مایکروسافت تیمز (Microsoft Teams) چیست + نحوه استفاده

در دنیای آنلاین امروز که گستردگی ارتباطات در آن به وضوح آشکار است، آشنایی با ابزارهای ارتباطی برای کسب و کارها و سازمان‌ها در هر اندازه ضروری است. مایکروسافت تیمز (Microsoft Teams) به عنوان یک پلتفرم ارتباطی پیشرو روی کار آمده است و یک فضای کاری یکپارچه برای چت‌های تیمی، جلسات، اشتراک گذاری فایل و یکپارچه سازی برنامه ها ارائه می‌دهد.

در ابتدای شیوع کرونا، کارمندان در سطح جهانی تحت تاثیر یک شرایط تکان دهنده، مجاب به دورکاری یا کار از منزل شدند. اما از همان نقطه بود که همه می‌دانستیم این تغییر هرگز به طور کامل موقتی نخواهد بود. این بیماری همه گیر، تنها روش دورکاری را که در سال 2019 به خودی خود در جریان بود، تسریع کرد.

با پایان یافتن کرونا، کسب‌وکارهای بیشتری شروع به کار کردند، اما نحوه کار آنها دیگر به سبک قدیم نخواهد بود. یک نظرسنجی از PricewaterhouseCoopers نشان می‌دهد که بسیاری از سازمان‌ها می‌خواهند بخشی از نیروی کار خود را به صورت دورکار نگه دارند. برخی دیگر نیروی کار را به برنامه‌های ترکیبی سوق می‌دهند، طوری که که کارمندان بین کار حضوری و دورکاری به صورت شناور در گردش هستند. به این روش، ساعات کاری شناور یا Hybrid گفته می‌شود.

این تحول مورد انتظار در دنیای کار یک سوال را مطرح می کند: وقتی کارمندان در محل کار به صورت حضوری نیستند و دائماً در حال حرکت هستند چگونه همکاری می‌کنند؟ یا برای ایجاد هماهنگی در امور چند شعبه یا بین فردی مثل یک کارشناس فروش و یک کارشناس دیجیتال مارکتینگ چه باید کرد؟

مجموعه‌ای از برنامه‌های مدیریت زمان، ویدیویی، صوتی و فضاهای کاری اشتراکی سعی کرده‌اند این خلأ را پر کنند. اما همانطور که کار حضوری پس از همه‌گیری همچنان پابرجاست، بسیاری از کسب‌وکارها باید راه‌حل جدیدی بیابند که متناسب با نیازهای متنوع کارکنانشان باشد. بهترین پاسخ برای بسیاری از شرکت ها، یک پلتفرم با امکانات کافی است، که مسلماً یکی از بهترین آنها، مایکروسافت تیمز (Microsoft Teams) است.

مایکروسافت تیمز (Microsoft Teams) چیست؟

Microsoft Teams در نوامبر 2016 به عنوان بخشی از مجموعه ابزارهای Office 365 راه اندازی شد. مایکروسافت تیمز یک پلتفرم کار تیمی است که در آن امکان چت، اشتراک گذاری صدا، اشتراک گذاری ویدئو و اشتراک گذاری فایل به صورت یکپارچه فراهم می‌شود. مایکروسافت تیمز طراحی شده است تا اعضای تیم‌ها را از راه دور به هم وصل کند؛ آن هم بدون محدودیت زمان و مکان!

مایکروسافت تیمز به دلایل مختلف توصیه می‌شود؛ از جمله:

• یک بستر ارتباطی برای کسب و کارها
• یک پلت فرم همکاری مبتنی بر چت
• یک فضای کاری اشتراکی برای نیروهای دورکار
• نرم افزار همکاری تیمی مبتنی بر ابر (Cloud)
• دسترسی به تیم ها در دستگاه های مختلف (ویندوز، macOS، iOS، Android)
• همگام‌سازی مکالمات و فایل ها در دستگاه‌ها
• تنظیم اعلان‌ها برای به روزرسانی در مورد پیام‌ها و فعالیت‌های جدید

**جالب است بدانید که همه این خدمات را به صورت رایگان در اختیار شما قرار می‌گیرند!

مطلب پیشنهادی: وظایف مدیر عامل

مایکروسافت تیمز از زمان راه اندازی اولیه خود به طور پیوسته امکانات به روزی را برای تیم‌ها فراهم کرده است. با افزایش تقاضا برای ابزارهای همکاری جامع، مجموعه ای از ویژگی‌های جدید در سراسر سال 2020 و تا سال 2021 به مایکروسافت تیمز اضافه شده است. ویژگی های کلیدی مایکروسافت تیمز عبارتند از:

تشکیل تیم

• تب‌های قابل تنظیم برای ادغام برنامه ها، خدمات و وب سایت های خارجی
• گفتگوهای رشته‌ای برای متمرکز نگه داشتن بحث‌ها
• دسترسی به تیم ها در دستگاه های مختلف (ویندوز، macOS، iOS، Android)

کاربران می توانند تیم بسازند و دیگران را به آن تیم دعوت کنند. تیم‌ها معمولاً حول یک عملکرد خاص در محل کار مانند بازاریابی یا امور مالی هستند، اما شما همچنین می‌توانید افراد خارج از سازمان خود را برای پیوستن دعوت کنید. تیم ها می توانند عمومی یا خصوصی باشند (فقط با دعوت کردن امکان اضافه شدن افراد به تیم وجود دارد).

امکان گفتگو

• ارسال پیام های فوری به افراد یا گروه‌ها
• اشتراک‌گذاری فایل‌ها، تصاویر و لینک‌ها در چت
• پاسخگویی به پیام‌های خاص
• استفاده از ایموجی‌ها، استیکرها، GIFها و ریکشن‌ها در چت

مایکروسافت تیمز امکان گفتگو و چت به صورت دو به دو و به صورت گروهی را ارائه می‌دهد. هر دو چت دائمی هستند، بنابراین کاربران نیازی به جستجو در تاریخچه مکالمات ندارند (مانند کاری که در Skype for Business انجام می‌دادند).

چت تیم شامل مجموعه ای از ویژگی های پیام رسانی مدرن، از جمله فرمت متن، ایموجی و priority flagging است. با استفاده از قابلیت priority flagging یا اولویت‌بندی در مایکروسافت تیمز، پیام خود را به عنوان پیام مهم و اولویت‌دار انتخاب می‌کنید تا مطمئن شوید همه اعضای تیم متوجه آن پیام می‌شوند. کاربران همچنین می توانند فایل‌ها را مستقیماً از طریق چت به اشتراک بگذارند.

کانال‌ها

• ایجاد کانال های اختصاصی برای پروژه‌ها یا موضوعات خاص
• منشن کردن برای جلب توجه کسی در کانال

قدرت واقعی مایکروسافت تیمز در این است که کاربران می‌توانند از طریق انواع کانال‌ها با یکدیگر در ارتباط باشند. کانال‌ها می‌توانند استاندارد باشند؛ یعنی به صورت عمومی و برای همه کسانی که می‌خواهند به آن بپیوندند باز باشند. یا کانال خصوصی و متمرکز بر موضوعات یا فعالیت‌های خاص باشند. مالکان کانال باید به کاربران جدید اجازه دهند تا به کانال آنها بپیوندند.

جلسات و میتینگ‌های تیمی

• جلسات صوتی و تصویری با همکاران، دانش آموزان، مراجعه کنندگان، دوستان و…
• برنامه‌ریزی جلسات و ارسال دعوت نامه
• قابلیت اشتراک گذاری صفحه نمایش
• ارائه وایت برد مجازی
• ابزارهای همکاری برای طوفان فکری

مایکروسافت تیمز امکان جلسات ویدیویی را برای حداکثر 250 کاربر در هر جلسه ارائه می‌دهد. به دلیل درخواست، مایکروسافت فعالانه روی افزایش این محدودیت کار می کند. جلسات ویدیویی را می‌توان در تقویم کانال برنامه‌ریزی (Schedule) کرد، یا کاربران می‌توانند آن‌ها را در لحظه ایجاد کنند. Microsoft Teams با استفاده از ادغام Microsoft Stream، پخش جلسات را برای حداکثر 10000 بیننده به طور همزمان ارائه می‌دهد.

مطلب پیشنهادی: مراحل ثبت شرکت

برقراری تماس

یکی از ویژگی‌های کمتر دیده شده از مایکروسافت تیمز، امکان برقراری تماس خروجی مستقیماً توسط کاربران است. این یک راه عالی برای کاربران از راه دور یا با تلفن همراه است تا از طریق یک اتصال واحد، قابل اعتماد و با کیفیت در ارتباط بمانند.

ارسال فایل و ادیت اشتراکی

• اشتراک‌گذاری فایل‌ها
• نوشتن همزمان در برنامه هایی مانند Word، Excel و PowerPoint
• کنترل نسخه برای ردیابی تغییرات و تجدید نظرها
• ادغام با OneDrive و SharePoint برای ذخیره سازی فایل

با استفاده از مایکروسافت تیمز، فایل ها دیگر نیازی به ارسال در ایمیل ندارند. کاربران می‌توانند فایل‌ها را در پلتفرم آپلود کنند، جایی که به‌طور خودکار در دسترس سایر اعضای تیم قرار می‌گیرند. با کلیک راست بر روی نام فایل و انتخاب Copy link می توان فایل ها را با دیگران به اشتراک گذاشت.

«ویرایش اشتراکی» قابلیتی است که به چندین کاربر اجازه می‌دهد همزمان و به‌صورت هم‌زمان روی یک فایل کار کنند. به عنوان مثال، زهرا ممکن است در صفحه یک گزارش کار کند، در حالی که آرش در حال ویرایش صفحه سه به طور همزمان است و هر دو می‌توانند ببینند طرف مقابل چه می‌کند.

ادغام برنامه‌ها

• ادغام یکپارچه با ابزارهای مختلف مایکروسافت 365 (Word، Excel، OneNote و غیره)
• امکان اتصال برنامه‌ها و سرویس‌های شخص ثالث در Teams و استفاده از آنها
• خودکارسازی گردش کار با Power Automate (مایکروسافت فلو سابق)
• فریمورک ربات برای ایجاد چت‌بات‌های سفارشی

مایکروسافت تیمز قصد دارد یک فضای کاری همه کاره باشد، به این معنی که برای انجام اکثر کارها نیاز نباشد پلتفرم را ترک کنید. این از طریق استفاده از ادغام‌ خدمات مختلف با اکثر برنامه‌های مایکروسافت به دست می آید. ادغام های محبوب شامل برنامه‌های مدیریت پروژه، برنامه‌های نظرسنجی و برنامه های انگیزشی/تشخیصی است. صدها برنامه‌ی شخص ثالث (third-party applications) را می توان به عنوان تب به تیم‌های مایکروسافت اضافه کرد.

مطلب پیشنهادی: استارتاپ چیست؟

مزایای استفاده از مایکروسافت تیمز

مهم نیست که در یک کسب و کار هستید که در حال تحقیق در مورد چگونگی مدیریت نیروی کار جدید و ترکیبی (حضوری و شناور) خود هستید، یا یک مدیر باتجربه در یک شرکت ارائه دهنده خدمات هستید، ما فکر می کنیم اینها هفت مورد مهم هستند که باید درباره مایکروسافت تیمز بدانید.

ایجاد محیط امن برای همکاری‌های داخلی و خارجی

Microsoft Teams همه ویژگی‌های امنیتی مجموعه گسترده‌تر Microsoft 365 را فراهم می‌کند. ممکن است تیم‌ها در مایکروسافت تیمز با فضای امنیتی‌ای روبرو شوند؛ اما این مانع از کار آسان شما با همکاران داخلی و خارجی نمی‌شود. سرپرست شما می‌تواند حساب‌های مهمان را برای تیم‌ها در ادمین سنتر Microsoft 365 ایجاد کند، که روشی عالی برای برقراری تماس‌ در کانال‌ها با مشتریان، شرکای تجاری، پیمانکاران یا هر ذینفع خارجی دیگری است که می‌خواهید با آنها در ارتباط باشید.

مشاهده و مدیریت بهتر داده ها

مایکروسافت تیمز به مدیران کسب و کار دید و بینش عالی نسبت به کارهای انجام شده در سازمانشان ارائه می‌دهد. از آنجایی که همه مکالمات درون تیم‌ها دائمی هستند، مکالمات و هماهنگی‌های بین افراد تیم به دارایی‌های اطلاعاتی ارزشمندی تبدیل می‌شوند که در این دست ابزارهای مدیریتی قابل دسترسی هستند.

برای مثال، فایل‌ها و مکالمات در کانال‌های مایکروسافت تیمز همگی در فضای ابری Microsoft 365 ذخیره می‌شوند و این داده‌ها را در اختیار Microsoft Graph کنسول اطلاعاتی Microsoft 365 قرار می‌دهند. می‌توانید ببینید که کاربران در کدام کانال‌ها کار می‌کنند، چگونه صحبت می‌کنند، ببینید چه زمانی سرعت کار افزایش می‌یابد یا کاهش می‌یابد، و بسیاری چیزهای دیگر.

Teams همچنین دارای ابزارهای ارزشمندی برای مدیریت داده است. بیشتر داده‌ها و ابرداده‌ها در کانال‌های مایکروسافت تیمز به صورت ژورنال و در دسترس ابزارهای Microsoft 365 eDiscovery هستند. وقتی از Microsoft Teams برای مدیریت همه مکالمات کاری خود استفاده می کنید، به راحتی می توانید از وجود مستندات قانونی برای امور سازمان خود مطمئن باشید.

امکان ادغام Microsoft Office

مایکروسافت تیمز کاملاً با بقیه Microsoft 365 ادغام شده است. کاربران می‌توانند فایل‌های Word، Excel، PowerPoint و OneNote را در کانال‌های خود ادغام و مدیریت کنند و با محتوا در قالب‌های مختلف در سایت‌های SharePoint تیم خود کار کنند.

Microsoft Teams همچنین به شدت با Microsoft Power Apps ادغام شده است. Microsoft Power Apps به هر کاربری اجازه می دهد تا یک اپ کم کد ایجاد کند و آن را با تیم خود به اشتراک بگذارد. برای مثال، آنها می‌توانند کل گردش‌های کاری را اسکریپت کنند و آن‌ها را زمانی اجرا کنند که فروشنده به کانال عملیات خود در مایکروسافت تیمز می‌گوید که مشتری جدیدی را دارد وارد چرخه می‌کند.

ادغام جامع شخص ثالث

سال گذشته شرکت مایکروسافت، Microsoft Teams را با ادغام های شخص ثالث (third-party integrations) همراه کرد. بسیاری از ارائه دهندگان خدمات از جمله ZenDesk، Asana، Polly و CalendarHero به سرعت وارد عمل شدند. کاربران مایکروسافت تیمز می‌توانند از این برنامه‌ها درست در کانال‌ها، تقویم‌ها و مهم‌تر از همه در طول جلسات زنده استفاده کنند.

تماس صوتی و تصویری پرسرعت

مایکروسافت تیمز یک ابزار ویدئو کنفرانس قوی است، اما قابلیت های تماس آن به همین جا ختم نمی شود. از آنجایی که امکان تماس خروجی از کامپیوترهای شخصی و دستگاه‌های تلفن همراه را فراهم می‌کند، Microsoft Teams یک راه عالی برای ارائه گزینه‌های ارتباطی و همکاری مداوم به کاربران ترکیبی از مکان‌ها و موقعیت‌های مختلف است که از محل کار، خانه، جاده‌ و… در حال کار هستند. حتی می تواند با سیستم PBX داخلی شما یکپارچه شود.

حمایت از برنامه‌های آموزش، سلامت و خدمات اضطراری

مایکروسافت تیمز اکنون برخی از ویژگی‌های قدرتمند صنعت را برای برنامه‌های آموزش، سلامت و خدمات اضطراری ارائه می‌دهد. مایکروسافت تیمز به معلمان و مدیران این امکان را می‌دهد که به سرعت کانال های جدید مربوط به کلاس‌های درس را فراهم کنند که به طور مناسب برای دانش آموزان و مربیان امن و خصوصی هستند. معلمان می توانند یادداشت‌های کلاس را از طریق مایکروسافت تیمز بین حاضرین و حتی غایبین توزیع کنند و یا به صورت خودکار به هر دانش آموز در کلاس تذکر دهند.

مایکروسافت تیمز اکنون از اتاق‌های برک‌آوت مجازی نیز پشتیبانی می‌کنند. این اتاق‌ها به این معناست کلاس به چند اتاق تقسیم می‌شود و در هر اتاق چند نفر قرار می‌گیرند. این گزینه، ابزار عالی برای معلمانی است که از دانش آموزان می خواهند روی تکالیف گروهی کار کنند.

در حوزه سلامت، مایکروسافت تیمز اکنون دارای سیستم EHR connector است که به فعالان حوزه سلامت اجازه می دهد تا یک تماس ویدیویی امن با بیمار یا همکار خود داشته باشند، آن هم را درست در داخل یک سیستم پرونده الکترونیکی سلامت. آنها همچنین می توانند وقت ملاقات با بیماران را در تقویم مایکروسافت تیمز در همان پورتال EHR خود برنامه ریزی کنند.

ربات ها و ابزارهای دیگر

Microsoft Teams دارای انواع ربات مختلف برای خودکارسازی امور وقت‌گیر است. برای مثال، Statsbot گزارش‌هایی را از منابعی مانند Salesforce یا Google Analytics جمع‌آوری می‌کند و آنها را مستقیماً در کانال‌ها قرار می‌دهد. Polly Bot می تواند در سریع‌ترین زمان جمع‌آوری بازخورد از همکاران را در قالب نظرسنجی به صورت ساده تر و خودکار انجام دهد. T-Bot به بسیاری از سؤالات رایج در مورد مایکروسافت تیمز پاسخ می‌دهد که بار پشتیبانی را برای ارائه دهندگان خدمات کاهش می‌دهد.

مطلب پیشنهادی: اصول مدیریت چیست؟

چرا از مایکروسافت تیمز استفاده کنیم؟

دلایل زیادی وجود دارد که چرا باید از مایکروسافت تیمز استفاده کنید، اما در این بخش پنج دلیل برتر را نام می‌بریم.

محبوبیت در بین کاربران

Microsoft Teams با بیش از 75 میلیون کاربر، به یکی از پرکاربردترین پلتفرم‌های کار تیمی در بازار تبدیل شده است. بنابراین ارزش یادگیری استفاده از مایکروسافت تیمز به عنوان یک مهارت قابل انتقال را دارد. بنابراین مهم نیست در کجا کار می کنید؛ کار با مایکروسافت تیمز در هر حال برای شما مفید خواهد بود.

کاهش ارتباط از طریق ایمیل

در کنار Slack، Trello، و دیگر پلتفرم‌های برنامه‌ریزی امور، مایکروسافت تیمز می‌تواند به کاهش چشمگیر تعداد ایمیل‌های تولید شده توسط تیم یا سازمان شما کمک کند.

فضای کاری همه‌کاره

مایکروسافت تیمز علاوه بر اصول اولیه چت، کانال‌ها، اشتراک‌گذاری فایل و تماس‌های ویدیویی می تواند کارهای بیشتری انجام دهد. چگونه؟ از طریق ادغام آن با برنامه های دیگر، کاربران دیگر نیازی به تغییر تب‌ها برای انجام کارها ندارند.

امنیت بالا

از مایکروسافت به طور کلی برای حفظ حریم خصوصی و امنیت یاد می‌شود. مایکروسافت تیمز امنیت را از طریق احراز هویت دو مرحله ای، ورود به سیستم و رمزگذاری داده‌ها اعمال می‌کند.

رابط کاربری آسان

Microsoft Teams به گونه‌ای ساخته شده است که بسیار شهودی و با رابط کاربری آسان باشد، به این معنی که حتی کاربران با حداقل دانش و اعتماد به نفس درباره فناوری به زودی اصول اولیه را درک خواهند کرد.

کار با مایکروسافت تیمز را شروع کنید!

1. برنامه Microsoft Teams را نصب کنید.
2. رابط کاربری Microsoft Teams را بر حسب سلیقه خود شخصی‌سازی کنید.
3. به یک تیم بپیوندید و از امکانات چت استفاده کنید.
4. اشتراک‌گذاری و کار با فایل در تیم‌های مایکروسافت را شروع کنید.
5. برنامه ریزی کرده و در جلسات آنلاین صوتی یا تصویری شرکت کنید.
6. از Microsoft Teams با Outlook استفاده کنید.
7. با Microsoft Teams تماس‌های خود را با بهترین کیفیت انجام دهید.
8. و….