته مرکزی آن است. عملیات‌های مختلفی مانند کارتابل پرسنل، ارجاع، ثبت و چاپ نامه‌ها، وارد کردن اطلاعات، ثبت اوراق و نامه‌ها در دفتر اندیکاتور و بایگانی در این قسمت انجام می‌شود.
- بخش طراحی فرم: این بخش فرم‌های اداری سازمان را طراحی می‌کند و وظیفه ثبت، نگهداری و بازیابی اطلاعات این فرم‌ها را نیز دارد.
- بخش مدیریت جلسات و برنامه‌ریزی: برنامه‌ریزی برای تقویم کاری، جلسات و قرار‌های کاری مهم، پیگیری و ثبت و نگهداری اطلاعات مربوط به آن‌ها به عهده این قسمت است.
- بخش بایگانی الکترونیک مستندات: به دلیل حجم زیاد اطلاعات و مستندات کاری، قسمتی برای بایگانی و آرشیو اطلاعات وجود دارد.
- بخش پرتال مکاتبات برون‌سازمانی: به منظور افزایش سرعت در ارائه خدمات به مراجعین، پیگیری سریع درخواست‌ها و همچنین کاهش هزینه‌های رفت‌وآمد، بخش پرتابل برون‌سازمانی به سیستم اتوماسیون اداری اضافه شده است تا مکاتبات در سریع‌ترین زمان ممکن انجام شوند.
- بخش کارتابل آفلاین: برخی از سیستم‌های اتوماسیون، تحت وب و نیازمند اینترنت هستند. اما گاهی ممکن است شما در شرایطی باشید که دسترسی به اینترنت نداشته باشید. برای این منظور بخش کارتابل آفلاین برای قسمت‌هایی که مهم‌تر هستند طراحی شده است تا شما به عنوان یک مدیر بتوانید در هر زمان و مکانی اطلاعات و مستندات را مرور کنید.
مزایای طراحی و ساخت سیستم اتوماسیون اداری
همانطور که گفته شد، اگر شما مدیر یک شرکت یا یک سازمان و اداره هستید، داشتن یک سیستم اتوماسیون اداری می‌تواند کمک شایانی به شما در راحت‌تر کردن فرآیندها کند. همچنین تاثیرات بسازایی روی کارکنان و مراجعین شما خواهد داشت. در ادامه به برخی از ویژگی‌ها و مزایای داشتن اتوماسیون اداری می‌پردازیم.
1. باعث صرفه‌جویی در وقت کارکنان می‌شود
با داشتن این سیستم نیازی به وارد کردن مجدد اطلاعات نیست. در نتیجه کارمندان می‌توانند زمان قابل‌توجهی در روز را صرفه‌جویی کنند. همچنین کارهایی که انجام آن‌ها در قدیم ساعت‌ها طول می‌کشید، امروزه فقط ظرف چند دقیقه انجام می‌شود. به همین خاطر وقت افراد بیهوده هدر نمی‌رود.
2. باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌شود
سیستم اتوماسیون اداری با خودکارسازی انجام فرایندها، باعث می‌شود تا سازمان به کارکنان و افراد کمتری نیاز داشته باشد. همچنین تجهیزات و ابزارهای کمتری مانند کاغذ و پرینتر و کارتریج مورداستفاده قرار می‌گیرد. درنتیجه در هزینه‌ها صرفه‌جویی می‌شود و حتی سود دریافتی و بهره‌وری افزایش می‌یابد.
3. خطاهای انسانی پرهزینه را کاهش می‌دهد
اگر کارها به صورت دستی انجام شوند، برخی وظایف مانند وارد کردن داده‌ها ممکن است اشتباه صورت بگیرد و خطاها و ضررهای سنگینی را برای شما به همراه داشته باشد. اتوماسیون اداری می‌تواند به طور کلی، این فعالیت‌های مستعد خطا را ساده کند و در نتیجه تعداد مشکلات ناشی از انجام آن‌ها را کاهش دهد.
4. کارکنان را قادر می‌سازد تا تصمیمات هوشمندانه بگیرند
بدون داشتن سیستم اتوماسیون اداری، ممکن است کارمندان به حال خود رها شوند و تصمیمات ضعیف یا نادرستی بگیرند. اما اتوماسیون اداری به مدیران سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که با ارائه‌ی راهنمایی لازم، به کارمندان خود کمک کنند تا هوشمندانه و موثر تصمیم بگیرند.
5. تجربه کارکنان را بهبود می‌بخشد
با انجام ندادن کارهای وقت‌گیر و خسته‌کننده، کارمندان می‌توانند زمان و توجه بیشتری را به وظایف استراتژیک و حیاتی کار اختصاص دهند که به طور منحصربه‌فردی برای انجام آن‌ها مناسب هستند. با گذشت زمان، این امر باعث می‌شود که کارکنان نه تنها بهره‌وری بیشتری داشته باشند، بلکه رضایت بیشتری نیز داشته باشند.
6. رضایت مراجعین را افزایش می‌دهد
سیستم اتوماسیون اداری می‌تواند با سرعت بیشتر و بهتر پاسخگوی سوالات و نیازهای افراد باشد و همچنین اطلاعات دقیق‌تر و قابل‌اعتمادی را به آن‌ها ارائه کند. در نتیجه این عمر موجب افزایش رضایت آن‌ها خواهد شد.
7. یک مزیت رقابتی ایجاد می‌کند
سازمان‌ها و شرکت‌هایی که از سیستم اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند، معمولا نسبت به سازمان‌های دیگر دارای برتری هستند. این سیستم به دلیل دسترسی آسان، عملکرد بهتر و کارایی بالا، هم برای کارمندان و هم برای مشتریان، یک مزیت رقابتی و ویژگی عالی در مقایسه با رقبا محسوب می‌شود.
8. برای محیط زیست بهتر است
اگر شما یک مدیر یا رئیسی هستید که به طبیعیت و محیط زیست در زندگی اهمیت می‌دهید، انتخاب یک سیستم اتوماسیون اداری جزو واجبات است. این کار با مصرف کمتر کاغذ و جوهر، کمک بزرگی به حفظ طبیعت و درختان می‌کند.
اهداف سیستم اتوماسیون اداری
همانطور که گفته شد، هدف اصلی از ساخت و طراحی سیستم اتوماسیون اداری در یک شرکت یا سازمان، افزایش بهره‌وری و بهینه‌سازی سیستم‌های اداری فعلی به منظور صرفه‌جویی در زمان، هزینه و منابع انسانی است. در این روش با ترکیب چندین سیستم عملکرد سازمان موثرتر می‌شود.
در زیر مهمترین اهداف این سیستم آورده شده است:
- بهبود روابط با مشتری
- مدیریت بهتر
- ساده‌سازی فعالیت‌ها و به حداقل رساندن خطاها در مدیریت داده
- بهبود کیفیت خروجی و صرفه‌جویی در زمان پردازش داده‌ها
سفارش طراحی و ساخت اتوماسیون اداری در کارلنسر
همان طور که گفته شد راه‌اندازی یک سازمان بدون فناوری اتوماسیون زمان‌بر است و احتمال خطاهای انسانی را افزایش می‌دهد. این سیستم چنین چالش‌هایی را برطرف می‌کند و به بهبود رضایت مشتریان و تجربه کارمندان کمک می‌کند. اتوماسیون اداری به شما این امکان را می‌دهد که گردش کار خودکار را برای کارمندان خود ایجاد کنید. اگر شما هم به دنبال راه‌اندازی چنین سیستمی در شرکت یا سازمان خود هستید، کافیست پروژه خود را در کارلنسر ثبت کنید تا متخصصان و برنامه‌نویسان کارلنسر برای ساخت اتوماسیون اداری به شما پیشنهاد همکاری و قیمت دهند. پیشنهادها را بررسی و مناسب‌ترین متخصص را با هزینه توافقی استخدام کنید و پروژه را به او برونسپاری کنید.