برنامه ریزی منابع سازمانی یا ERP چیست؟

برنامه ریزی منابع سازمانی یا Enterprise Resource Planning به نرم افزار مورد استفاده در سازمانها به منظور مدیریت فعالیت‌های کاری روزمره اشاره دارد. این فعالیت‌های کاری شامل امور مالی و حسابداری، خرید، مدیریت پروژه، مدیریت ریسک، امور حقوقی  عملیات‌های زنجیره تأمین هستند. یک واحد ERP جامع هم شامل مدیریت عملکرد شرکت و نرم افزاری برای کمک به برنامه ریزی، بودجه بندی، پیش بینی و گزارش دهی بر اساس نتایج مالی سازمان است.

سیستم‌های برنامه ریزی منابع سازمانی با چند فرایند کاری در هم آمیخته‌اند. بنابراین امکان تبادل داده‌ها در میان آنها وجود دارد. این سیستم‌ها با جمع آوری داده‌های تراکنش سازمان از چند منبع، مانع از تکرار داده‌ها شده و یکپارچگی را در قالب یک منبع اطلاعاتی واقعی و حقیقی فراهم می‌کنند.

امروزه سیستم‌های ERP برای مدیریت صدها کسب و کار در هر اندازه‌ای و در تمامی‌صنایع به کار می‌روند. اهمیت ERP در این سازمان‌ها مثل وجود جریان برق، حیاتی است.

اصول برنامه ریزی منابع سازمانی

سیستم‌های ERP حول ساختار داده‌ای واحد (Schema) طراحی شده‌اند که به طور معمول پایگاه داده‌ای (database) مشترکی دارند. با این روش، تمام اطلاعات مورد استفاده در شرکت بر اساس تعریف واحد و تجربه کاربری مشابه مورد استفاده قرار می‌گیرد. این ساختارهای اصلی با فرایندهای کسب و کار در تمامی‌دپارتمان‌ها (مثل امور مالی، منابع انسانی، مهندسی، بازاریابی، اجرایی)، سیستم‌های ارتباطی و کاربران آنها در هم آمیخته است. به زبان ساده، سیستم برنامه ریزی منابع انسانی ابزاری برای یکپارچه سازی افراد، فرایندها و فناوری‌ها در شرکت مدرن است.

مثال ERP

شرکتی با خرید قطعات از چند تأمین کننده به تولید خودرو می‌پردازد. این شرکت برای ره گیری تقاضا و خرید قطعاتش از خرید تا تحویل، جریان داده‌ها در شرکت، فرایندهای کسب و کار، گزارش دهی و تحلیل داده‌ها از سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی استفاده می‌کند. هنگامی که سیستم ERP به خوبی در این شرکت خودروسازی اجرا می‌شود، قطعه‌ای مثل «لنت ترمزهای جلو» با نام قطعه، شماره سریال، هزینه و مشخصات به همراه سایر توضیحات جانبی و آیتم‌های مبتنی بر داده، قابل شناسایی است. داده در حکم ماده حیاتی هر شرکت مدرنی محسوب می‌شود. پس  ERP امکان جمع آوری سازماندهی، تحلیل و توزیع اطلاعات را برای هر فردی ساده می‌کند. بنابراین امکان فعالیت و ایفای مسئولیت‌های کاری برای کارکنان سازمان بسیار راحت می‌شود.

داده‌های مربوط به قطعات با کمک ERP به خوبی تکمیل شده و به حسابی در دفتر کل شرکت تخصیص پیدا می‌کنند. تا تمامی ‌هزینه‌ها به راحتی قابل ره گیری شوند. اگر لنت ترمزهای جلو در یک سیستم نرم افزاری تحت عنوان لنت‌های جلو (یا صفحه‌های لنت) و در سیستم دیگر تحت عنوان «لنت‌های ترمز» و در سیستم سوم تحت عنوان «ترمزهای جلو» ثبت شوند. شرکت خودروسازی به سختی می‌تواند پرداختی سالانه بابت لنت ترمزهای جلو و احتمال تغییر تأمین کننده یا خرید با قیمت مناسب تر را مورد بررسی قرار دهد.

در اصل سیستم ERP مجموعه مرکزی داده به منظور توزیع گسترده داده است. شرکت به جای استفاده از چند پایگاه داده با بی نهایت صفحات غیر مرتبط می‌تواند با سیستم‌های برنامه ریزی منابع سازمانی به این داده‌ها نظم داده تا تمامی‌ کاربران (از مدیر عامل تا کارکنان حسابداری) بتوانند داده‌های حاصل از فرایندهای مشابه را تولید، ذخیره و مورد استفاده قرار دهند.

اهمیت برنامه ریزی منابع سازمانی در کسب و کار

ارزش سیستم‌های برنامه ریزی منابع سازمانی در دنیای کسب و کار امروزی غیرقابل انکار است. از آنجا که داده‌ها و فرایندهای شرکتی روی سیستم‌های ERP قرار گرفته پس کسب و کارها می‌توانند دپارتمان‌های مجزا را با هم هماهنگ کنند. در نتیجه گردش کار را بهبود دهند که در نهایت باعث صرفه جویی زیادی در فرایند درآمدزایی می‌شود. برخی از مزایای کاری این سیستم به شرح زیر است:

• با کمک اطلاعات حاصل از گزارش‌های کاری، چشم انداز کسب و کار تقویت می‌شود.
• با تسهیل فرایندهای کاری و به کارگیری بهترین روش‌ها، هزینه‌های عملیاتی و اجرایی کاهش می‌یابد.
• از آنجا که کاربران از اطلاعات قراردادها، سفارش‌ها و خریدها اطلاع دارند، همکاری میان آنها افزایش می‌یابد.
• فرایندهای کاری به خوبی تشریح شده و کاربران در بسیاری از عملکردهای کاری به تجربه مشترکی می‌رسند که کارایی و بهره وری را افزایش می‌دهد.
• زیرساخت با ثباتی از پشتیبانی سازمانی (pack office) گرفته تا دفتر اداری (front office) برقرار است. این فرایند در نهایت ظاهر و حس مشترکی را به تمامی‌فعالیت‌های کسب و کار می‌دهد.
• تجربه کاربری و طراحی مشترک، نرخ رضایت کاربران را افزایش می‌دهد.
• یکپارچگی داده‌ها برای هر فعالیت اجرایی در سازمان از صورتهای مالی فصلی گرفته تا گزارش‌های مطالبات معوقه برقرار است.
• با بهبود یکپارچگی داده‌ها و افزایش کنترل‌های مالی، احتمال ریسک هم کاهش می‌یابد.
• وجود سیستم‌های یکپارچه و واحد، هزینه‌های مدیریتی و اجرایی را کاهش می‌دهد.
• هر کسی با وجود این مخزن متمرکز و امن اطلاعات از درستی، به روز بودن و تکمیل بودن داده‌ها اطمینان دارد.
• در سیستم ERP احتمال خطای موجود در استفاده از صفحات گسترده (Spreadsheets) وجود ندارد.

تاریخچه ERP

از کارت‌های کاغذی تا دستگاه‌های کنترل از راه دور

تاریخچه ERP به 100 سال قبل باز می‌گردد. مهندس فورد ویتمن هریس در سال 1913 مدل مقدار سفارش مقرون به صرفه (Economic Order Quantity) یا EOQ را به عنوان سیستم کاغذی برای برنامه ریزی تولید، طراحی کرد. سیستم EOQ در طول چند دهه به عنوان سیستمی ‌استاندارد در تولید به کار می‌رفت. شرکت Toolmaker Black and Decker در سال 1964 به عنوان اولین شرکتی محسوب شد که روش برنامه ریزی مواد مورد نیاز (MRP) را به کار برد. این روش  EOQ را با یک کامپیوتر بزرگ (mainframe) ترکیب کرد.

سیستم برنامه ریزی مواد مورد نیاز، به عنوان استاندارد کاری مرسوم بود تا اینکه در سال 1983، سیستم برنامه ریزی منبع تولید (تحت عنوان MRPII) ابداع شد. سیستم MRPII از ماژول‌هایی به عنوان مؤلفه کلیدی ساختار نرم افزار استفاده کرد و مؤلفه‌های اصلی از جمله خرید کردن، صورتحساب‌ها، برنامه‌های زمانی و مدیریت قراردادها را با هم ترکیب کرد. در اینجا برای اولین بار فعالیت‌های مختلف تولیدی در قالب یک سیستم مشترک با هم ترکیب شد.

سیستم MRPII نسخه‌ای از نحوه به کارگیری نرم افزار برای تبادل و به کارگیری داده‌های شرکت و تقویت کارایی عملیاتی با کمک برنامه ریزی بهتر برای تولید، کاهش موجودی و ضایعات را فراهم نمود. با تکامل فناوری یارانه ای از دهه 1970 تا 1980، سیستم‌های مشابه MRPII برای انجام فعالیت‌هایی فراتر از تولید ابداع شد که امور مالی، مدیریت روابط مشتری و داده‌های منابع انسانی را هم در بر می‌گرفت. تحلیلگران فناوری این طبقه جدید از نرم افزار مدیریت کسب و کار را سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی نامیدند.

از سیستم‌های سنتی تا مدرن

محبوبیت ERP از دهه 1990 تا اوایل قرن بیست و یکم به سرعت افزایش یافت به همین صورت هزینه اجرای سیستم ٍERP هم رو به افزایش بود. سخت افزار مورد نیاز برای اجرای این نرم افزار در شرکت قرار داشت و ماشین‌های بزرگ درون اتاق سرور قرار می‌گرفتند. باید بابت کسب مجوزهای سخت افزاری و نرم افزاری سرمایه گذاری می‌شد. این مجوزها در طول 5 تا 10 سال هم منقضی می‌شدند. به علاوه سازمانها همواره باید سیستم‌های ERP سفارشی را متناسب با نیازهای خاص خودشان به کار می‌گرفتند. این شرایط هزینه مشاوره و آموزش نرم افزاری را بالا می‌برد.

در این بین، فناوری ERP تکامل پیدا کرد و با پیدایش ویژگی‌های جدید مثل تحلیل‌های داخلی در فضای اینترنت، توسعه پیدا کرد. سازمانهای زیادی با گذشت زمان متوجه شدند که دیگر سیستم‌های ERP سنتی آنها با نیازهای امنیتی مدرن و ظهور فناوری‌های جدید مثل گوشی‌های هوشمند، سازگار نیستند.

مدل جدید برنامه ریزی منابع سازمانی

با ظهور کلود (Cloud) مدل Software-as-a-service یا Saas برای ERP ارائه شد. هنگامی که نرم افزار ERP به عنوان سرویسی در کلود ارائه شد؛ شبکه‌ای از سرورهای دور برد جایگزین اتاق سرور داخلی شرکت شد. کلود می‌تواند پچ‌ها، مدیریت و به روزرسانی نرم افزار را در طول چند مرتبه از سال، انجام دهد. پس دیگر نیازی به سیستم‌های سنتی با به روزرسانی 5 ساله نیست. سیستم کلود یا ابری باعث کاهش هزینه‌های اجرایی و سرمایه گذاری می‌شود. چون شرکت‌ها دیگر نیازی به خرید نرم افزار و سخت افزار یا به کارگیری کارکنان IT بیشتر ندارند. در عوض منابع مازاد را می‌توان روی فرصت‌های کاری جدید سرمایه گذاری کرد. سازمان هم همواره به روزترین نسخه از نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی را در اختیار دارد. کارکنان هم به جای متمرکز شدن روی مدیریت IT می‌توانند به فعالیت‌های ارزشمندتری مثل رشد و نوآوری در کسب و کار روی آورند.

در نهایت . . .

تأمین کنندگان خدمات نرم افزاری برنامه ریزی منابع سازمانی به طور مرتب به روزرسانی نرم افزار را انجام می‌دهند. یعنی فناوری‌های جدید و نوظهور مثل دستیاری مجازی، یادگیری ماشین، بلاکچین، واقعیت افزوده و اینترنت اشیاء را به کار می‌گیرند. سازمانها با دسترسی به این فناوری‌های جدید در کنار تکامل نرم افزار ERP قادر به بهبود عملکردشان هستند. فرایندهای دستی مثل وارسی حساب‌های مالی به صورت خودکار انجام می‌شوند. کاربران و کارکنان هم به سرعت از فعالیت‌های جاری سازمان مطلع می‌شوند. آنها این اطلاعات را به راحتی با ابزارهای هوشمند مثل گوشی‌ها و تبلت‌ها کسب می‌کنند. آیا شما هم از سیستم ERP در کسب و کارتان استفاده می‌کنید؟

منبع

https://www.oracle.com/erp/what-is-erp