شرح وظایف چیست؟ چگونه شرح وظیفه شغلی بنویسیم؟

شرح وظایف یک ابزار مهم در انجام فرایند استخدام و مدیریت منابع انسانی است. این شرح شغلی شامل توضیح وظایف و مسئولیت‌های کارمند در سازمان می‌شود و نقش مهمی در تعیین کارایی و عملکرد فرد در سازمان دارد. تعریف دقیق و شفاف این وظایف و مسئولیت‌ها باعث می‌شود که کارمندان بتوانند وظایف خود را به بهترین شکل انجام دهند و به مدیران کمک می‌کند تا افراد مناسب را برای هر شغل انتخاب کنند. از این رو، اهمیت بالایی بر تهیه و تعریف شرح وظایف در هر سازمان استوار است و این موضوع بهبود فرایند استخدام و مدیریت منابع انسانی را فراهم می‌کند.

مفهوم شرح وظایف شغلی

شرح وظیفه شغلی از اهمیت بسیاری برخوردار است؛ زیرا نقش اساسی در ایجاد تعادل و شفافیت در بین کارکنان و مدیران دارد. این سند با بیان وظایف و مسئولیت‌های هر فرد، به او کمک می‌کند تا وظایف خود را به درستی انجام دهد و از تعارض وظایف در حین کار اجتناب کند. در واقع، شرح وظیفه شغلی نقطه تماس اصلی بین فرد و سازمان است و به او کمک می‌کند تا انتظارات شرکت را درک کند و به درستی عمل کند؛ بنابراین، انتخاب شرح وظیفه شغلی مناسب بسیار حیاتی است و می‌تواند به بهبود عملکرد و افزایش بهره‌وری کمک کند.

به عنوان مثال در مدیریت یک استارتاپ، انتخاب درست برای تیم تولید محتوا بسیار حیاتی است. یک کارشناس خلق محتوا یا استراتژیست محتوا می‌تواند به شما کمک کند تا حضور مناسبی در شبکه‌های اجتماعی داشته باشید و استارتاپتان را به دیگران معرفی کنید، اما اگر به‌جای این کارشناسان، یک کارشناس دیجیتال مارکتینگ را استخدام کنید، ممکن است هزینه‌های زیادی برای برندسازی ناشناخته کنید؛ بنابراین، انتخاب مناسب برای تیم محتوا، می‌تواند به شما کمک کند تا منابع خود را بهینه‌سازی کنید و به رشد پایدار و موفقیت در استارتاپ خود دست یابید.

مطلب پیشنهادی: استراتژی مدیریتی نورتون و کاپلان چیست؟

شرح وظایف چه اهمیتی دارد؟

سند شرح وظایف یکی از ابزارهای مهمی است که شرکت‌ها برای توضیح وظایف و مسئولیت‌های یک شغل مورد استفاده قرار می‌دهند. این سند به شرکت‌ها کمک می‌کند تا با جزئیات کاملی در مورد عنوان، موقعیت و توانمندی‌های موردنیاز شغل، فرد مناسب را برای انجام آن شغل انتخاب کنند. این سند به کارکنان کمک می‌کند تا بهتر با نقش و وظایف خود آشنا شوند و متقاضیان شغل را قادر می‌سازد تا درک بهتری از محیط کار و مزایا و مزایای انجام آن شغل پیدا کنند.

از طرف دیگر، این سند به شرکت‌ها در استخدام و انتخاب بهتر افراد کمک می‌کند و الزامات و انتظاراتی که از یک کارمند در انجام شغلش می‌شود را به وضوح مشخص می‌کند. به طور کلی، سند شرح شغل ابزاری مهم برای بهبود فرایند استخدام و انتقال دقیق اطلاعات درباره وظایف و مسئولیت‌های یک شغل است.

مطلب پیشنهادی: انطباق‌ پذیری سازمانی چیست؟

شرح وظایف چه اجزایی دارد؟

شرح وظایف یک شغل اهمیت بسیاری دارد؛ زیرا این شرح باعث می‌شود که متقاضیان بهترین تصمیم را بگیرند. این فرم شامل جزئیاتی از وظایف و مسئولیت‌های مرتبط با شغل موردنظر است که به متقاضی کمک می‌کند تا متوجه نیازها و انتظارات شغلی شود. به‌علاوه، این شرح به کارفرما کمک می‌کند تا فرد مناسبی را برای شغل خود انتخاب کند.

یک آگهی شغلی که شامل اطلاعات دقیق و واضحی از شرایط و وظایف شغلی باشد، می‌تواند جذابیت بیشتری برای کارجویان ایجاد کند و آن‌ها را ترغیب به ارسال درخواست کند؛ بنابراین، تنظیم یک فرم استاندارد و دقیق از شرح وظایف یک شغل، اهمیت بسیاری دارد و باید با دقت انجام شود.

عنوان شغلی

عنوان شغلی در هر آگهی استخدامی یکی از اطلاعات اصلی و حیاتی است که به متقاضیان شغلی ارائه می‌شود. این عنوان باید به شکل دقیق و واضح مسئولیت‌ها و توانایی‌های مورد نیاز برای انجام آن شغل را نشان دهد. عنوان شغلی باید به گونه‌ای انتخاب شود که کارجویان بتوانند با خواندن آن متوجه شوند که آیا ویژگی‌ها و تجربیات آن‌ها با نیازهای شغل مطابقت دارد یا خیر. از این رو، اهمیت و ارزش استفاده از یک عنوان شغلی مناسب و دقیق در هر آگهی استخدامی بسیار بزرگ است. به عنوان مثال، اگر عنوان شغلی “مدیر فروش” باشد، انتظار می‌رود که فردی با تجربه و توانایی‌های خاص در زمینه فروش و مدیریت تیم‌های فروش این شغل را بپذیرد.

توضیحات مرتبط با شغل

پس از انتخاب عنوان شغلی، باید توضیح داد که این موقعیت چگونه به بهبود عملکرد و ارتقای سازمان کمک می‌کند. در واقع، این شغل ارزش‌افزوده‌ای برای سازمان ایجاد می‌کند و به بهبود عملکرد و افزایش بهره‌وری کمک می‌کند.

مسئولیت کلیدی

این قسمت توضیح شغل، شامل توصیف وظایف و مسئولیت‌هایی است که از فرد درخواست‌کننده شغل انتظار می‌رود. این وظایف در واقع ذات اصلی شغل را توصیف می‌کنند؛ مسئولیت و وظایفی که بخش قابل توجهی از زمان کارمند را به خود اختصاص می‌دهند. سعی کنید در این بخش به ۵ الی ۱۵ مسئولیت اصلی و حیاتی که انتظار دارید فرد انجام دهد، اشاره کنید.

مهارت‌ها و صلاحیت‌های شغلی

در انتخاب و استخدام کارمندان، مهارت‌ها و صلاحیت‌ها شروط اساسی است. این موارد به دلیل ارتباط مستقیم با عملکرد و موفقیت در شغل، بسیار اهمیت دارند. سطح تحصیلات، سابقه کاری، مهارت‌های فنی و گواهینامه‌های لازم برای انجام وظایف به خوبی باید در بخش مهارت‌ها و صلاحیت‌ها مورد بررسی قرار گیرد. برای مثال، برای یک مهندس نیاز به دارا بودن مدرک مرتبط و تجربه کاری در زمینه مهندسی است. این بخش باید به طور دقیق و شفاف تعیین‌کننده‌ها و انتظارات شرکت از کارمندان را بیان کند و برای جلب نیروهای متناسب با نیازهای شغلی مورد استفاده قرار گیرد.

معرفی مدیر و بخش

سرپرستی در هر سازمان یک نقش بسیار اساسی و حیاتی دارد. سرپرست نقش مهمی در راهبری و مدیریت کارمندان دارد و مسئولیت ارائه راهنمایی، پشتیبانی و توجه به نیازهای آن‌ها را بر عهده دارد. برای اطمینان از انجام کارها به بهترین شکل ممکن، سرپرست باید با تیم خود در ارتباط باشد و آن‌ها را به بهترین نحو ممکن هدایت کند. از طرف دیگر، تعیین بخشی که کارمند در آن قرار می‌گیرد نیز بسیار حیاتی است. این موضوع اجازه می‌دهد تا کارمند با دقت و با دانستن نقش و وظایف خود، بهترین کارایی را ارائه دهد و به بهترین شکل ممکن با سایر اعضای تیم همکاری کند.

مزایا و نوع استخدام

لطفاً به طور واضح در مورد نوع همکاری (دائمی، قراردادی، پروژه‌ای و…) توضیح دهید. روش کار، مدت زمان استخدام و همکاری را مشخص کنید. همچنین شرایط کار را نیز تشریح کنید. به عنوان مثال اگر نیاز به سفر دارید، مدت و میزان سفر را بیان کنید. همچنین مزایایی مانند بیمه پزشکی، اضافه کاری و مرخصی‌ها را نیز در این بخش ذکر کنید.

معرفی سازمان یا شرکت

برای جذب کارجویان، لازم است که آن‌ها نه تنها با شرح شغلی که در حال اعلام آن هستند آشنا باشند، بلکه با سازمانی که می‌خواهند در آن کار کنند نیز آشنایی داشته باشند؛ بنابراین، باید سازمان خود را به طور کامل معرفی کنید و درباره ارزش‌ها، اهداف، محیط کاری و موقعیت جغرافیایی آن صحبت کنید.

اطلاعات تماس

اطلاعات تماس یکی از اجزای حیاتی در هر آگهی شغلی است. ارائه اطلاعات تماس دقیق و کامل، به متقاضیان اجازه می‌دهد تا به راحتی با شما ارتباط برقرار کنند و سؤالات یا ابهامات خود را پرسیده و رفع کنند. این امر می‌تواند به افزایش احتمال جذب کاندیداهای مناسب و افزایش شانس موفقیت در جذب نیروی کار مورد نیاز کمک کند.

مطلب پیشنهادی: فرهنگ سازمانی چیست؟

برای نوشتن شرح وظایف کارکنان چه نکاتی اهمیت دارد؟

برای تهیه شرح وظایف کارکنان، اهمیت زیادی به سادگی و وضوح داده می‌شود. این شرح باید به گونه‌ای باشد که همه اجزا به صورت دقیق بیان شوند و نقش هر کارمند به خوبی مشخص شود. برای این منظور، باید از کلمات ساده‌تر به جای پیچیده استفاده کرد و از افعال توصیفی در زمان حال استفاده نمود. همچنین، استفاده از عبارات اختصاری باید به حداقل ممکن رسانده شود و در صورت لزوم، به تعریف آن‌ها پرداخته شود.

در توصیف وظایف و مسئولیت‌های یک فرد در محیط کاری، بهتر است از اصطلاحات مبهم مانند “کمک می‌کند” یا “کنترل می‌کند” استفاده نشود. به جای این اصطلاحات، باید به صورت دقیق و شفاف توضیح داد که فرد چگونه به دیگران کمک می‌کند یا چگونه مسئولیتی را کنترل می‌کند. همچنین، در توصیف وظایف، باید از کلمات خاص جنسیتی مانند “مرد” یا “زن” خودداری شود و به جای آن به عنوان شغل یا بخش اشاره کرد.

تمرکز باید بر فعالیت‌های ضروری باشد و از بیان وظایف بی‌اهمیت و کارهای موقتی صرف‌نظر کرد. در نهایت، تنها به وظایف فعلی پرداخته و از بیان وظایف احتمالی آینده خودداری شود تا توصیف وظایف به شکل دقیق و شفاف ارائه شود.

مطلب پیشنهادی: ساختار سازمانی چیست؟

چگونگی نگارش شرح وظایف

در هر سازمان و شرکت، شرح وظایف یکی از مهم‌ترین اسناد است که مشخص می‌کند که هر فرد در چه موقعیتی وظایف و مسئولیت‌های خاصی دارد. به طور کلی، نگارش شرح وظایف یک فرایند مهم و حیاتی برای مدیریت منابع انسانی و بهبود عملکرد سازمانی است.

از منحنی S استفاده کنید

برای استخدام افراد جدید و تعریف شرح وظایف، منحنی s می‌تواند یک ابزار مؤثر باشد. این رویکرد به شما کمک می‌کند که نگاهتان را به آینده‌گرایانه کنید و فردی را انتخاب کنید که علاوه بر تجربه، به دنبال پیشرفت و یادگیری باشد. والتون تأکید می‌کند که بهتر است همیشه افرادی با تجربه و استعداد را استخدام کنید تا کارمندانی که فقط به انجام وظایف کنونی خود محدود هستند، اما در برخی موارد، نیاز به یک مهندس خبره و فوری برای جلوگیری از خطرات بزرگ ممکن است.

لذا شناخت نیازهای فوری کسب‌وکار و تعیین زمان مناسب برای استخدام نیروی کم تجربه یا خبره، بسیار حیاتی است؛ بنابراین، نوشتن شرح وظایف شغلی به شما کمک می‌کند تا بهترین تصمیم را در مورد استخدام افراد جدید بگیرید.

جایگاه شغلی

تجزیه و تحلیل نقش در شرح وظایف شغلی بسیار مهم است. برای تعیین نیازمندی‌ها باید مشخص شود که آیا کارمند جدید نیاز به مهارت‌ها و توانایی‌های بیشتری دارد یا خیر؟ این امر نیازمند تعیین حداقل و حداکثر مدرک تحصیلی یا توانایی و مهارت‌های مورد نیاز است. همچنین باید در نظر گرفت که آیا فرد موردنظر باید ویژگی‌های فیزیکی خاصی داشته باشد یا خیر. برای این منظور، تحلیل کارکنان فعلی نیز بسیار حائز اهمیت است.

تعیین کردن بازه فعالیت‌های اصلی نقش

برای انجام موفقیت‌آمیز فعالیت‌های کسب‌وکار، لازم است وظایف و مسئولیت‌ها به شکل دقیق و مرتب تعیین شوند. این امر می‌تواند با تدوین شرح وظایف شغلی و قرارداد مشخص شود. در این قرارداد باید نکاتی مانند تکرار وظایف، زمان‌بندی، عواقب عدم انجام وظایف به شکل صحیح و سطوح واگذاری مسئولیت‌ها در صورت نیاز ذکر شود.

این اقدامات باعث خواهد شد که هر فرد از وظایف و مسئولیت‌های خودآگاهی داشته باشد و در صورت نیاز به جایگزینی، فرایند جایگزینی نیز به شکل سریع و مؤثر انجام شود. از این روش‌ها می‌توان برای بهبود عملکرد و بهبود کیفیت خدمات کسب‌وکار استفاده کرد.

جمع‌بندی

شرح وظیفه شغلی یک ابزار بسیار مهم برای ارتباط میان کارجویان و کارفرمایان است. این توضیحات باید به‌ خوبی و دقت وظایف و مسئولیت‌های مرتبط با شغل موردنظر را توضیح دهد. باید ویژگی‌ها و مهارت‌های موردنیاز برای انجام این شغل را نیز مشخص کند. این توضیحات باید به‌ صورت خلاصه و مفید ارائه شوند تا کارفرمایان بتوانند به‌ راحتی اطلاعات موردنیاز خود را دریافت کنند.