قانون پارکینسون و روش‌های استفاده از آن

تا به حال شده کارتان را به دقیقه 90 واگذار کنید؟ آیا کاری که تنها چند دقیقه زمان می‌برد را در عرض چند ساعت انجام داده‌اید؟ شاید خودتان را در بهترین شرایط، فردی اهمالکار بدانید، ولی در عمل با قانون پارکینسون مواجه هستید. طبق این قانون، آنقدر کارتان را کش می‌دهید و اهمالکاری می‌کنید تا کار را در همان موعد مقرر شده به پایان برسانید.

به نظرتان با ارزشمند ترین دارایی انسان چیست؟ چه چیزی انقدر با ارزش است که قابل معاوضه با چیز دیگری نیست؟ هر کسی برای این سوال نظر شخصی خودش را دارد. شاید از نظر یک فرد سالخورده، سلامتی مهمترین دارایی انسان باشد. در مقابل برای یک فرد جوان تر، پول می تواند ارزشمند ترین دارایی باشد. اما بگذارید به شما بگوییم که هیچ چیز ارزشمندتر از زمان نیست. اگر فردی به درستی از زمان خودش استفاده کرده باشد و بخشی از زمان خودش را در باشگاه سپری کرده باشد و یا در طول زندگی خودش رژیم مناسبی داشته باشد، احتمالا در سالخوردگی، بیماری‌های لاعلاج و دردناک او را تهدید نمی کند. 

هر انسانی که به دنبال کسب موفقیت در کسب و کار و یا حتی زندگی خارج از محیط کاری خودش است، برنامه ای برای خودش تدوین می کند. برنامه ای که در آن برای انجام هر کاری یک زمانی را معین می کند. و این بخش همان جایی است که ما قصد داریم در موردش صحبت کنیم. 

ما چگونه تشخیص می‌دهیم که یک کاری را در چه زمان و در طول مدت چند وقت انجام دهیم؟ چرا یک نفر می تواند یک کار مشخصی را در مدت زمان 1 ساعت انجام دهد، اما یک فرد دیگر با مشخصات تقریبا یکسان و تخصص یکسان، آن کار را در مدت زمان بیشتر و یا کمتری انجام میدهد؟ 

در نگاه اول شاید بگوییم پارامتر هایی مثل جنسیت، ضریب هوشی، دغدغه فکری، استعداد و یا علاقه باعث تفاوت در بازدهی افراد در انجام کارهای مختلف در طول یک مدت زمان مشخصی می‌شود. خیر! این طور نیست. هرچند نمی توان این پارامترها را هم بی تاثیر دانست، اما مهمترین دلیل آن نوع برنامه ریزی است. اینجاست که قانون پارکینسون اهمیت خودش را به ما نشان می‌دهد.

در این مقاله عملکرد قانون پارکینسون را تشریح کرده و نکاتی را برای انجام کارها در زمان کمتر، در اختیارتان قرار می‌دهیم.

قانون پارکینسون چیست؟

طبق این قانون (Parkinson’s Law) کارتان را آنقدر کش می‌دهید تا در موعد تحویل آن را تمام کنید. به زبان دیگر قانون پارکینسون به ما می گوید که انجام دادن یک کار یا فعالیت دقیقا همان قدری طول می کشد که ما برای آن زمان تعیین کردیم.

به یاد بیاورید زمانی که داخل تعطیلات هستید و یا قرار است با دوستان خودتان به یک مهمانی بروید، چقدر سریع تر کارهای عقب افتاده یا روزمره تان را انجام می‌دهید تا به تفریحتان برسید. دلیل آن چیست؟ قطعا توانایی های شما یک شب تغییری نکرده است. چیزی که تغییر کرده، محدود کردن زمان انجام دادن کارهای خودتان است. 

برای همین است که یک کار 4 ساعته را بعضی از مواقع بی آنکه خودتان دقت کنید، در مدت زمان 2 ساعت انجام می‌دهید. 

اکثر ما در طول روز با انتخاب زمان زیادی برای انجام یک کاری زمان خودمان را بیهوده تلف می‌کنیم. برای مثال فرض کنید شما موظف هستید یک پروژه را در مدت زمان یک هفته تحویل دهید، در صورتی که شما می‌دانید که توانایی انجام دادن این پروژه را در طول مدت 3 روز دارید. اما تا آخرین لحظه صبر می‌کنید تا دقیقا در زمانی که تعیین شده است، کار را انجام می‌دهید. اما اگر شما این پروژه را در همان 3 روزی که برایش در نظر گرفته بودید انجام می داید، می توانستید مسئولیت پروژه دیگری را بگیرید و از این طریق درآمد و تجربه خودتان افزایش دهید. یا حتی می توانستید آن چند روز را استراحت کنید. 

یکی از دلایلی که می گویند برای موفقیت در کسب و کارتان، بهتر است بر اساس سودآوری خودتان درآمد کسب کنید، همین است. هنگامی که شما بر حسب میزان ساعت کاری درآمد کسب می کنید، یک کار کوچک را ناخودآگاه آنقدر لفت میدهید تا تمام شود، چون به شما بر اساس زمان حقوق می‌دهند. اما زمانی که شما بر اساس میزان فعالیت و عملکرد خودتان حقوق می‌گیرید، قضیه متفاوت می‌شود . با این شرایط شما کارهایتان را زودتر انجام می‌دهید و بعد به سراغ کار بعدی می روید به این شکل درآمد خودتان افزایش می‌دهید. با این روش هم شما درآمد بیشتری کسب می کنید و هم اینکه مطمئن هستید زمان خودتان را بیهوده خرج نکرده اید.

قانون پارکینسون در مدیریت و تعیین موعد تحویل پروژه، نقش مهمی دارد.

مطلب پیشنهادی: اصل پارتو چیست؟

چه کسی قانون پارکینسون را معرفی کرد؟

سیریل نورث کوت پارکینسون (Cyril Northcote Parkinson) یکی از برجسته ترین تاریخ نگارهای نیروی دریایی بریتانیا بود. او به حدی در کار های خودش منظم بود و دقیق کارهای خودش را انجام میداد که در نهایت یک کتاب در زمینه مدیریت زمان به عنوان قانون پارکینسون نوشت. چرا می گوییم او آدم منظم و دقیقی بود؟ چون توانسته بود در طول زندگی خودش از سال 1909 تا 1993، شصت کتاب بنویسد که یک اتفاق کم نظیر است. او دلیل موفقیت خودش را نحوه مدیریت کردن کارهایش بر اساس زمان می دانست. دقیقا همان روشی که در موردش صحبت کردیم و آن را امروزه به عنوان قانون پارکینسون می شناسیم. 

ایده اولیه این کتاب را از بروکراسی (کاغذ بازی) موجود در سازمان های انگلیسی به دست آورد. او که خودش سالها در سازمان‌های بریتانیا فعالیت می‌کرد، تصمیم گرفت کتابی در حوزه مدیریت زمان بنویسد تا به این شکل کاغذ بازی ها را تا جای ممکن از بین ببرد. امروزه خیلی از سازمان ها و کسب و کارهای با کمک گرفتن از قانون پارکینسون، منابع زمانی و حتی مالی خودشان را کنترل می کنند، که این نشان دهنده موفقیت کتاب و راهکار پارکینسون است.

چرا کار را کش می‌دهیم؟

طبق مطالعات انجام شده به جای اینکه به زمان مورد نیاز برای انجام کار فکر کنیم، به میزان وقت موجود فکر می‌کنیم. این دیدگاه، باعث اتلاف وقت و ناکارآمدی در فرایند کاری می‌شود. به همین دلیل حس می‌کنیم که باید تمام زمانی که در اختیارمان قرار گرفته را صرف آن کار کنیم، با این که به این مقدار زمان نیاز نداریم.

مزایای قانون پارکینسون 

همانطور که اشاره کردیم قانون پارکینسون یک الگوی مناسب برای تمامی افراد جامعه و محیط های کار است. حالا در این بخش قصد داریم مزایای این قانون را با اشاره به افراد و مکان های مختلف برای شما بیان کنیم.

مزایای قانون پارکینسون در سازمان ها

این قانون باعث می شود که بهروری یک سازمان به بالاترین حد خودش برسد. زمانی که یک سازمان برای کار هایی که بایستی در طول یک روز و یا بلند مدت انجام دهد، یک زمان استاندارد معین می کند، با این کار سودآوری و البته بهره وری خودش را بالاتر می‌برد. با این کار سازمان ها می توانند بعد از انجام دادن فعالیت های روزانه در مدت زمان کم، به تقویت زیرساخت ها و یا حتی انجام دادن فعالیت های بلند مدت بپردازند. به این شکل هر سازمانی هم کار خودش را سریع تر انجام می دهد و هم زیر ساخت‌های لازم برای کیفیت کار خودش را هم گسترش می دهد. منظور از زیرساخت می تواند آموزش دادن اعضای سازمان باشد تا مهارت‌های خودشان را افزایش دهند. اما اگر انجام یک کار بیش از اندازه طول بکشد، مشخص است که نه تنها کارهای بلند مدت هم به موقع انجام نمی شود، بلکه مهارت اعضا هم تغییری نمی کند و سازمان به همان شیوه قدیمی فعالیت خواهد کرد.

یکی دیگر از مزایای قانون پارکینسون در سازمان ها از بین بردن و یا حداقل کم کردن کاغذبازی است. گفتیم که هدف اصلی ارائه شدن این قانون، کاهش دادن بروکراسی بوده است. زمانی که یک سازمانی برای انجام دادن یک کار که فقط نیاز به دو نفر دارد، ولی چهار فرد را استخدام می‌کند مشخصا بروکراسی افزایش پیدا می‌کند. در کنار افزایش بروکراسی، انرژی کارمندان نیز الکی تلف می شود. در حالی که آن دو نفر اضافی می توانستند بخش مهم دیگری را در دست بگیرند تا کارها با سرعت بیشتری انجام شود. اما دلیل اصلی این که سازمان ها افراد زیادی را برای انجام یک کار استخدام می‌کنند، چیست؟ 

عمدتا کم بود شغل است. زمانی که شغل کم باشد، دولت تصمیم می گیرد به هر شکلی این کمبود شغل را برطرف کند. به همین دلیل سعی می کند با استخدام تعداد زیادی از افراد و به جای آن کاهش دستمزد آن ها، این افراد را صاحب شغل کند.

برای این که بهتر درک کنید به این مثال توجه کنید: فرض کنید یک کاری در یکی از سازمان ها به طور استاندارد نیاز به همکاری دو نفر دارد. جمع حقوق این دو نفر به دلیل مقدار فعالیت بالا 50 میلیون تومان است. دولت هایی که با مشکل کمبود شغل طرف هستند جای پرداخت 50 میلیون تومان به دو نفر این پول را بین چهار نفر تقسیم می کنند تا جای آن افراد بیشتری صاحب شغل شوند، ولی دستمزد کمتری به خاطر میزان کار کمتر دریافت خواهند کرد. اما این نوع رویکرد باعث نمی شود کار سریعتر پیش برود، بلکه حتی گاهی به دلیل نیاز به هماهنگی زیاد میان اعضا کار بیشتر هم طول خواهد کشید. و همین عدم هماهنگی باعث پدید آمدن بروکراسی یا همان کاغذبازی می شود.

مزایای قانون پارکینسون برای افراد

قانون پارکینسون در زندگی شخصی و فردی افراد هم تاثیر مهمی دارد. قطعا تجربه کردیم که گاهی از مواقع بعضی از کارها را آنقدر کش می دهیم تا به لب مرز زمانی که برایش تعیین کردیم برسیم. حتی در مواردی که زمان مشخصی برای انجام کاری وجود ندارد، به کلی به خاطر وقت کشی زیاد آن را انجام نمی دهیم و اولویت را به کار دیگری می دهیم. در اینجاست که قانون پارکینسون مانند ناجی می تواند برای شما عمل کند. 

با انجام دادن روشی که در ادامه به آن اشاره می کنیم، دیگر شما شاهد چنین اتفاقاتی در زندگی خودتان نخواهید بود. البته شرط اتفاق نیفتادن، عمل کردن به این قانون است.

هر کاری که برای شما سخت تر است را زودتر انجام دهید، و قبل از انجام دادن آن، یک زمانی با توجه به مهارت های خودتان برای آن تعیین کنید. در این راه خودتان را با کسی مقایسه نکنید، فقط به مهارت های خودتان توجه داشته باشید. با این کار می توانید زمانی استاندارد برای انجام کارهای خودتان در نظر بگیرید. بعد از آن تلاش کنید تا کارتان را در همان بازه زمانی به انجام دهید. وقتی توانستید این  کار را انجام دهید، به خودتان یک پاداش دهید. برای مثال زمانی مشخص به طوری که مانع انجام دادن سایر مسئولیت هایتان در طول روز نشود را به کار مورد علاقه خودتان اختصاص دهید. با این کار شما اعتماد به نفس و البته نظم و انضباط خودتان را افزایش خواهید داد.

مطلب پیشنهادی: راهکارهای مبارزه با تنبلی

روش‌های غلبه بر قانون پارکینسون و استفاده از آن به نفع خودتان

می‌توانید از راهبردهای خاصی برای غلبه بر قانون پارکینسون و بهره برداری بهتر از زمان‌تان استفاده کنید. هنگامی که به دنبال پر کردن ساعت کاری نیستید، کارها را سریعتر انجام داده و از زمان اضافی برای استراحت کردن یا رسیدگی به سایر امور استفاده می‌کنید.

1.کارتان را به طور راهبردی برنامه ریزی کنید

هنگامی که به طور راهبردی زمان کاری پیش رو را برنامه ریزی می‌کنید، احتمال اهمالکاری کاهش یافته و کارآمدی شما افزایش می‌یابد. برنامه‌ای طراحی کنید که به مدیریت زمان و ارزیابی مدت زمان لازم برای هر کاری کمک نموده و هر کار را بر اساس مدت زمان لازم برنامه ریزی کنید. در این برنامه، موارد زیر را مطرح کنید:

• اهداف SMART خودتان
• لیستی از کارها و فعالیت‌ها
• بازه زمانی لازم برای تکمیل کارها
• منابع مورد نیازتان
• موعدهای چک کردن پیشرفت کارها

همچنین می‌توانید طرح راهبردی گسترده‌تری را برای اهداف بلندمدت و کوتاه مدت درون شرکت، طراحی کنید. این برنامه بهره‌وری کاری شما را افزایش می‌دهد.

2. موعدهای تحویل پروژه را خودتان مشخص کنید

گام اول برای غلبه بر قانون پارکینسون، تعیین مهلت‌های تحویل پروژه از جانب خودتان است. به جای اینکه بگویید:«چقدر وقت برای تکمیل پروژه دارم؟» به زمانی که در واقعیت برای هر کار نیاز دارید فکر کنید و بر همین اساس مهلت‌های خودتان را مشخص کنید.

برای تعیین زمان واقعی جهت اجرای پروژه موارد زیر را در نظر بگیرید:

• الزمات پروژه را بشناسید: برای تعیین مدت زمان لازم برای اجرای پروژه به درک وسیعی از الزامات پروژه نیاز دارید. در این گام، فهرستی از تمامی کارهای فرعی و فعالیت‌های مورد نیاز برای اجرای پروژه بزرگتر و اصلی تهیه کنید.
• فعالیت‌ها و کارها را بر اساس الزامات پروژه، اولویت بندی کنید: هنگامی که فهرستی از الزامات پروژه تهیه کردید، می‌توانید فهرست فعالیت‌های اجرایی را تهیه کرده و مهم‌ترین و پیچیده‌ترین کارها را مشخص کنید. در بالای فهرست، کارهای نیازمند بیشترین زمان را قرار دهید.
• در مورد افراد مورد نیاز برای حضور در پروژه، تصمیم گیری کنید: اگر بخش‌هایی از پروژه شما نیازمند کمک همکارانتان است، باید بدانید که چه کسی شرکت خواهد کرد. از ابتدای پروژه به تیم خودتان اطلاع دهید تا در وقت صرفه جویی کنید.
• زمان تان را تخمین بزنید: حالا به درک خوبی از افراد ، حجم کار و چگونگی پروژه رسیده‌اید. پس می‌توانید زمان مورد نیاز برای تکمیل پروژه را بر اساس بار کاری و سطح بهره وری شخصی خودتان، تخمین بزنید.

کارها را به صورت اهداف کوتاه مدت در نظر بگیرید. هر چقدر سریعتر به این اهداف برسید، زمان بیشتری برای انجام سایر کارها خواهید داشت.

مطلب پیشنهادی: راهکارهای شروع یک هفته کاری موفق

3. از تایم باکسینگ (timeboxing) استفاده کنید

تایم باکسینگ راهبرد کاری سازنده برای مقابله با اهمالکاری، بازیابی کارایی از دست رفته و تمرکز روی کارهای مهم است.

تایم باکسینگ یعنی هدفی را برای اجرای یک فعالیت در یک بازه زمانی مشخص، تعیین می‌کنید. هنگامی که قبل از شروع هر کاری، مدت زمان لازم را ارزیابی می‌کنید، هدفمندتر عمل کنید. می‌توانید از تایم باکسینگ برای برنامه ریزی فعالیت‌های فردی، کمک به سازماندهی تیمی یا مدیریت کارآمدتر جلسات کاری استفاده کنید.

4.تکنیک پومودورو (Pomodoro) را امتحان کنید

تکنیک پومودورو هم مانند تایم باکسینگ، بخش‌های کاری را به همراه وقفه‌هایی برای استراحت در نظر گرفته است. هدف از این تکنیک، افزایش بهره وری در عین کاهش خستگی ذهنی است. این تکنیک از بخش‌های کاری 25 دقیقه‌ای و وقفه‌های 5 دقیقه‌ای برای رسیدن به حداکثر تمرکز استفاده می‌کند.

رویکرد مدیریت زمان در تکنیک پومودورو دارای پنج گام زیر است:

1. فهرستی از کارها به ترتیب اهمیت تهیه کنید.
2. تایمر را روی 25 دقیقه تنظیم کنید.
3. در طول زمانی که تایمر را روشن می‌کنید، به کار کردن مشغول شوید.
4. بعد از 25 دقیقه کاری، پنج دقیقه استراحت کنید.
5. بعد از چند چرخه پومودورو از وقفه‌های 15 تا 30 دقیقه‌ای برای استراحت کردن استفاده کنید.

5. از ابزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید

ابزار مدیریت پروژه، روشی عالی برای سازماندهی دوره کاری و برنامه فردی است تا مطمئن شوید که وقت کافی برای مدیریت کارهای مهم را دارید. می‌توانید فهرست کارهای اجرایی پروژه را تهیه کنید تا با این ابزار امکان همکاری تیمی و اجرای پروژه‌های فردی فراهم شود.

اگر می‌خواهید کنترل زمان را به دست گرفته و حجم کارهای اجرا شده را افزایش دهید؛ غلبه بر قانون پارکینسون اهمیت حیاتی دارد. اگر قبل از موعد تحویل پروژه، کارتان را تمام کنید؛ از زمان باقیمانده برای انجام سایر کارها یا استراحت کردن استفاده خواهید کرد. هدفتان هم افزایش بهره وری است و به دنبال بیگاری نیستید.

مطلب پیشنهادی: تحلیل پستل

نکات تکمیلی برای استفاده بهتر از قانون پارکینسون

چندین راه برای برای این که بتوانیم به شکل درست قانون پارکینسون را در زندگی خودمان اجرایی کنیم وجود دارد، که در ادامه هر یک از آن ها را برای شما معرفی میکنیم.

ارزش و اهمیت کارهایتان را مشخص کنید: 

اگر قصد دارید تغییر کنید و به شکل درستی نظم و انضباط را به زندگی خودتان اضافه کنید، باید برای هر یک از کارهایتان اولویت بندی کنید. این اولویت بندی باید نسبت به ارزشمندی و اهمیت آن کار برای شما باشد نه نسبت به سختی یا آسانی انجام دادن یک کار، با این نوع اولویت بندی شما اولین قدم را برای شروع زندگی خودتان بر اساس قانون پارکینسون برخواهید داشت.

در هنگام اولویت بندی یک نگاه جامع داشته باشید، برخی کارها شاید خودشان اولویت نداشته باشند اما هدفی که به واسطه انجام دادن آن کار بهش دست می یابید ارزشمند خواهد بود. پس با نگاهی کلی به کارهایتان در هنگام اولویت بندی نگاه کنید.

تعیین کردن ضرب الاجل: 

برای انجام دادن کارهای خودتان یک زمان مشخص تعیین کنید و حتما تمام تلاش خودتان را بکنید تا کارتان بیشتر از آن طول نکشد. می توانید یک ضرب العجل کوتاه تر از زمان استاندارد برای انجام دادن یک کار برای خودتان تعیین کنید و با خودتان بگویید در صورت انجام نشدن آن کار یک زمان اضافی خواهم داشت. این گونه کار های خودتان را با دقت و البته استرس کمتری انجام خواهید داد. دقت کنید که تا جایی که می توانید نباید از زمانی اضافی خود استفاده کنید و آن زمان را صرفا برای کاهش نگرانی خودتان در نظر بگیرید.

در بازه زمانی مشخص کار کنید:

باید سعی کنید در یک بازه زمانی مشخص شده ای کار کنید. برای مثال هدف گذاری کنید که در طی 25 دقیقه الی 30 دقیقه آینده قصد دارم بخشی از کارهای روزانه خودم را انجام دهم و بعد از آن یک استراحت کوتاه 5 دقیقه ای داشته باشید. شاید برایتان سوال شود که چرا نبایستی بیشتر کار کنید؟ در واقع تحقیقات علمی ثابت کرده است که انسان هنگام کار نمی تواند بیشتر از 25 دقیقه الی حداکثر 90 دقیقه بر روی کارش تمرکز کند. پس شما برای بالا رفتن دقت کارتان و همچنین سرعت بخشیدن به کارتان بایستی حتما بین کارتان استراحت های کوتاهی داشته باشید. شما می توانید به دو شکل استراحت کنید: هر 25 دقیقه الی 30 دقیقه، 5 دقیقه را استراحت کنید و یا این که بعد از هر 90 دقیقه فعالیت، 15 دقیقه کامل استراحت کنید. دقت کنید که دیگر نبایستی وسط کار و قبل از رسیدن به هدفتان در زمانی که مشخص کرده اید، استراحت کنید. در غیر این صورت دوباره با مشکل عدم تمرکز در کارتان رو به رو خواهید شد. 

زمان خودتان را پیگیری کنید:

یکی از روش هایی که به شما کمک فراوانی می کند تا بتوانید قانون پارکینسون را در کارهای روزانه خودتان به درستی پیاده سازی کنید، بررسی کردن یا همان پیگیری کردن زمان‌تان است. منظور از پیگیری کردن زمان این است که بدانید هر یک از کارهای شما به طور معمول چقدر زمان می‌برد. گفتیم که برای پیاده کردن این قانون باید هدف زمانی استانداری را برای انجام هر کاری اختصاص دهیم و برای این که متوجه شویم هر کاری چقدر زمان استاندارد دارد، باید زمان خودمان را پیگیری کنیم.

برای این کار می‌توانید یک دفترچه کوچک را برای یک هفته باید پر کنید. این دفترچه را هر جایی که می‌روید در طول هفته با خودتان جابه جا کنید و هر کاری را که انجام می‌دهید، زمانی که برایش صرف کردید را یادداشت کنید. دقت کنید زمان واقعی که انجام دادید را بنویسید و اگر آن را به تعویق انداختید، زمان از دست رفته را هم یادداشت کنید تا به یک بازه زمانی دقیق برسید. بعد بررسی کنید که در طول هفته، خودتان برای هر کاری چقدر زمان گذاشتید. با این کار می توانید زمانی استاندارد برای کارهای روزانه خودتان پیدا کنید. حالا شما می دانید که هر کاری که انجام میدهید واقعا چقدر زمان بر است و قانون پارکینسون را می توانید اجرایی کنید.

دقت کنید هنگام بررسی زمان کارهایی که انجام داده اید، به زمان از دست رفته خودتان توجه داشته باشید. به این موضوع دقت کنید که برای هر کاری به اندازه کافی وقت گذاشته اید یا اینکه بیش از اندازه طولش دادید؟ اگر با به دست آوردن مهارتی مانند تایپ می توانید کار خودتان را سریع تر انجام دهید حتما دوره های لازم را تهیه کنید تا بتوانید زمان انجام کارهایتان را کمتر کنید. در پایان هر هفته نقاط قوت و ضعف خودتان را بررسی کنید و از همه مهمتر مقدار فعالیت خودتان را با هفته گذشته بررسی کنید و سعی کنید هر هفته تا جای امکان از زمان خودتان بهتر از هفته قبلی استفاده کنید.

مطلب پیشنهادی: مزایا و معایب گوش دادن به موسیقی حین کار

نقشه برداری زمانی تهیه کنید: 

این یکی از مهمترین تکنیک های مدیریت زمان است. در نقشه برداری زمانی شما باید کارهای روزانه و یا حتی هفتگی خودتان را یادداشت کنید و بر اساس اولویت های خود آن ها را بچینید. قبلا هم گفتیم اولویت بندی شما نباید مبنایش آسانی یا سختی عمل باشد، بلکه باید بر اساس اهمیت آن کار در زندگی شما نوشته شود. بعد از آن برای هر کاری یک بازه زمانی تعیین کنید و برای مثال بگویید تا 1 ماه آینده، این مهارت را یاد می‌گیرم. یا برای خودتان تعیین کنید که تا چند ماه آینده باید درآمد خودتان را تا به چه اندازه ای افزایش دهید.

می بینید که زمان یعنی همه چیز! با مدیریت درست زمان می توانید درآمد، شیوه زندگی و هر چیزی که به آن نیاز دارید را ارتقا دهید. همه چیزهای مادی جهان بخشی متکی بر زمان دارند. دقت کنید که نقشه برداری زمانی فقط برای کارهای طولانی مدت نیست. شما می توانید برای کارهای روزانه خودتان هم از این تکنیک استفاده کنید. برای مثال بگویید از ساعت 8 الی 10 ورزش می کنید و بعد از 10 الی 12 به دنبال کارهای شخصی خودتان خواهید رفت. دقت کنید که نقشه برداری واقعی انجام دهید و نه تخیلی! با توجه به توانایی های خودتان زمان هر کاری را تعیین کنید و سعی کنید هر کاری را در همه بازه زمان که برایش مشخص کرده اید انجام دهید.

پایان هر فعالیت را برای خودتان مشخص کنید:

دید درستی از انجام وظایف خودتان داشته باشید، برای مثال اگر شما قصد دارید کتابی بنویسید نباید برنامه ریزی زمانی خودتان را بر اساس پایان کتاب انجام دهید. شما هر چقدر هم مهارت نوشتاری فوق العاده ای داشته باشید قطعا نمی توانید یک کتاب خوب را در یک روز بنویسید. برای همین پایان هر کاری را برای خودتان در آن روز مشخص کنید. برای مثال بگویید امروز بایستی 10 صفحه کتاب بنویسم و بر هدف خودتان پایبند باشید. بعد از به پایان رسیدن 10 صفحه شما کار خودتان را تمام کرده اید و بعد از آن می توانید به سراغ کارهای دیگه خودتان بروید و یا این که باز هم به نوشتن ادامه دهید این بخشش به خودتان مربوط است.

اما اگر در یک سازمان یا شرکت فعالیت می کنید، کار شما کمی متفاوت است. در این شرایط شما بایستی از رییس خود بخواهید که مسئولیت شما را به صورت کامل شرح دهد. گاهی مواقع شما باید بخشی از یک پروسه کاری را انجام دهید و نباید بیش از آن پیش بروید. پس دلیلی ندارد که زمان خودتان را برای کاری که در مسئولیت شما نیست، هدر بدهید. از رییس و یا مدیر فنی خودتان بخواهید مسئولیت هر کسی را با جزئیات کامل مشخص کند تا هر کسی فقط کاری که مربوط به خودش می شود را انجام دهد. این شکلی کار ها سریع تر انجام می شود و زمان هیچ کسی بی دلیل اتلاف نمی گردد.

اهداف خودتان را بنویسید:

زمانی که اهداف خودتان را در جایی نمی نویسید و آن را مشاهده نمی‌کنید، آرام آرام شما از اهداف خودتان دور خواهید شد. در دنیای امروز انقدر افراد دغدغه های مختلفی دارند که مجبور می شوند گاهی مواقع ناخودآگاه کار های خودشان را با کار های دیگری تغییر دهند. این همان چیزی است که شما را از هدف های خودتان دور می کند. برای اینکه از این اتفاق جلوگیری کنید یک راهکار بسیار ساده و در عین حالی خیلی موثر وجود دارد. شما بایستی اهداف خودتان را در یک جایی مانند یک برگه یادداشت یا تخته وایت برد یا هر جایی که به آن در طول روز نگاه می کنید بنویسید.

با این کار به شما در طول روز چندین و چند بار یادآوری می‌شود که چه کارهایی باید انجام دهید. به این شکل به اهداف و کارهای روزانه خودتان خواهید رسید و سایر کار های فرعی جلوی شما را نخواهند گرفت. همچنین توجه زیاد بر روی اهدافتان به شما کمک می کند تا در ذهن ناخودآگاه شما نیز به آنها توجه کنید و با این کار خیلی سریع تر به هدف های خودتان خواهید رسید.

مطلب پیشنهادی: بهترین خوراکی‌ها در حین کار

اهدافتان را شفاف کنید:

اهداف خودتان را به طور واضح برای خودتان شرح دهید. بعد از آن می توانید به افراد نزدیک و قابل اعتماد زندگی خودتان هم آن ها را بگویید. با این کار شما حس می‌کنید که موظف هستید به اهداف خودتان دست پیدا کنید. چون وقتی آن ها را برای دیگران بازگو می کنید، یک نوع مسئولیت برای خودتان ایجاد کرده اید. دقت کنید که فقط افرادی باید اهداف شما را بدانند که به شما نزدیک هستند و انرژِی مثبتی برای شما میفرستد. 

خودتان را به چالش بکشید: 

سعی کنید کارهای خودتان را هر بار زودتر از سری قبل به پایان برسانید. برای مثال تلاش کنید تا در پایان ماه کار یک روز خودتان را 10 درصد زودتر از گذشته انجام دهید. دقت کنید که کیفیت کارتان نباید تغییر کنید و فقط سرعت کارتان باید بیشتر شود. اگر موفق بودید، تلاش کنید تا در پایان ماه بعدی 15 درصد کارهای خودتان را زودتر انجام دهید. اگر هم که نتوانسته بودید به هدف خودتان برسید بایستی دوباره تلاش کنید. با این کار رفته رفته سرعت و مهارت خودتان را افزایش خواهید داد و می توانید بازدهی خودتان را بالا ببرید.

فرض کنید اگر شما بتوانید سالی فقط 30 درصد سرعت کارتان را بیشتر کنید. بعد از سه سال به چه جایگاهی در حرفه و شغل خودتان خواهید رسید؟ اما در تمام این پروسه بایستی حواستان به کیفیت کارتان باشد، هیچ وقت سرعت، اهمیت بالاتری از کیفیت ندارد بلکه هر دوی این پارامتر ها باهم مهم هستند.

آرام و پیوسته قدم بگذارید:

قطعا زمانی که می خواهیم یک رفتار جدیدی را به روتین زندگی خودمان اضافه کنیم، دچار چالش هایی خواهیم بود. سعی کنید با این چالش ها کنار بیایید. در اوایل تغییر عادت های خودتان شاید کمی دشوار به نظر برسد، اما رفته رفته به آن ها عادت خواهید کرد. سعی کنید در اوایل قانون پارکینسون و سایر عادت هایی که به شما کمک می کند به این قانون پایبند باشید را برای کارهای ساده خودتان پیاده سازی کنید. برای مثال برای مدت زمانی که قصد دارید تفریح کنید و یا یک کار ساده ای انجام دهید، زمان خاصی را مشخص کنید و بر آن پایبند باشید. شاید در اوایلی که قصد دارید از قانون پارکینسون در کارتان استفاده کنید اذیت شوید برای همین بهتر است از آن در کارهای ساده شروع استفاده کنید. آرام اما پیوسته قدم گذاشتن، خیلی بهتر از این است که مدیریت زمان خودتان را برای یک مدت کوتاهی بهبود ببخشید و بعد از آن دوباره به حال قبلتان برگردید.

بعد از انجام دادن این کارها و آوردن آن ها به زندگی روزانه خودتان، خیلی زود شاهد پیشرفت در مدیریت زمان خودتان خواهید بود. همه این موارد را برای این باید به زندگی خودتان اضافه کنید که بتوانید به شکل درستی از قانون پارکینسون استفاده کنید و در تمامی زندگی خودتان بر آن پایبند باشید. مشخص است که شروع هیچ کاری آسانی نیست. بنابراین در صورتی که برخی مواقع از اهداف و کارهای خودتان عقب ماندید، نباید خودتان را سرزنش کنید. بلکه بایستی دوباره و از اول تلاش کنید که به قانون پارکینسون در زندگی خودتان پایبند باشید. وقتی نتیجه این قانون را در زندگی خودتان مشاهده کنید، قطعا شگفت زده خواهید شد و از آن لذت خواهید برد.

مطلب پیشنهادی: ERP چیست؟

در نهایت . . .

با غلبه بر قانون پارکینسون می‌توانید کار بیشتری را در زمان کمتر انجام دهید. در این مقاله با این قانون و عملکردش آشنا شدید و می‌توانید از آن به نفع خودتان استفاده کنید. با استفاده از راهبردهایی مثل برنامه ریزی، تعیین مهلت‌های فردی و اولویت بندی، کارهای بیشتری را در زمان کمتر انجام داده و به تعادل بهتری میان کار و زندگی برسید. با کمک نرم افزارهای مدیریت پروژه هم می‌توانید راهبردهای مذکور را در عمل اجرا کنید و به اهداف مدنظرتان برسید.

در نهایت نظر شما چیست ؟ تا به حال از قانون پارکینسون استفاده کرده بودید؟ آیا بعد از استفاده از این قانون تغییرات را در زندگی خودتان حس کردید یا خیر؟

حتما نظرات و سوالات خودتان را در مورد قانون پارکینسون برای ما بنویسید. امیدواریم از این مطلب استفاده لازم را برده باشید.

* بروزرسانی و تکمیل مقاله: مهدی غلامی