روش 6 سیگما چیست؟

روش 6 سیگما برای بهبود فرآیند کار ابداع شده است. متخصصان شش سیگما از آمار، تجزیه و تحلیل مالی و مدیریت پروژه برای بهبود عملکرد تجاری و کنترل کیفیت استفاده می‌کنند تا بتوانند اشتباهات یا نقص در فرآیندهای موجود را رفع کنند.

شش سیگما بر این ایده مبتنی است که تمام فرآیندهای تجاری را می‌توان اندازه گیری و بهینه کرد.

اصطلاح شش سیگما در فرایند تولید، به عنوان وسیله‌ای برای کنترل کیفیت است. کیفیت شش سیگما زمانی به دست می‌آید که میزان نقص بلندمدت، کمتر از 3/4 نقص در هر یک میلیون فرصت (DPMO) است.

شش سیگما روی برآورده کردن نیازهای مشتری، حفظ مشتری و بهبود و حفظ محصولات و خدمات تجاری متمرکز است. یکی از مشهورترین حامیان این مدل، جک ولش، مدیرعامل ‌جنرال الکتریک بود.

تاریخچه روش 6 سیگما

در قرن نوزدهم، کارل فردریش گاوس، ریاضیدان و فیزیکدان آلمانی، منحنی زنگوله‌ای را توسعه داد. این منحنی با ایجاد مفهوم توزیع نرمال، به ابزاری اولیه برای یافتن خطاها و عیوب یک فرآیند تبدیل شد.

فیزیکدان، مهندس و آماردان آمریکایی، والتر شوهارت در دهه 1920،  این ایده را گسترش داد و نشان داد که «طبق روش سیگما جایی از فرآیند که نیازمند بهبود است، مشخص می‌شود».

شرکت موتورولا در دهه 1980، روش 6 سیگما را برای ارتقای کیفیت محصولات شرکت، به کار گرفت.

در نهایت بیل اسمیت مهندس موتورولا، به یکی از پیشگامان شش سیگما تبدیل شد و بسیاری از متدولوژی‌های مرتبط با شش سیگما را ایجاد کرد. این سیستم تحت تأثیر سایر استراتژی‌های بهبود مدیریت در آن زمان، از جمله مدیریت کیفیت جامع (Total Quality Management) و عیب صفر (Zero Defects) قرار داشت.

طبق گزارش موتورولا در سال 2006، این شرکت با استفاده از روش 6 سیگما، 17 میلیارد دلار صرفه جویی کرده است.

مطلب پیشنهادی: نرم افزارهای مدیریت پروژه

پنج مرحله در روش شش سیگما

روش 6 سیگما از دو رویکرد گام به گام استفاده می‌کند. طبق گفته طرفداران شش سیگما، یک کسب و کار می‌تواند هر مشکل به ظاهر غیرقابل حلی را با دنبال کردن این دو رویکرد حل کند:

رویکرد DMAIC

این روش در درجه اول برای بهبود فرآیندهای تجاری موجود استفاده می‌شود. حروف مخفف DMAIC به شرح زیر است:

• تعريف كردن (Define): تیمی ‌از افراد به رهبری یک متخصص شش سیگما، فرآیندی را برای تمرکز روی آن انتخاب می‌کنند و مشکلی مدنظرشان را تعریف می‌کنند.
• اندازه گیری (Measure): این تیم، عملکرد اولیه فرآیند را اندازه‌گیری می‌کند، یک معیار ایجاد کرده و فهرستی از موانع عملکردی را مشخص می‌کند.
• تجزیه و تحلیل (Analyze): تیم در مرحله بعد با تفکیک موانع و دلایل احتمالی هر گونه شکست، تجزیه و تحلیل را انجام و آنها را به عنوان ریشه احتمالی مشکل، تست می‌کند.
• بهبود (Improve): این تیم در جهت اجرای تغییراتی برای بهبود عملکرد سیستم فعالیت می‌کند.
• کنترل (Control): این گروه کنترل‌هایی را به فرآیند اضافه می‌کند تا مطمئن شود که دوباره پسرفت نمی‌کند و بی‌اثر نمی‌شود.

رویکرد DMADV

این روش هم برای ایجاد فرآیندهای جدید و محصولات یا خدمات جدید استفاده می‌شود. حروف مخفف آن به شرح زیر هستند:

• تعریف (Define): اهداف پروژه را تعریف کنید.
• اندازه گیری (Measure): اجزای حیاتی فرآیند و قابلیت‌های محصول را اندازه گیری کنید.
• تجزیه و تحلیل (Analyze): داده‌ها را تجزیه و تحلیل کنید و طرح‌های مختلفی را برای فرآیند ایجاد کنید و در نهایت بهترین مورد را انتخاب کنید.
• طراحی (Design): طراحی و تست جزئیات فرآیند را انجام دهید.
• تأیید (Verify): طراحی را با اجرای شبیه‌سازی‌ها و برنامه آزمایشی تأیید کنید و بعد به مشتری تحویل دهید.

مطلب پیشنهادی: استارتاپ چیست؟

همچنین ابزارهای مدیریتی زیادی در شش سیگما استفاده می‌شود. برخی از آنها شامل موارد زیر است.

پنج چرا (Five Whys)

روشی که از سؤالات (معمولاً پنج مورد) برای رسیدن به علت اصلی یک مشکل استفاده می‌کند. این روش ساده است:

به سادگی مشکل نهایی را بیان کنید (ماشین روشن نشد، امروز دوباره دیر سر کار آمدم) و سپس سوال «چرایی» را مطرح کنید و مشکل را به علت اصلی آن تقسیم کنید. در این مثال، ممکن است اینگونه باشد: چون از ماشین به درستی نگهداری نکردم. برای اینکه به موقع سر کار بروم، باید زودتر از خانه خارج شوم.

درخت CTQ

نمودار درختی Critical to Quality اجزای فرآیندی را تجزیه می‌کند. یعنی اگر می‌خواهید مشتریان راضی داشته باشید، ویژگی‌های مورد نیاز در محصول و خدمات را مشخص می‌کنید.

تحلیل علل ریشه ای (Root Cause Analysis)

بسیار شبیه پنج چرا است. کسب و کار در این فرآیند تلاش می‌کند تا علت اصلی یک نقص را شناسایی کند و سپس آن را اصلاح کند، نه اینکه صرفاً «علائم» سطحی را اصلاح کند.

همه ابزارها و روش‌های شش سیگما یک هدف را دنبال می‌کنند: «ساده‌سازی فرآیندهای تجاری برای تولید بهترین محصولات و خدمات ممکن با کمترین تعداد نقص». پذیرش این روش در شرکت‌های بزرگ سراسر جهان نشان دهنده موفقیت قابل توجه آن در محیط تجاری امروز است.

مطلب پیشنهادی: راهکارهای کاهش هزینه‌ استارتاپ

گواهینامه و کمربندهای روش 6 سیگما

افراد می‌توانند گواهینامه روش 6 سیگما را دریافت کنند. این گواهینامه‌ها با سیستم کمربند کاراته اعطا می‌شوند. سطوح کمربند عبارتند از:

• کمربند سفید: افراد دارای کمربند سفید، برخی از آموزش‌های اصولی شش سیگما را دریافت کرده‌اند، اما هنوز هیچ برنامه آموزشی رسمی‌ را طی نکرده اند. آنها دانش کافی برای تبدیل شدن به اعضای تیم را دارند.
• کمربند زرد: این سطح را می‌توان پس از چندین جلسه آموزشی به دست آورد و شرکت کنندگان دانش رهبری پروژه‌های کوچک را کسب می‌کند و قادرند به مدیران دارنده کمربندهای پیشرفته تر، کمک کنند.
• کمربند سبز: افراد برای رسیدن به این سطح، دوره جامع تری را می‌گذرانند که آنها را برای تبدیل شدن به رهبران پروژه آماده می‌کند.
• کمربند سیاه: کارکنان پس از رسیدن به سطح کمربند سبز، می‌توانند به سمت دریافت گواهینامه کمربند سیاه بروند که آنها را برای نقش‌های رهبری در پروژه‌های بزرگتر و پیچیده تر آماده می‌کند.

افرادی که کمربند مشکی دارند می‌توانند استاد و قهرمان شوند. کسی که کمربند مشکی استادی دارد، یک رهبر متخصص و قوی با مهارت‌های حل مسئله عالی در نظر گرفته می‌شود. قهرمان، یک رهبر در روش 6 سیگما ناب (Lean Six Sigma) است که برای به حداکثر رساندن سود از طریق از بین بردن ضایعات و عیوب، آموزش دیده است.

توجه کنید که این گواهینامه‌ها و دوره‌های مورد نیاز، توسط شرکت‌ها و موسسات آموزشی مختلفی ارائه می‌شوند که احتمال تفاوت میان آنها وجود دارد.

اهمیت پرسنل در شش سیگما

یکی از اجزای کلیدی اجرای موفق روش 6 سیگما، پشتیبانی مدیران اجرایی است.

یکی دیگر از عوامل مهم، آموزش پرسنل در تمام سطوح سازمان است. دارندگان کمربند سفید و کمربند زرد معمولاً مقدمه ای از تئوری‌های بهبود فرآیند و اصطلاحات شش سیگما را یاد می‌گیرند. دارنده کمربند سبز در پروژه‌ها معمولاً برای دارنده کمربند سیاه کار می‌کند و به جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها کمک می‌کند. دارنده کمربند سیاه هم پروژه‌ها را هدایت می‌کند. در مقابل، دارنده مقام استادی(Master Black Belts) به دنبال راه‌هایی برای اجرای شش سیگما در یک سازمان است.

مطلب پیشنهادی: شتابدهنده چیست؟

روش شش سیگما ناب (Lean Six Sigma) چیست؟

روش ناب، یک رویکرد مدیریتی متمرکز بر تیم است که به دنبال بهبود عملکرد با حذف ضایعات و نقص‌ها و در عین حال افزایش استانداردهای کار است. این روش‌ به ترکیب کردن ابزارهای شش سیگما با فلسفه تولید ناب یا شرکت ناب می‌پردازد تا اتلاف منابع فیزیکی، زمان، تلاش و استعداد را کاهش دهد و در عین حال کیفیت در تولید و فرآیندهای سازمانی را تضمین کند. هر منبع بی ارزش برای مشتری نهایی، اتلاف سرمایه محسوب شده و باید حذف شود.

تفاوت بین روش 6 سیگما عادی و ناب چیست؟

شش سیگما ناب از متدولوژی شش سیگما (تعریف، اندازه گیری، تجزیه و تحلیل، بهبود، کنترل) با هدف حذف ضایعات (مواد اولیه یا در فرآیندهای مورد استفاده) در یک شرکت یا سازمان استفاده می‌کند. این روش تا حدی از اصول تولید ناب نشات می‌گیرد.

نمونه‌های شش سیگما در دنیای واقعی

روش 6 سیگما در بسیاری از شرکت‌ها، دولت‌های محلی و سایر موسسات استفاده می‌شود. در اینجا دو مثال از چگونگی بهبود کارایی عملیاتی، صرفه جویی در هزینه و افزایش رضایت مشتری شش سیگما آورده شده است.

مایکروسافت

مایکروسافت (MSFT) یکی از بزرگترین تولیدکنندگان نرم افزار در جهان است. این شرکت از روش 6 سیگما برای کمک به ریشه کنی نقص در سیستم‌ها و مراکز داده خود و کاهش سیستماتیک خرابی زیرساخت‌های فناوری اطلاعات استفاده کرد.

این شرکت در ابتدا استانداردهایی را برای تمام سخت افزارها و نرم افزارهایش ایجاد کرد تا یک اندازه گیری پایه برای تشخیص عیوب ایجاد کند. سپس از تجزیه و تحلیل ریشه‌ای، از جمله جمع‌آوری داده‌ها از حوادث مهم، خرابی سرور و توصیه‌های اعضای گروه تولید محصول و مشتریان برای مشخص کردن مشکلات بالقوه استفاده کرد.

حجم زیادی از داده‌ها به صورت روزانه و هفتگی از سرورهای مختلف جمع آوری شد. حوادث بر اساس تأثیر شدیدشان بر تجارت و خدمات اساسی شرکت، اولویت بندی شدند. تجزیه و تحلیل داده‌ها و گزارش‌دهی، نقص‌های خاص را شناسایی کرد و پس از آن هم مراحل اصلاح هر نقص، مشخص شد.

مایکروسافت در نتیجه استفاده از روش 6 سیگما، می‌گوید که در دسترس بودن سرورهای خود را بهبود بخشیده، بهره وری و رضایت مشتری را افزایش داده است.

دولت شهر ونتورا در ایالت کالیفرنیا

دولت این شهر از روش 6 سیگما ناب برای صرفه جویی 33 میلیون دلاری استفاده کرد. این دولت در سال 2008 شروع به استفاده از این برنامه کرد و بیش از 5000 کارمند را آموزش داد. این صرفه‌جویی تا حدی به دلیل معرفی سیستم‌های جدید کارآمدتر و حذف مراحل غیرضروری و زمان‌بر در فرآیندهای قبلی است.

به عنوان مثال، طبق گزارش روزنامه VC Star در سال 2019 :«این شهر 51000 دلار با اجرای نوعی سیستم قرار ملاقات از طریق کاهش هزینه‌های نیروی کار و نرخ تعمیر و نگهداری وسایل نقلیه شهری صرفه جویی کرده و سالانه تقریبا 400000 دلار با کمک سیستم رصد غیبت کارمندان صرفه جویی کرده است».

مطلب پیشنهادی: اصل پارتو چیست؟

چگونه می‌توانید گواهینامه شش سیگما را دریافت کنید؟

می‌توانید گواهینامه روش 6 سیگما را از طریق شرکت‌های خصوصی، انجمن‌ها و برخی دانشگاهها دریافت کنید. با این حال، به خاطر داشته باشید که هیچ نهاد حاکمیتی واحدی برای تدوین برنامه درسی استاندارد وجود ندارد. یعنی دوره‌ها بر اساس محل برگزاری و نهاد تدوین کننده، متفاوت هستند.

آیا می‌توان گواهینامه روش 6 سیگما را آنلاین دریافت کرد؟

بله، بسیاری از دانشگاه‌ها و سازمان‌های صادر کننده گواهینامه شش سیگما، کلاس‌های درس حضوری و آنلاین را برگزار می‌کنند.

نکات طلایی

• شش سیگما یک روش کنترل کیفیت برای کاهش عیوب و بهبود فرآیندهای کاری است.
• این مدل توسط دانشمندی در موتورولا در دهه 1980 ساخته شد.
• شرکت‌ها اغلب از مدل شش سیگما برای افزایش کارایی و سود استفاده می‌کنند.
• کاربران شش سیگما می‌توانند گواهینامه‌های شش سیگما را با الگوبرداری از کمربندهای رنگی هنرهای رزمی ‌دریافت کنند.

در نهایت روش 6 سیگما به روشی پرکاربرد برای بهبود کیفیت در بخش خصوصی و دولتی تبدیل شده است.

منابع

https://www.investopedia.com/terms/s/six-sigma.asp

https://www.sixsigmadaily.com/what-is-six-sigma