توانمندسازی کارکنان چیست؟
یکی از روشهای مناسبی که باعث افزایش بهره وری شرکتها و سازمانها میشود، توانمندسازی کارکنان است. اگر شما بخواهید یک شرکت مناسبی داشته باشید که کارکنان توانایی انجام امور مختلفی را داشته باشند، بایستی از توانمندسازی کارکنان اطلاعات داشته باشید. احتمالاً بارها شده است که به یک سازمان دولتی مراجعه کردید و مشاهده کردید که بایستی برای انجام یک کار به چند کارمند مختلف سر بزنید که هر کدام مسئولیتهای محدودی دارند. این موضوع اول از همه باعث ناراحتی ارباب رجوع میشود و از سمت دیگری بهره وری شرکت یا سازمان را هم تا حد بسیار زیادی کاهش میدهد. اگر یک فرد توانایی انجام چند مسئولیت را داشته باشد در عوض حقوق بالاتری دریافت کند، هم سازمان موفقتر عمل خواهد کرد و هم ارباب رجوع سریعتر کارش راه میافتد. این موضوع را تحت عنوان توانمندسازی کارکنان معرفی میکنند که البته مزایای بسیار بیشتری دارد. در ادامه بیشتر در مورد توانمندسازی کارکنان و مزایای و روش انجام آن با شما صحبت خواهیم کرد.
توانمندسازی کارکنان چیست؟
توانمندسازی کارکنان یعنی افزایش توانمندی آنها در انجام امور کاری مختلف که به وسیله اعتماد کردن به تواناییها، آموزش، ارائه ابزار و منابع مناسب میسر میشود. توانمندسازی کارکنان در نهایت باعث افزایش بهره وری و عملکرد سریعتر کارکنان میشود. سازمانها و شرکت میتوانند این کار را با ارائه اختیارات بیشتر به کارکنان و البته پرورش دادن مهارت کارکنان در امور مختلف انجام دهند. این کار در نهایت نه تنها باعث بهبود عملکرد میشود بلکه به کارمندان احساس وظیفه و اعتماد به نفس نیز داده میشود. این احساسات باعث میشود تا کارمندان از عملکرد خودشان بیشتر راضی باشند و در ادامه سایر فعالیتهای خودشان را نیز با دقت بالاتری انجام دهند. این توانمندسازی کارکنان زیر مجموعه فعالیتهای مدیر منابع انسانی است و در واقع یک مدیر درست با انجام این روش سعی میکند تا به بهترین شکل از سرمایه انسانی خودش استفاده کند.
اصول توانمندسازی کارکنان
هر روش مدیریتی که برای بهبود عملکرد یک سازمان و یا شرکت از آن استفاده میشود یکسری اصول دارد. در این قسمت سعی میکنیم تا مهمترین اصول توانمندسازی کارکنان را با شما به اشتراک بگذاریم. دقت داشته باشید که با دانستن این اصول میتوانید دید بهتری از توانمندسازی کارکنان به دست بیاورید و در آینده این روش را در محیط کاری خودتان پیادهسازی کنید. توانمندسازی کارکنان یکی از مهمترین اصول مدیریتی است که یک مدیر حرفه ای باید به آنها توجه داشته باشد.
ارزشمند دانستن کارکنان
زمانی که میخواهید توانمندسازی کارکنان را شروع کنید، اول از همه بایستی ارزشمند بودن یک کارمند را به آن نشان دهید. برای این کار بایستی با کارمندان خودتان یک حس رفاقت ایجاد کنید، البته حد و مرزهایی هم برایش قائل شوید. سعی کنید از الفاظ مناسب استفاده کنید و حتی در صورت نیاز قربون صدقه کارکنان خودتان بروید. زمانی که به یک کارمندی حس ارزشمند بودن و احترام بدهید قطعاً بهره وری او افزایش پیدا خواهد کرد. چرا که احساس اعتماد به نفس بالاتری خواهد داشت و به واسطه آن عملکرد خودش را هم افزایش میدهد. از سمت دیگری زمانی که یک کارمند حس ارزشمند بودن داشته باشد تلاش میکند تا مسئولیتهای بیشتری را انجام دهد، در نهایت این موضوع باعث شروع توانمندسازی کارکنان میشود. پس اولین اصل این است که کارمند شما باید احساس ارزشمند بودن و مهم بودن داشته باشد.
بیان استراتژیها و اهداف
یکی از مشکلات مهم در سازمان و شرکتها این است که فکر میکنند بایستی هر نوع اطلاعاتی را از کارمندان خودشان پنهان کنند. این یک طرز فکر اشتباه است، اگر قرار است کارمندی در سیستمی کار کند بایستی بداند که چه هدفی پشت انجام آن کار است. برای مثال فرض کنید شرکتی قصد دارد یک محصول جدید بسازد این شرکت بایستی استراتژی و هدفهای خودش را در حد معمول با کارمندانش به اشتراک بگذارد. با این کار کارمندان دید بهتری از کاری که انجام میدهند پیدا میکنند و همین موضوع باعث توانمندسازی کارکنان آن شرکت میشود. وقتی که فردی بداند دارد چه چیزی را میسازد و یا در چه زمینهای فعالیت میکند در نهایت با دید بهتری آن کار را انجام میدهد. حتی میتواند در مراحل انجام کار با دادنایدههای مفید و سازنده مسیر تولید را بهبود ببخشد. پس سعی کنید با برگزاری یک جلسه به کارمندان خودتان اهداف سالانه یا ماهانهای که دارید را به اشتراک بگذارید. از سمت دیگر بیان کنید که چه استراتژی برای رسیدن به اهداف خودتان دارید، این نکته در توانمندسازی کارکنان بسیار اهمیت دارد.
ایجاد حس اعتماد
ایجاد حس اعتماد بسیار در توانمندسازی کارکنان اهمیت دارد. فرض کنید که قرار است به کارمندی بیشتر از سایر شرکتها اعتماد کنید و مسئولیتهای بالاتری دهید. زمانی که شما به عنوان مدیر و یا کارمند اعتماد به یکدیگر نداشته باشید، دادن این مسئولیت بیشتر برایتان با ریسک همراه خواهد بود. با این حال اگر به یکدیگر اعتماد داشته باشید دادن مسئولیتهای بیشتر ریسک پایینتری خواهد داشت و شما با درک درست به فرد مناسب مسئولیتها را ارائه خواهید کرد. برای ایجاد حس اعتماد شما میتوانید از روشهای بسیار زیادی استفاده کنید. برای مثال میتوانید در هنگام ناهار غذای خودتان را به همراه کارمندان میل کنید و یا اینکه هر از چندگاهی با کارکنان خودتان گفتگو کنید. این روشها باعث میشود تا هم شما بهتر کارکنان را بشناسید که نوعی مدیریت منابع محسوب می شود و از سمت دیگر کارمندان شما حس بهتری به مدیر خودشان داشته باشند. وجود اعتماد بر روی توانمندسازی کارکنان اثرات بسیار زیادی میگذارد و میتواند باعث شود تا توانمندسازی به بهترین شکل ممکن رخ دهد.
برگزاری دورهمیها
برگزاری دورهمیها یا مهمانیها بر روی ساخت اعتماد و ارائه ارزش به کارمندان اهمیت بالایی دارد. بهترین روش این است که هر چند مدت یک بار برای مثال در سال حداقل ۲ بار کارکنان خودتان را به همراه همسر به مهمانی دعوت کنید. برگزاری این دسته از مهمانیها باعث میشود تا کارمندان با یکدیگر بیشتر آشنا شوند و در نهایت فضای کاری آنها بیشتر از یک محیطی برای کار شود. در واقع این مهمانیها باعث ایجاد پیوند دوستی بین کارمندان شما میشود که میتواند در توانمندسازی آنها هم تأثیرگذار باشد. چرا که اول از همه باعث ایجاد حس اعتماد به یکدیگر به خصوص به مدیری که دارند میشود و نکته بعدی اینکه خودشان را شریک در کاری که انجام میدهند میدانند. دیگر کارمندان شما صرفاً برای یک مدیر کار نمیکنند، بلکه سعی میکنند تا برای یک دوست کاری را انجام دهند. حالا متوجه شدید که برگزاری یک دورهمی ساده چقدر میتواند بر روی فضای کار شما به خصوص در توانمندسازی کارکنان تأثیرگذار باشد.
بازرسی و بررسی نحوه انجام کار
زمانی که شما میخواهید پروسه توانمندسازی را انجام دهید نبایستی به این فکر کنید که به فلان کارمند اعتماد کافی را دارم پس نیازی نیست کار آن را بررسی کنم. شاید کارمند شما از اعتماد شما سو استفاده نکند، اما ممکن است در کاری که انجام میدهد نکتهای را فراموش کرده باشد و یا دید خوبی به آن نداشته باشد. گفتیم که در توانمندسازی کارکنان، هر فرد ممکن است چند کار را به تنهایی انجام دهد، پس انجام کار جدید میتواند برای بعضی از افراد در شروع سخت باشد. وظیفه مدیر داخلی حرفه ای این است که در شروع توانمندسازی کارکنان خودش زمان زیادی بگذارد و نحوه عملکرد آنها را بررسی کند. دقت داشته باشید که در شروع کار قطعاً کیفیت پایین خواهد بود، اما با ارائه آموزشهای مناسب و همچنین کسب تجربه کارکنان میتوانند کار خودشان را بهتر از گذشته انجام دهند. پس حتماً بر روی کار آنها نظارت داشته باشید، اما صبوری هم انجام دهید چرا که دادن مسئولیتهای بیشتر یک تجربه جدید برای کارمندان شما خواهد بود.
ایجاد فضایی مناسب برای ارائهایدهها
دقت داشته باشید که وقتی شما قصد توانمندسازی کارکنان خودتان را دارید بایستی به هر کارمندی که دارید مسئولیتهای بیشتری بدهید. این دادن مسئولیتهای بیشتر باعث میشود تا کارمندان شما حس اعتماد به نفس و ارزشمند بودن بالاتری کسب کنند. در نهایت دوست خواهند داشت تاایدههای خودشان را با شما در میان بگذارند. این ابرازایدهها در صورتی شکل میگیرد که شما فضایی برایایده و نقدهای کارمندان خودتان داشته باشید. دقت کنید که اگر قرار باشد به کارمندان خودتان مسئولیت بیشتری بدهید ولی اجازه ابراز نظر ندهید بهتر است بیخیال توانمندسازی کارکنان شوید. شما باید به این درک برسید که قرار است در همه امور نظر شما از بقیه بهتر باشد با این حال شما خواهد بود که نظر نهایی را میدهید. ولی در انجام کار خودتان بایستی به نظر سایر افراد نیز توجه ویژهای داشته باشید. بنابراین شما بایستی برای یک کارمندی که توانمند شده است فضایی مناسب ایجاد کنید تا بتواندایدههای خودش را با شما به طور کاملتری به اشتراک بگذارد.
ارائه پاداشهای مناسب
یکی دیگر از روشهایی که برای توانمندسازی کارکنان میتواند بسیار مفید باشد، ارائه پاداش به کارکنان است. زمانی که شما به کارمندان خودتان نشان بدید که به آنها احترام میگذارید و نسبت به کاری که میکنند قدردان هستید، کارکنان نیز با علاقه بیشتری کارشان را پیگیری میکنند. همچنین سعی میکنند در ادامه کار بهره وری و کارایی خودشان را افزایش دهند و از مسئولیتهای بیشتری برخوردار شوند. پس دادن پاداشهای مناسب به کارمندان وظیفهشناس و همچنین پاداشهایی کلی به همه کارمندان باعث میشود تا در آینده توانمندسازی کارکنان بهتر انجام شود. همچنین بهره وری شرکت یا سازمان نیز افزایش پیدا میکند و همه این مزایا صرفاً با دادن یک پاداش کوچک نقدی یا حتی لوح تقدیر نیز امکانپذیر است. پس اگر میخواهید مدیر موفقی باشید بایستی به دادن انگیزه به کارمندان خودتان توجه داشته باشید تا بتوانید در آینده شرکت خودتان را گسترش دهید و کارمندان مسئولیتپذیری را آموزش بدید.
آموزش دادن
زمانی که تصمیم میگیرد تا توانمندسازی کارکنان را انجام دهید، بایستی به مواردی مثل آموزش هم اهمیت ویژهای بدید. همانطور که گفتیم در توانمندسازی کارکنان شما قصد دارید تا به کارمندان خودتان مسئولیتهای بیشتری بدهید. در نتیجه این مسئولیتها بایستی به آنها آموزشهای لازم را نیز ارائه کنید. برای مثال اگر قصد دارید تا یک کارمند شما به ابزاری جدید مسلط شود باید آموزشهای لازم آن را هم در اختیارش بگذارید در غیر این صورت توانمندسازی رخ نخواهد داد. شما بایستی زمان و هزینه کافی را صرف ارائه آموزشهای مفید به کارمندان خودتان کنید. سعی کنید استاد و یا متخصص حرفهای را استخدام کنید یا در نهایت از ویدیوهای آموزشی استفاده کنید که بعداً هم بتوانید به سایر کارمندان خودتان آن را ارائه بدید. از سمت دیگر اگر واقعاً بودجه کمی برای آموزش دارید میتوانید از ویدیوهایی که در یوتیوب وجود دارد برای آموزش سطحی کارمندان خودتان استفاده کنید. پس برای توانمندسازی کارکنان آموزش دادن را نباید به هیچ عنوان فراموش کنید.
الگوهای توانمندسازی کارکنان
اگر قصد دارید تا توانمندسازی کارکنان را انجام دهید بایستی با الگوهایی که برای این کار ارائه شده است آشنا شوید. به طور کلی سه الگو بسیار مهم برای توانمندسازی کارکنان ارائه شده که در این قسمت سعی میکنیم این الگوها را با شما به اشتراک بگذاریم. سعی کنید الگویی را انتخاب کنید که از دید شما برای کسب و کاری که دارید درست است و نتیجه بهتری را برای شما به ارمغان خواهد آورد. هر کدام از این الگو با یکدیگر تفاوتها و البته شباهتهایی هم دارند در این میان شما بایستی الگویی را انتخاب کنید که به اهداف سازمانی شما نزدیکتر هستند.
الگو توماس و ولتهوس
این الگو را جزوه پایهایترین و مرجعترین الگو برای توانمندسازی کارکنان در نظر میگیرند. در این الگو گفته میشود، زمانی که کارمندی احساس معنی دار بودن، شایستگی، مؤثر بودن و حق انتخاب داشتن در کار خودش کند توانمند شده است. همانطور که گفتیم بایستی به کارمندان خودتان اجازه ارائه نقد وایده بدهید که نشانه حق انتخاب داشتن است. از سمت دیگری وقتی کارمند شما اعتماد به نفس بالایی پیدا کند احساس شایستگی و مؤثر بودن خواهد داشت. زمانی هم که از آن تقدیر شود قطعاً حس میکند که برای شرکت فرد مؤثری است. به همه این موارد در اصول توانمندسازی کارکنان اشاره کردیم.
الگو باون و لاولر
در این الگو کسب اطلاعات در مورد کار یا همان بیان استراتژی و اهداف مهمترین عامل توانمندسازی کارکنان در نظر گرفته میشود. در واقع توانمندسازی را در چهار بعد کسب اطلاعات در مورد اهداف و استراتژیهای سازمان، اعطای پاداش بر اساس عملکرد افراد در کار، آگاهی از میزان قدرت افراد در سیستم کاری و قدرت تصمیمگیری مؤثر برای رسیدن به اهداف سازمان در نظر میگیرند. در واقع در این نوع از الگو داشتن آگاهی از کاری که انجام میشود بسیار اهمیت دارد. اگر بخواهید این الگو را داخل کسب و کار خودتان پیادهسازی کنید بایستی اهداف مختلف کاری را در سطحی با کارمندان خودتان به اشتراک بگذارید. از سمت دیگر بایستی به هر فرد یک قدرت بدهید و زیر دستان آن را مشخص کنید. در صورتی که این کار را انجام دهید میتوانید به نتیجه دلخواهی که دوست دارید برسید.
الگو آلفرد باندورا
در این الگو گفته میشود که برای توانمندسازی کارکنان بایستی از آنها حمایت کنید و از سمت دیگر انگیزه لازم برای ادامه کار را به آنها ارائه بدید. در واقع این الگو به چهار بعد حمایت از کارمندان در شرایط دشوار، ایجاد حس اشتیاق و انگیزه به کارمندان برای رسیدن به اهداف سازمان، شناسایی افراد موفق مجموعه و معرفی آنها به عنوان افراد مرجع و حتی افزایش سمت آنها (شایسته سالاری) و اعطای اختیارات لازم به کارمندان اهمیت میدهد.
بهترین روش این است که از هر کدام این الگوها قسمتی و یا همه آنها را در سازمان یا شرکت خودتان استفاده کنید. در شروع میتواند کاری دشوار و سخت باشد با این حال بر روی رشد موفق شرکت شما تأثیرگذار خواهد بود. با استفاده از این الگوها میتوانید توانمندسازی کارکنان خودتان را با سرعت بیشتری انجام دهند و در انجام این کار یک راهنمای مناسب داشته باشید. در ادامه در مورد این صحبت میکنیم که چگونه این توانمندسازی را در محیط کار ایجاد کنیم.
چگونه باعث توانمندسازی کارکنان در محیط کار شویم؟
برای انجام این کار کافی است به اصولی که برای شما معرفی کردیم پایبند باشید. بایستی سعی کنید تا به کارمندان خودتان احساس اعتماد به نفس و ارزشمند بودن ارائه کنید. در مراحل بعدی میتوانید سایر اصول توانمندسازی را پیادهسازی کنید. با این حال اولین مرحله آمادهسازی کارمندان است و برای این کار اعتماد به نفس از هر چیزی مهمتر است. بایستی سعی کنید که کارمندان شما حس کنند در حال فعالیت برای یک کسب و کار خانوادگی یا دوستانه هستند. سعی کنید مدیر باشید، اما فرمانده یا دستور دهنده نباشید. منظور این است که ساختار سازمانی شما باید به گونه ای باشد که کارمند شما حس نکند نگاهی از بالا به پایین به آن دارید بایستی تمام تلاش خودتان را انجام دهید تا کارمندان به شما حس نزدیکی کنند، اما همزمان از قدرت شما آگاه باشند.
سعی کنید تا جایی که امکانپذیر است از میزان فعالیت و بهره وری هر کدام از کارمندان خودتان آگاهی داشته باشید. در پایان فصل یا هر ماه از بهترین کارمندان خودتان تقدیر کنید و خدمات بیشتری را به آنها ارائه بدید. از سمت دیگر بایستی تمام تلاش خودتان را انجام دهید که آموزشهای مناسبی به هر کارمندی ارائه بدید. در توانمندسازی کارکنان شما به دنبال این هستید که از تمام ظرفیت کارمندهای خودتان استفاده کنید پس میتوانید به هر یک از آنها دو یا حتی سه مسئولیت بدید و به جای آن حقوق بیشتری به هر کدام پرداخت کنید. برای دادن این مسئولیت ارائه آموزشهای لازم بسیار مهم است پس در این زمینه هم حتماً دقت داشته باشید.
مزایای توانمندسازی کارکنان
زمانی که شما میتوانید توانمندسازی کارکنان را داخل کسب و کار خودتان پیادهسازی کنید قطعاً یکسری مزایای بسیار زیادی را شرکت شما نسبت به سایر شرکتها و رقیبهایی که دارید پیدا خواهد کرد. در این قسمت سعی داریم تا در مورد مهمترین مزایای توانمندسازی کارکنان صحبت کنیم. دیدیم که برای این کار شما بایستی آموزش تهیه کنید، پاداش بدید و زمان زیادی برای ارتباط با کارکنان خودتان صرف کنید. بنابراین بایستی نتیجهای مشابه هم بگیرید، در واقع هر چقدر پول میدی آش میخوری پس باید ببینید که آیا به اندازهای که برای توانمندسازی هزینه کردهاید سودی دریافت میکنید یا خیر. برخی از مهمترین مزایای توانمندسازی کارکنان شامل موارد زیر است:
توانمندسازی کارکنان باعث میشود تا بهره وری مجموعه افزایش پیدا کند.
افزایش بهره وری نیز میتواند بر روی انجام پروژههای بیشتر تأثیرگذار باشد. در واقع با این کار شما میتوانید با تعداد نیروی کمتر پروژههای بیشتری را انجام دهید. همچنین توانمندسازی بر روی سرعت انجام پروژهها هم تأثیرگذار است. کارمندان شما پس از توانمندسازی انعطاف پذیرتر میشوند. در واقع از آنجایی که میتوانند چندین کار را با یکدیگر انجام بدهند، بنابراین مشکلی هم برای تغییر تسکها نخواهند داشت و میتوانند در کارهای بیشتری شرکت کنند، در واقع با خود مدیریتی از پس انواع کار ها بر خواهند آمد. مورد بعدی این است که توانمندسازی کارکنان باعث ایجاد حس اعتماد به نفس در آنها میشود و در نهایت میتوانند کارهای بیشتری را به درستی انجام دهند.
یکی از اصول توانمندسازی کارکنان این بود که از آنها قدردانی شود و دورهمیهای برای تقدیر از آن برگزار شود. گفتیم که بهتر است در این دورهمیها حتی خانواده کارکنان نیز حضور داشته باشند. به این شکل حسی که بین افراد مختلف ایجاد میشود چیزی فراتر از یک همکاری است و همین باعث ایجاد حس رفاقت در بین کارمندان میشود. این حس رفاقت باعث میشود تا آنها برای یک مدیر غریبه کاری را انجام ندهند بلکه برای یکی از دوستانشان این کار را انجام بدهند.
یکی از مهمترین مزایای توانمندسازی کارکنان این است که دیگر نیازی نیست ارباب رجوع ساعتها منتظر این باشد که کارش در یک سازمانی انجام شود. به طور کلی در سازمانهای دولتی هر نیروی یکسری وظایف محدود دارد و برای انجام یک کار ارباب رجوع باید با کارمندهای بسیار مختلفی صحبت کند. همین موضوع میتواند باعث ایجاد نارضایتی در ارباب رجوع میشود. زمانی که توانمندسازی کارکنان انجام شود هر کارمند میتواند اختیارات بیشتری داشته باشد و در نهایت این گونه مشکلها نیز پیش نخواهد آمد.
جمعبندی
در طول این محتوا سعی کردیم تا شما عزیزان را با توانمندسازی کارکنان آشنا کنیم. توانمندسازی کارمندان یکی از مهمترین روشهای مدیریت کسب و کار است که در طول آن یک مدیر کارمندهای خودش را توانمندتر میکند. منظور از توانمندتر کردن کارمندان این است که کارمندان از اختیارات بیشتری برخوردار خواهند شد و توانایی انجام کارهای مختلف را به دست خواهند گرفت. همچنین از نظر انگیزهای نیز ارتقا پیدا خواهند کرد و حس بهتری در محیط کاری خودشان خواهند داشت. برای توانمندسازی کارکنان اصول مختلفی وجود دارد که در طول این محتوا مهمترین این اصول را برای شما شرح دادیم. در ادامه نیز در مورد الگوهای مختلف توانمندسازی کارکنان صحبت کردیم. شما میتوانید با توجه به نوع کسب و کاری که دارید یکی و یا ترکیب چندتا از این الگوها را در کسب و کار خودتان پیادهسازی کنید. امیدواریم این مطلب به شما کمک کرده باشد تا درک بهتری از توانمندسازی کارکنان به دست آورده باشید. هر گونه نظر و سؤالی دارید حتماً برای ما بنویسید تا به آنها پاسخ بدیم.