انبارداری چیست و چه فرایندی دارد؟ + اصطلاحات انبارداری

انبارداری در هر شرکتی، نقش مهمی را برای حفظ و تبادل کالاها ایفا می‌کند. چرا که ناهماهنگی در حفظ و تبادل این کالاها موجب جابجایی اشتباه، عدم ثبت درست کالاها، مفقود شدن، ناهماهنگی در ورود و خروج کالاها و ایجاد مشکلات دیگر می‌گردد. اینجاست که شرکت‌ها باید به فکر روش‌های صحیح انبارداری و موارد این چنینی باشند تا از بوجود آمدن خسارت‌های جدی جلوگیری شود. به همین علت، در این مقاله قصد داریم به بررسی موارد مهمی همچون اهداف و وظایف انباردار، فرایند و مراحل انبارداری و غیره بپردازیم.

انبار و انبارداری چیست؟

انبار به فضایی که کالاها بر اساس ظاهر، نوع، قیمت و کد در آن قرار می‌گیرند، گفته می‌شود. نگهداری کالاها در این محل به صرفه جویی زمان و هزینه و حتی افزایش بهره وری کمک می‌کند.

انبارداری یکی از اجزای مهم در فرایند لجستیک است و شامل فعالیت‌های مختلفی مانند مدیریت زنجیره تامین یا ساماندهی ورودی‌ها و خروجی‌ها و یا به زبان ساده، جریان ورود و خروج کالاها در یک شرکت است. در واقع، این فرایند عموماً عبارت است از فرایند ذخیره سازی کالاهای فیزیکی و قابل لمس، قبل از فروش به مشتریان. انبارداران در این فضا علاوه بر ذخیره سازی محصولات به صورت ایمن، امکان ردیابی کالا، زمان رسیدن آن به انبار و کنترل موجودی را دارند.

مطلب پیشنهادی: تنخواه گردان چیست؟

فرایند انباداری

فرایند انبار شامل مجموعه‌ای از عملیات می‌باشد و در این محل، فعالیت‌هایی مانند تحویل کالا تا بسته بندی و ارسال آن برای مشتری انجام می‌شود. در ادامه این مراحل را نام می‌بریم:

پذیرش کالا

صاحبان کالا با توجه به قوانین موجود برای ورود کالا به انبار، مجوزهای لازم را صادر می‌کنند که این مجوزها شامل درخواست تحویل کالا به انبار همراه با مدارک مرتبط است. پذیرش کالا در انبار، با کنترل نگهبانی انجام می‌شود و کالا وارد این فضا می‌گردد. سپس، مسئولین مربوطه در انبار باید کالا را از لحاظ موجودی و ظاهر با دقت بررسی کنند و در صورت مغایرت و ایراد در محصول، باید اطلاعات را ثبت کنند و به تنظیم جلسه بپردازند. در غیر این صورت، اگر کالاها سالم باشند، دسته بندی شده و به قسمت مرتبط در انبار برای چیدمان ارسال می‌شوند.

جابجایی کالا

پس از چک کردن کالا، با توجه به استانداردها و قوانین انبار در رابطه با ذخیره سازی و مکان مناسب محصولات، تصمیم گیری می‌شود. با تکمیل این فرایند، صاحب کالا یا نماینده قانونی شخص، رسید انبار را دریافت می‌کند.

درخواست خروج کالا

در صورت درخواست برای خروج کالا، باید تمامی مراحل به درستی انجام شود. اگر خریدار و یا صاحب کالا درخواست بسته بندی داشته باشد، باید این مرحله در انبار انجام شود. علاوه بر این، در این مرحله فهرستی از کالاهای بارگیری شده و اطلاعات این کالا در قالب بارنامه، فاکتور و… ارائه می‌گردد.

مطلب پیشنهادی: ظرفیت تولید چیست؟

نحوه چیدمان در انبار

چیدمان در انبار از مهمترین مواردی است که در هنگام نگهداری و جابجایی کالا باید به آن توجه نمود. چیدمان در انبار باید به شکلی باشد که از آسیب و صدمه به کالاها جلوگیری شود و در عین حال دسترسی به کالاها راحت و با سرعت بالا باشد. نرم افزارهای حسابداری که بخش انبارداری هم دارند، برای نظم دهی و کنترل ورود و خروج کالا یکی از ابزارهای موثر می‌باشد. در انبارها معمولاً چیدمان بر اساس جنس مواد و محصولات، وزن، نوع کالا، تاریخ مصرف، بارکد، بر اساس حروف لاتین انجام می‌گردد. اما در نظر داشته باشید شرایط نگهداری کالاها در انبارهای مختلف فرق می‌کند و هر شرکتی ممکن است روش خاصی را برای نگهداری محصولات خود در نظر داشته باشد.

مطلب پیشنهادی: اتوماسیون اداری چیست؟

شیوه‌های مدرن انبارداری

امروزه فرایندهای انبارداری نسبت به گذشته با تغییراتی عظیم روبرو شده است. روش‌های قدیمی و سنتی، جای خود را به نرم افزارهای حسابداری و مدرن داده‌اند و انبارداری به لطف تکنولوژی، نسبت به گذشته هوشمندتر شده‌ است. همچنین، شیوه‌های مدرن با کمک ربات‌های پیشرفته و سیستم‌های مدیریت انبار، موجب کاهش خطاهای انسانی، برطرف شدن چالش کمبود نیروی کار، کاهش هزینه‌ها، افزایش زمان و بهره‌وری و مدیریت بهتر کالاها می‌گردد.

اصول حسابداری انبار

اصول حسابداری در انبار یکی از فرایندهای مهمی است که موجودی انبار را به وضوح مشخص می‌کند. منظور از حسابداری انبار، مقدار، موجودی و تعداد کالاها نیست و منظور، مبلغی از موجودی کلی انبار است. فرایند حسابداری انبار معمولاً در پایان دوره مالی انجام می‌شود. در اکثر شرکت‌ها دوره مالی یکساله در نظر گرفته می‌شود و در برخی شرکت‌ها نیز این دوره 3 و یا 6 ماهه است. اما موضوعی که برای حسابداری انبار مهم است، این است که بر اساس استانداردهای حسابداری این فرایند و  انبارگردانی باید حداقلی سالی یکبار انجام شود. حسابداری اموال و انبار برای جلوگیری از ضررهای احتمالی، مهم است.
هدف از حسابداری انبار و انبارگردانی، بررسی کمی و کیفی کالاها و حتی کنترل موجودی در این فضا است. حسابداری انبار به دلایل زیر انجام می‌شود.

• تسهیل و کاهش فرایندهای حسابداری با صادر کردن قبوض و تسهیل پرداخت مبلغ محصولات
• تحویل، نگهداری و توضیح اصولی و صحیح محصولات
• جلوگیری از ضرر واحدهای اقتصادی از طریق ارزیابی دقیق موجودی انبار
• پیشگیری از ازدیاد بیش از حد موجودی
• کنترل کمی موجودی انبار و جلوگیری از هزینه بیش از حد سرمایه در حال گردش
• محاسبه مبلغ موجودی انبار به نرخ تمام شده

مطلب پیشنهادی: GDP چیست؟

انبارگردانی چیست؟

به طور کلی انبارگردانی به معنای کنترل فضای انبار است. در فرایند انبارگردانی، موجودی کالاها در یک یا چند بازه زمانی به شکل دستی شمرده می‌شوند. پس از آن، تطبیق یا مغایرت موجودی انبار در فرم‌های انبارگردانی، با چیزی که در سیتم‌های انبارداری و کاردکس از قبل ثبت شده، مورد بررسی قرار می‌گیرد. انبارگردانی از متداول‌ترین شیوه‌های کنترل موجودی انبار در یک زمان مشخص است. هدف از انبارگردانی، کنترل و نظارت بیشتر بر روی ورود و خروج کالاها در محل نگهداری محصولات است. طبق اصول حسابداری، این فرایند باید حداقل یک بار در سال انجام شود و حضور یک سرپرست در انبار برای این مورد ضروری است.

مزایای انبارگردانی چیست؟

• اطمینان از ارقام ثبت شده در صورتحساب‌های مالی
• کاهش خطای کاری
• بررسی عملکرد افراد مشغول در انبار و حسابداران
• جدا کردن ضایعات و موجودی غیر قابل مصرف
• نظم دهی به فضای انبار
• جلوگیری از تجمیع کالاها
• کاهش ضرر و زیان حاصل از فساد کالاهای دارای تاریخ مصرف

مطلب پیشنهادی: صورت معاملات فصلی چیست؟

اصطلاحات مهم در انبارداری

در این قسمت به معرفی اصطلاحات تخصصی در زمینه انبارداری می‌پردازیم.

• کاردکس انبار: کاردکس انبار، مفهومی است که ورود، خروج و تعداد کالا بر روی آن ثبت می‌شود.
• تگ: تگ برچسبی است که برای نشان دادن نوع کالا و تعداد کالا بر روی آن چسبانده می‌شود.
• کارت شناسایی کالا: کارت شناسایی کالا یا نام کارت قفسه که در کنار هر قسمت برای ثبت اطلاعات مربوط به محصول مورد استفاده قرار می‌گیرد.
• قفسه بندی: نحوه چینش اصولی و مرتب کالا در انبار با عنوان قفسه بندی شناخته می‌شود.
• موجودی: به تمام کالاها و موادی که در انبار نگهداری می شوند، موجودی گفته می‌شود. موجودی می تواند شامل مواد اولیه، محصولات نیمه ساخته، محصولات نهایی و لوازم یدکی باشد.
• انبار: محلی است که برای نگهداری کالاها و مواد استفاده می‌شود. انبارها می‌توانند به شکل انبارهای سرپوشیده و انبارهای باز باشند.
• انباردار: فردی است که مسئولیت نگهداری و حفاظت از انبار را بر عهده دارد. وظایف انباردار شامل دریافت کالاها، نگهداری کالاها، توزیع کالاها و ثبت اطلاعات مربوط به موجودی است.
• مدیر انبار: فردی است که مسئول نظارت بر عملکرد کل انبار است. وظایف مدیر انبار شامل توسعه استراتژی های انبارداری، آموزش کارکنان انبار و نظارت بر عملیات انبار است.
• مواد اولیه: موادی هستند که برای تولید محصولات استفاده می‌شوند.
• محصولات نیمه ساخته: محصولاتی هستند که هنوز به طور کامل تکمیل نشده‌اند.
• محصولات نهایی: محصولاتی هستند که برای فروش آماده هستند.
• دریافت: فرآیندی است که طی آن کالاها وارد انبار می‌شوند.
• نگهداری: فرآیندی است که طی آن کالاها در انبار ذخیره می‌شوند.
• توزیع: فرآیندی است که طی آن کالاها از انبار خارج می‌شوند.
• نقطه سفارش: مقداری از کالا که هنگام رسیدن به آن باید سفارش جدیدی صادر شود.
• پالت: ابزاری است که برای حمل و نقل کالاها استفاده می شود.
• لیفتراک: وسیله‌ای است که برای بلند کردن و جابجایی کالاها استفاده می‌شود.

مطلب پیشنهادی: مراحل دریافت کد اقتصادی

سخن پایانی

انبار به معنای یک مکان فیزیکی یا ساختمانی است که محصولات و کالاها به صورت ایمن در آن نگهداری می‌شوند. ذخیره سازی کالاها و محصولات در انبار، در یک فضا طبق دسته‌بندی آن‌ها، تاریخ مصرف و موارد مهم دیگر انجام می‌شود. در این مقاله به بررسی موارد مهمی مانند حسابداری انبار، اصطلاحات مهم در انبار و… پرداختیم. منتظر نظرات شما هستیم.