شرح وظایف مدیر داخلی

در هر سازمان و شرکتی، سلسله مراتبی از مقام‌ها وجود دارد که هر یک دارای مسئولیت‌های خاصی هستند. مدیر داخلی یکی از رده‌های سازمان‌ها است که برای انجام بسیاری از کار‌ها و مسئولیت‌ها و پیش‌برد اهداف سازمان ضروری است. مدیر داخلی به صورت ساده ارتباط بین کارکنان و مدیران ارشد را برقرار می‌سازد. به همین دلیل نیز ضروری است که مدیر داخلی در جریان تمام کار‌ها و فعالیت‌های کارکنان قرار بگیرد. در این مقاله مدیر داخلی را معرفی می‌کنیم و وظایف او را به تفصیل شرح می‌دهیم.

مدیر داخلی کیست؟

در یک سازمان یا شرکت، مدیر داخلی دارای طیف وسیعی از مسئولیت‌های اداری و مدیریتی است. مدیر داخلی، تیم‌های داخل سازمان را مدیریت و رهبری می‌کند و یک گزارش مستقیم از این عملکرد‌ها را به مدیر عامل و مدیران ارشد کشور انتقال می‌دهد. مدیر داخلی می‌تواند از طریق نظارت بر فعالیت‌های تیم‌ها و برنامه‌ریزی باعث ارتقای سطح عملکرد سازمان شود. به علاوه در تدبیر مسائل مالی نیز مؤثر است.

مطلب پیشنهادی: مدیر اداری کیست؟

مدیر داخلی باید دارای چه ویژگی‌ها و خصوصیاتی باشد؟

یک مدیر داخلی برای انجام وظایف خود نیاز به داشتن برخی از ویژگی‌ها و خصوصیات دارد. برخی از مهم‌ترین این ویژگی‌ها شامل موارد زیر هستند:

دانش و تخصص

بدون اغراق می‌توان گفت مهم‌ترین ویژگی که یک مدیر داخلی به آن احتیاج دارد، دانش و تخصص است. مدیر داخلی دارای وظایف بسیار زیادی در سازمان است و بدون داشتن دانش و تخصص کافی نمی‌تواند در سازمان یا شرکت مورد نظر مفید باشد و از پس مسئولیت‌های خود براید. مدیر داخلی باید دارای توانایی رهبری و مدیریت باشد و بتواند تیم‌های داخل سازمان را به خوبی هدایت و مدیریت کند.
مدیر داخلی باید بتواند برای اعضای تیم‌ها و کارکنان الهام بخش باشد و بتواند در تصمیم‌گیری‌ها و فعالیت‌های گروهی مؤثر باشد.

تصمیم‌گیری استراتژیک

یک مدیر داخلی خوب باید توانایی گرفتن تصمیم‌های استراتژیک را داشته باشد و بتواند برای آینده سازمان یا شرکت برنامه‌ریزی کند.

مدیریت زمان و اولویت‌بندی

یکی از ویژگی‌های یک مدیر داخلی خوب مدیریت زمان و اولویت‌بندی درست است. در بسیاری از مواقع لازم است مدیر داخلی برای کار‌ها و فعالیت‌هایی که قرار است در سازمان انجام شود، اولویت تعیین کند. یک اولویت‌بندی درست می‌تواند باعث رشد سازمان شود و بالعکس یک اولویت‌بندی اشتباه می‌تواند منجر به ضرر و زیان سازمان شود.

توانایی ارتباطات اجتماعی بالا

یک مدیر داخلی خوب دارای ارتباطات اجتماعی بالا است که با استفاده از این ویژگی می‌تواند با اعضای تیم‌ها و افراد مختلف سازمان ارتباط برقرار کند و از طریق مذاکره و صحبت بسیاری از مشکلات را حل کند.

مهارت‌های مدیریتی

یک مدیر داخلی به مجموعه‌ای از مهارت‌های مدیریتی احتیاج دارد تا بتواند وظایف خود را به بهترین نحو انجام دهد. برخی از مهم‌ترین مهارت‌های مدیریتی که یک مدیر داخلی به آن‌ها احتیاج دارد، شامل برنامه‌ریزی، نظارت، مدیریت منابع انسانی و مدیریت پروژه هستند.

مهارت‌های تحلیلی

بسیاری از تصمیم‌گیری‌ها بر عهده مدیر داخلی است. یک مدیر داخلی خوب دارای مهارت‌های تحلیلی است که با استفاده از آن اطلاعات را تحلیل می‌کند و تصمیم‌های معقولانه می‌گیرد. مهارت‌های تحلیلی به مدیر داخلی کمک می‌کنند که در مواقع دشوار و متغیر بتواند تصمیم‌های درست و به موقع بگیرد.

کنترل استرس

در بسیاری از مواقع مدیر داخلی ممکن است در شرایطی قرار بگیرد که از جهات مختلف تحت فشار باشد. توانایی کنترل استرس به مدیر داخلی کمک می‌کند به خوبی با این نگرانی‌ها و فشار‌ها کنار بیاید و آن‌ها را مدیریت کند.

پیشنهاد نویسنده: شخصیت کاریزماتیک چه ویژگی هایی دارد؟

انگیزه

مدیر داخلی باید انگیزه کافی برای کار خود داشته باشد. هرچه انگیزه مدیر داخلی بیشتر باشد می‌تواند در سازمان یا شرکت مورد نظر بهتر عمل کند و مفید‌تر باشد.

قابلیت یادگیری

در محیط کار تغییرات مداومی اتفاق می‌افتد. به همین دلیل نیز ضروری است که مدیر داخلی دارای قابلیت یادگیری باشد و بتواند با توجه به نیاز‌های موجود توانایی‌های خود را افزایش دهد.

اخلاق حرفه‌ای

یک مدیر داخلی خوب باید دارای اخلاق حرفه‌ای باشد، در تمام اعمال مدیریتی خود اخلاق را رعایت کند و در تصمیم‌گیری‌های خود انصاف را در نظر بگیرد.

نگرش جامع

یک مدیر داخلی خوب باید نگرش جامع داشته باشد. نگرش جامع می‌تواند به مدیر داخلی کمک کند مسائل را از دیدگاه‌های مختلف بررسی کند و بهترین تصمیم‌ها را اخذ کند. هرچه یک مدیر داخلی توانایی‌های بیشتری از این دست داشته باشد، می‌تواند بهتر و موفق‌تر عمل کند و بازدهی سازمان یا شرکت را نیز افزایش می‌دهد.

شرح وظایف مدیر داخلی

به طور کلی شرح وظایف مدیر داخلی به شرکت یا سازمانی که در آن فعالیت می‌کند، بستگی دارد. برخی از مهم‌ترین وظایفی که یک مدیر داخلی بر عهده دارد شامل موارد زیر هستند:

تصمیم‌گیری‌های مدیریتی

یکی از مهم‌ترین وظایفی که یک مدیر داخلی بر عهده دارد تصمیم‌گیری‌های مختلف برای پیشبرد سازمان به سمت اهداف آن است. در واقع تصمیم‌هایی که مدیر داخلی اخذ می‌کند، در گذر زمان باید سازمان را به سمت رسیدن به اهداف آن سوق دهد. به علاوه مدیر داخلی باید چالش‌های مدیریتی را در سازمان تشخیص دهد و برای حل آن‌ها اقدامات لازم را انجام دهد و تصمیمات لازم را بگیرد.

مدیریت تیم‌ها

مدیر داخلی باید به گونه‌ای مؤثر تیم‌ها و اعضای سازمان را رهبری کند و آن‌ها را برای حرکت به سمت هدف سازمان تشویق کند. مدیر داخلی باید تلاش کند مهارت‌های اعضای تیم‌ها را بهبود ببخشد و برای آموزش و توسعه حرفه‌ای آن‌ها تلاش کند تا سازمان نیز پیشرفت کند. یک مدیر داخلی خوب می‌تواند با توانایی‌های مدیریتی خود با اعضای مختلف سازمان ارتباط برقرار کنند و از این راه در جریان اطلاعات، ‌ایده‌ها و نقد‌های مختلف قرار بگیرند.

برنامه‌ریزی و بودجه‌بندی

مدیر داخلی با ایجاد برنامه‌ریزی‌ها مناسب کوتاه مدت و بلند مدت برای رسیدن سازمان به هدف اصلی تلاش می‌کنند و در تخصیص بودجه برای منابع مالی و انسانی نیز نقش پررنگی دارند. به عبارت دیگر مدیر داخلی با همکاری با مدیران ارشد سازمان، استراتژی‌ها و برنامه‌های لازم برای رسیدن به اهداف سازمان را طراحی می‌کنند و در قدم بعدی مدیر داخلی با توجه به استراتژی‌های طراحی شده، فرآیند‌های اجرایی و عملیاتی را پیاده‌سازی می‌کند.

از دست ندهید: مدیریت منابع چیست؟

نظارت بر عملکرد

مدیر داخلی به طور مستقیم بر فعالیت‌های تیم‌ها و اعضای تیم‌ها در سازمان نظارت می‌کند. این مسأله این امکان را به مدیر داخلی می‌دهد که به استاندارد‌های تعیین شده بهتر دست پیدا کنند و عملکرد سازمان را بهبود ببخشند. نظارت بر عملکرد به مدیر داخلی این امکان را می‌دهد که مشکلات و نقص‌های پیش رو را به گونه‌ای مؤثر شناسایی کنند و راهکار‌های مؤثر را برای رفع این مشکلات شناسایی کند.

مدیریت تغییرات

یکی از وظایف اصلی مدیر داخلی این است که تغییرات حاصل را در سازمان بررسی کند و به تطابق اعضای سازمان با این تغییرات کمک کند. در یک سازمان تغییرات ممکن است به صورت‌های مختلفی ایجاد شود. مدیر داخلی وظیفه دارد که بر ایجاد این تغییرات و تطابق اعضا با آن نظارت کند و از آن اطمینان حاصل کند.

ارائه گزارش‌ها و ارائه اطلاعات مدیریتی

مدیر داخلی مانند یک پل ارتباطی بین اعضا و کارکنان سازمان و مدیران ارشد قرار می‌گیرد. مدیر داخلی با ارائه گزارش‌های متوالی از شرایط شرکت به مدیران کمک می‌کند آن‌ها در جریان همه چیز قرار بگیرند و بتوانند در مواقع نیاز اقدام‌های لازم را انجام دهند.

آیا استخدام مدیر داخلی برای همه سازمان‌ها ضروری است؟

میزان نیاز یک سازمان به مدیر داخلی به طور مستقیم به اندازه و نوع آن سازمان بستگی دارد. به طور کلی در سازمان‌ها و شرکت‌هایی که اندازه کوچکی دارند، وظایف مدیر داخلی می‌تواند توسط مدیر عامل و مدیران اجرایی انجام شود. زمانی که یک سازمان گسترده‌تر می‌شود، نیاز به مدیر داخلی نیز برای انجام مسئولیت‌های اجرایی، استراتژیک و… بیشتر احساس می‌شود. به طور کلی در انتخاب یک مدیر داخلی برای یک سازمان موارد زیادی از جمله اندازه سازمان، صنعت، استراتژی‌های سازمانی و نیاز‌ها و اهداف آن سازمان باید مورد نظر قرار بگیرد.به علاوه برخی از سازمان‌ها نیز ممکن است از یک مدیر داخلی نیمه وقت کمک بگیرند و به استخدام دائمی یک مدیر داخلی نیازی نداشته باشند.

تفاوت مدیر داخلی با مدیر اجرایی

در بسیاری از مواقع مدیر داخلی با مدیر اجرایی اشتباه گرفته می‌شود. با این حال جالب است بدانید که این دو نقش مدیریتی کاملاً با یکدیگر متفاوت هستند و دارای وظایف مخصوص خود هستند. مهم‌ترین تفاوت‌هایی که بین مدیر داخلی و مدیر اجرایی وجود دارد، شامل موارد زیر است:

مسئولیت

همان طور که گفته شد، مدیر داخلی، مسئولیت‌هایی نظیر مدیریت منابع انسانی و مالی، برنامه‌ریزی‌ها و نظارت بر روند کار و مدیریت ارتباطات داخلی را بر عهده دارد، در حالی که مدیر اجرایی، مسئولیت اجرای برنامه‌ها و استراتژی‌هایی را دارد که توسط مدیران ارشد سازمان تعیین شده‌اند.

رهبری

یک مدیر داخلی به طور کلی به عنوان یک رهبر تیمی عمل می‌کند که تیم‌ها را مدیریت می‌کند و با اعضای سازمان ارتباط مستقیم دارد، در حالی که مدیر اجرایی در جهت عملی کردن استراتژی‌های سازمان عمل می‌کند.

ارتباطات

مدیر داخلی به طور کلی برای هماهنگی و همکاری بین بخش‌های مختلف سازمان و اعضای آن تلاش می‌کند. در حالی که بیشترین ارتباطات مدیر اجرایی با مدیران ارشد سازمان است و برای هماهنگی بین فعالیت‌های مختلف سازمان تلاش می‌کند.

تعهد زمانی

مدیر داخلی باید به صورت تمام وقت در دسترس باشد تا بتواند مشکلات و چالش‌های ایجاد شده را سریعاً حل کند. بالعکس مدیر اجرایی نیازی به این مسأله ندارد و حضور او در زمان تصمیم‌گیری‌های استراتژیک و کلان کافی است. به طور کلی یک مدیر داخلی خوب برای موفقیت به همکاری و ارتباطات مؤثر بین اعضای مختلف سازمان احتیاج دارد. در حالی که موفقیت مدیراجرایی بیش از هر چیز به توانایی گرفتن تصمیم‌های استراتژیک، اجرایی و رهبری مؤثر وابسته است.

مطلب پیشنهادی: مدل‌های مدیریت منابع انسانی

جمع‌بندی

یکی از نقش‌های مهم در هر سازمانی مدیر داخلی است. مدیر داخلی دارای وظایف مختلفی است و می‌تواند در پیشرفت و رشد آن سازمان بسیار مؤثر باشد. مدیر داخلی دارای نقش اساسی در مدیریت منابع انسانی و مالی، تعیین استراتژی‌ها، جذب و حفظ کارکنان مناسب و ارتقای سطح مهارت آن‌ها دارد. در این مقاله در ابتدا مدیر داخلی را تعریف کردیم و در ادامه وظایف او را به تفصیل شرح دادیم.
در نهایت نیز تفاوت‌های بین مدیر داخلی و مدیر اجرایی را بررسی کردیم. به طور کلی وجود یک مدیر داخلی در سازمان می‌تواند باعث پیشرفت شود. با این حال میزان ضروریت نیاز به مدیر داخلی در سازمان‌های مختلف بسیار متفاوت است و به موارد زیادی از جمله وسعت سازمان، صنعت مورد نظر و…. بستگی دارد.