تفویض اختیار چیست؟

وقتی صحبت از اداره یک کسب و کار یا یک سازمان به میان می آید، باید تمام جنبه های مدیریتی را در نظر گرفته شود. یکی از مهم‌ترین مسائل مدیریتی، پیشروی کارها با سرعت مناسب و بدون تاخیر است. اینجاست که برخی اقدامات مانند توزیع وظایف در یک سازمان به کار می آید. در فضای کاری امروزی، وظایف باید به اندازه ظرفیت و سرعت هر کس تقسیم شود. در این صورت، به همه افراد مسئولیت‌هایی داده می‌شود که در آن می‌توانند کارآمدتر کار کنند و سازمان را به نقاط جدیدی از پیشرفت برسانند.

این می تواند با برداشتن اولین گام‌ها مانند تفویض اختیار اتفاق بیفتد. تفویض اختیار مهم ترین وظیفه ای است که همه مدیران باید آن را عملی کنند تا تمامی کارهای سازمان به درستی تقسیم شوند. با عملی کردن تفویض اختیار، می توان مطمئن بود که همه اعضای سازمان وظایف تعریف شده ای دارند که می توانند آنها را به بهترین شکل انجام دهند.

اگرچه هرکس مسئول انجام شرح وظایف مشخص خود است، اما ضروری است که افراد با مسئولیت‌های جدید به چالش کشیده شوند. از آنجایی که اداره یک سازمان، یک شغل یک نفره نیست، تفویض اختیار برای هر مدیری که می خواهد زیردستان خود را در کارها بگنجاند و آنها را مسئول بخشی از کارهای سازمان بدانند، کار بسیار خوبی است.

تفویض اختیار چیست؟

تفویض اختیار در زبان ساده به معنای انتقال اختیار و قدرت، از طرف مدیر یا سرپرست به کارمندان شرکت و توزیع وظایف بین افراد است. اهمیت تفویض اختیار به این دلیل است که مافوق نمی تواند روی تمام تمام فرآیندها و امور سازمان تسلط کامل داشته باشد. از طرفی، این امر به مدیر سازمان کمک می کند تا تسلط بیشتری روی وظایف خود داشته باشد.

تفویض اختیار اجازه می دهد تا زمان را بر روی فعالیت‌های مهم تر در یک سازمان متمرکز کنیم. علاوه بر این، احساس مسئولیت، فرصتی برای رشد و خلاقیت در کارهایی که به کارمندان محول شده است را فراهم می کند.

آیا تفویض اختیار همان انتقال مسئولیت است؟

یک نکته مهم که باید به خاطر داشت این است که انتقال قدرت از مافوق به زیردستان، به معنای انتقال مسئولیت نیست. جالب است بدانید که مسئولیت پاسخگویی وظایف، همچنان با مافوق است. در واقع، تفویض اختیار به معنای توزیع اختیار کارهای کم اهمیت‌تر به زیردستان است که صددرصد با عدم انتقال مسئولیت همراه است. تفویض اختیار حداقل در کلام مفهوم خیلی پیچیده ای نیست و همه مدیران، شرکت ها و حتی افراد در سطوحی آنرا انجام می دهند. مثلا حتی وقتی برای اسباب کشی یا ارسال بار اقدام به کرایه وانت بار می کنید در واقع در حال تفویض اختیار هستید. در این مطلب می خواهیم به تفویض اختیار در سطح سازمان و بین مدیران و کارکنان شرکت ها و سازمان ها بپردازیم. 

مطلب پیشنهادی: برنامه ریزی منابع سازمانی چیست؟

ویژگی های تفویض اختیار

• اعتبار و قدرت نباید به طور کامل منتقل شود.
• تفویض اختیار می تواند توسط مافوق یا مدیر یا کارمندان رده بالا به زیردستان انجام شود.
• می توان برای دستیابی به اهداف شرکت، تفویض اختیار انجام داد.
• تفویض اختیار شامل مسئولیت پذیری و کنترل است.

ارکان تفویض اختیار

اکنون که می دانید تفویض اختیار چیست، باید این را نیز بدانید که فقط به سادگیِ واگذاری وظایف و اختیارات به زیردستان نیست. با وجود تعریف ساده‌ای که دارد، حساسیت ها و خطراتی را در کنار مزایا به همراه دارد. این وظیفه یک مدیر است که عوامل مختلف خطر را به همراه ضریب اعتماد به زیردستان در نظر گرفته و سپس وظایف را بر اساس آن توزیع کند.

در ادامه سه رکن اساسی تفویض اختیار را شرح می دهیم:

اعتبار

همه ما با کلمه اعتبار آشنا هستیم. اعتبار به قدرت هر کس در زمینه دستور دادن به زیردستان و انجام امور بر اساس مقام و رتبه اشاره دارد. در یک سازمان، اعتبار و قدرت هرکس بر اساس موقعیت شغلی متفاوت است. این به این دلیل است که بین موقعیت شغلی و سطوح مختلف سازمان، ارتباط متقابل وجود دارد.

در اینجا باز هم اعتبار و اقتدار، رابطه مافوق و زیردست را تعریف می کند. بر این اساس، مافوق تصمیمات خود را به کارمند ابلاغ می کند، زیرا قدرت این کار را دارد و از آن کارمند انتظار دارد که وظایف محوله را با توجه به دستورالعمل صحیح انجام دهد. اگرچه اقتدار در موقعیت شغلی افراد ذاتی است، اما به شخصیت مافوق نیز بستگی دارد.

به طور کلی، اقتدار به شدت در سطوح بالای یک سازمان متمرکز است و با حرکت به سطوح پایین تر کمتر می شود. به عبارت دیگر، اقتدار دارای یک جریان بالا به پایین است، یعنی مافوق بر زیردست خود اختیار دارد. از طرفی، میزان قدرت و اعتبار هرکس به چهارچوب و مقررات سازمان بستگی دارد.

مسئوليت

همانطور که پیش تر گفتیم، تفویض اختیار شامل انتقال برخی مسئولیت‌ها می شود. به صورت تخصصی، مسئولیت، تعهد زیردستان به انجام صحیح وظیفه است. انتقال مسئولیت، مانند تمامی امور مربوط به تفویض اختیار، از رابطه زیردست-مافوق ناشی می شود، زیرا کارمند مسئول کاری است که مافوق به او محول کرده است. نکته کلیدی در اینجا این است که مسئولیت از پایین به بالا جریان دارد، زیرا هرکس همیشه در برابر مافوق خود مسئول است.

در نتیجه تفویض اختیار، رابطه جالبی بین مسئولیت و اختیار وجود دارد. وقتی مسئولیت کاری را به یک کارمند می دهیم، باید اختیارات لازم را نیز به او بدهیم. به عبارت دیگر، برای تفویض مؤثر، اختیار باید مکمل مسئولیت باشد. اگر اختیار بیش از مسئولیت باشد، می تواند منجر به سوء استفاده شود. از سوی دیگر، اگر مسئولیت بیش از اختیار باشد، منجر به ناتوانی در انجام وظایف محوله می شود.

جوابگویی

تفویض اختیار، کار مافوق را آسان می کند و مزایای متعددی هم برای مافوق و هم برای کارمندان دارد. با این وجود، یک مدیر یا سرپرست، همچنان در قبال این تقسیم وظایف، انتقال مسئولیت و پیشروی امور پاسخگو است. این در حقیقت، پاسخگویی به خروجی نهایی یک کار است. در همه موارد بدون در نظر گرفتن نحوه تفویض اختیار در یک سازمان، مافوق پاسخگوست. این به آن معناست که تفویض اختیار، شامل هیچ گونه انتقال مسئولیت (به طور کامل) نیست.

سه رکن تفویض اختیار که به آنها پرداختیم، در زمینه عملکرد یک سازمان اموری اساسی هستند. این تأثیرات زیادی برای سازمان دارد که می تواند به طرز چشمگیری در اوج گیری یا فروپاشی تاثیرگذار باشد.

مطلب پیشنهادی: وظایف و اختیارات مدیر عامل

فرآیند تفویض اختیار

فرآیند تفویض اختیار دارای هفت مرحله است. هر مرحله، اهمیت و تداوم خود را دارد. بنابراین مهم است که اختیارات هرکس با درک این مراحل تعیین شود.

• مرحله اول

اولین قدم در فرآیند تفویض اختیار، تعیین اهدافی است که با توجه به آنها می خواهیم امور را به کارمندان محول کنیم.

• مرحله دوم

پس از تعیین اهداف، مدیر یا مسئول باید مسئولیت های هر کارمند را مشخص کند. این باعث می شود هرکس یاد بگیرد که بر اساس چه دستورالعملی باید کار کند، چه کاری باید انجام دهد و در آخر به چه کسی باید گزارش دهد.

• مرحله سوم

در فرآیند تفویض اختیار، مرحله سوم از همه مراحل دیگر مهم تر است. این مرحله در مورد توضیح اختیارات به کارمندان توسط مافوق است. اختیارات از یک کارمند به کارمند دیگر بر اساس شغلی که به آنها محول می شود متفاوت است.

• مرحله چهارم

قدم بعدی ایجاد انگیزه در همه کارمندان است. مدیر قرار است نه تنها کار را به هر بخش محول کند؛ بلکه با به کارگیری تمام تلاش‌های خود، کارکنان خود را به کار مؤثر تشویق کند. مدیر همچنین تمام اقدامات روزانه انجام شده توسط افراد را زیر نظر دارد.

• مرحله پنجم

فرآیند تفویض اختیار از سوی مافوق هم نیاز به پاسخگویی دارد. مدیر باید در مورد کارکنانش پاسخگو باشد. مدیر یا شرکت نباید تنها به کارمندان وابسته باشد.

• مرحله ششم

در فرآیند تفویض اختیار، مدیر نیاز دارد تا زیردستان خود را با توجه به شغل محول شده آموزش دهد. اگر وظیفه جدیدی به کارمند داده می شود، او باید زیردستان خود را آموزش دهد و از او بخواهد تا با کار بر روی وظایف جدید، مهارت های خود را بیاموزد و توسعه دهد.

• مرحله هفتم

آخرین مرحله در فرآیند تفویض اختیار، کنترل کارکنان همراه با ارزیابی عملکرد مناسب است.

مطلب پیشنهادی: کارآفرینی چیست؟

انواع تفویض اختیار

روش‌های مختلفی برای تفویض اختیار در یک سازمان وجود دارد. در ادامه به پنج نمونه تفویض اختیار می پردازیم:

تفویض اختیار کامل

در این حالت، دخالت مدیر یا مدیران در کمترین حالت ممکن وجود دارد و اعضای تیم حداکثر اختیارات را خواهند داشت. برای مثال شما ممکن است هر هفته، آمار کارهای انجام شده در هر تیم را به صورت گزارش دربیاورید. در این شرایط، با وجود کارهای اساسی دیگری که بر دوش دارید، به راحتی می توانید این کار به یکی از کارمندان در قالب تفویض اختیار کامل محول کنید.

تفویض اختیار نیمه

تصور کنید که یک کارشناس دیجیتال مارکتینگ و ادمین شبکه های اجتماعی در راستای یک هدف واحد (افزایش ترافیک ورودی)، باهم کار می‌کنند. شما می‌توانید کارهای مربوط به مارکتینگ را به کارشناس دیجیتال مارکتینگ و امور مربوط به سوشال مدیا را به ادمین بسپارید. این دو نفر طبیعتا با هم همکاری می‌کنند، اما تنها در مورد امور مربوط به خود پاسخگو خواهند بود. کافی است صرفا بر عملکرد آنها نظارت شود.

یا فرض کنید می‌خواهید هماهنگی امور نظافت شرکت را انجام دهید. می‌توانید هماهنگی های اولیه را به یکی از اعضای تیم خود واگذار کنید، ولی تصمیم‌گیری نهایی با خودتان است.

تفویض اختیار خارجی

تفویض اختیار خارجی، برای سازمان هایی که با شرکت ها و موسسه‌های خارجی همکاری می‌کنند، مفید خواهد بود. به عنوان مثال، در هر زمینه از همکاری با آژانس های خارجی، می توانید افراد مشخصی را مسئول مذاکره با آنها و پیشروی امور کنید.

تفویض اختیار خلاقیت

انجام امور مشخص و تعریف شده به صورت روزانه، بعد از مدتی کسل کننده می شود. گاهی چاشنی خلاقیت در امور سازمان، منجر به پیشرفت های بزرگ می شود. با توجه به این مقاله، تمامی افراد ذهن منحصر به فرد خود را دارند، اما نسل زی، تا به امروز خلاق‌ترین نسل در دنیا است. علاوه بر ضرورت استخدام نیروی جوان نسل Z، تفویض اختیار خلاقیت به این افراد زمانی که به نوآوری نیاز دارید، بسیار تاثیرگذار خواهد بود. 

تفویض اختیار تصمیم‌گیری

به عنوان مدیر می‌توانید این اختیار را به یکی از کارمندان خود بدهید که قدرت تصمیم‌گیری در برخی موارد را داشته باشد و بتوانید روی کارهای دیگر تمرکز کنید. به عنوان مثال، به عنوان مدیر مارکتینگ، می‌توانید اختیارات خود را به یکی از اعضای تیم اختصاص دهید تا برنامه ریزی امور هفتگی مارکتینگ را انجام دهد.

مطلب پیشنهادی: راهکارهای کاهش هزینه‌های استارتاپ

اهمیت تفویض اختیار

مدیریت موثر

تفویض اختیار با به اشتراک گذاشتن حجم کاری مدیران با کارمندان سازمان، فضای کافی برای مدیریت کارآمد را برای آنها فراهم می کند. در نتیجه، مدیران می توانند روی کارهایی با اولویت بالاتر تمرکز کنند. علاوه بر این، آزادی از کارهای روزانه و معمولی امکان کشف ایده های جدید را برای چشم اندازهای دورت سازمان فراهم می کند.

پیشرفت کارمندان

با کمک تفویض اختیار، مسئولیت های جدیدی را به کارکنان محول می کنیم. این به آن‌ها اجازه می‌دهد تا مسئولیت هایی داشته باشند که با کارهای معمولی و یکنواخت متفاوت است و به آنها کمک می‌کند تا مهارت‌های جدید یاد بگیرند، رزومه خود را تقویت کنند و استعدادهای پنهان خود را کشف کنند. بنابراین، تفویض اختیار به کارمندان، علاوه بر ایجاد آمادگی و کمک به رشد آنها منجر به توسعه سازمان می شود. به طور کلی، تفویض اختیار چشم انداز آینده کارمندان را تضمین می کند و مدیران آینده را پرورش می دهد.

ایجاد انگیزه در کارمندان

تفویض اختیار، نه تنها منجر به شکوفایی استعداد کارمندان می شود، بلکه فواید روانی مختلفی نیز دارد. دلیلش این است که ایمان و اعتماد به کارمندان، منجر به اعتماد به نفس و عزت نفس بالا می شود و در نهایت مشوق خوبی برای تلاش بیشتر آنها می شود.

سلسله مراتب مدیریت

تفویض اختیار، رابطه کارآمدی بین مافوق و کارمند برقرار می کند. تعیین سلسله مراتب، مدیریتی کارآمد در سازمان تعیین می کند که چه کسی باید به چه کسی گزارش دهد. با نظم گرفتن این امور، امور سازمان به بهترین شکل اداره خواهند شد.

چرا بعضی از مدیران مخالف تفویض اختیار هستند؟

با وجود فواید تفویض اختیار و وجود آن در اکثر سازمان ها، مدیرانی هستند که با این امر مخالف هستند. در زیر، دلایل احتمالی این مخالفت را بررسی می کنیم.

کمال‌گرایی و توقعات زیاد

بعضی از مدیران به دلیل روحیه کمالگرایی که دارند، اعتماد به کارمندان دیگر و سپردن کامل کار به آنها را سخت می دانند. این مدیران لطمه خوردن سوابق و اعتبار خود می ترسند. حتی گاهی مدیران فقط سرعت انجام کار خود را قبول دارند و کارمندان را کند یا کم اثر می دانند.

عدم اعتماد به دیگران

وقتی به عنوان سرپرستی هستید که باید به مافوق خود گزارش کار دهید، گاهی اعتماد به دیگران برای انجام کار دشوار است. این عدم اعتماد می تواند می تواند نسبت به کارمندان قدیمی یا حتی تازه وارد باشد.

نگرانی از دست دادن کنترل

سپردن یک پروژه یا کار مهم در سازمان به شخص دیگر، کار آسانی نیست. گاهی برای مدیر عامل سخت است که کنترل و تداخل در فرایند انجام کار نداشته باشد.

مدیریت زمان

روند تفویض اختیار سخت است، اما باعث ایجاد سهولت در کارهای آینده سازمان می شود. مدیر باید زمان کافی بگذارد تا فرد مناسب را برای هر کار، انتخاب و آماده کند.

مطلب پیشنهادی: مدیریت زمان چیست؟

ندانستن مفهوم تفویض اختیار

گاهی در بین مدیران، طرز فکری مبنی بر این که تفویض اختیار، وقت گیر و اضافی است، رایج است. دلیل این طرز تفکر این است که مدیران فکر می کنند کنترل کارهای هر کارمند، برای آنها سخت تر از آن است که خودشان کاری را انجام دهند.

محدودیت های تفویض اختیار چیست؟

• برخی از کارمندان علاقه ای به مسئولیت های زیاد یا گزارش دادن به مافوق نشان نمی دهند.
• برخی از مافوق ها ممکن است اختیارات لازم را ارائه نکنند. آنها می خواهند بر زیردستان خود مسلط شوند.
• عدم هماهنگی بین افراد تیم و کمبود انگیزه کارمندان، بر تفویض اختیار تأثیر می گذارد.

عوامل موثر در تفویض اختیار

وقتی درباره تفویض اختیار صحبت می کنیم، همه می دانیم که این یک فرآیند است که جنبه های زیادی در آن دخیل است، مانند تقسیم کار و واگذاری وظایف مختلف به کارمندان. تفویض اختیار نه تنها باعث ایجاد روحیه و انگیزه در کارمندان می شود، بلکه آنها را برای هر یک از چالش های پیش رو نیز آماده می کند. همچنین بهترین راه برای انجام کار سریعتر و کارآمدتر است. 

در زیر چند مورد از عوامل ضروری برای تفویض اختیار را مطرح کرده ایم:

• زیردستان باید برای کار و یادگیری بیشتر تمایل نشان دهند.
• مدیر باید نگرش مناسبی در مورد نحوه واگذاری وظایف داشته باشد.
• هر دو طرف، زیردستان و مافوق باید یک رابطه دوستانه داشته باشند تا بتوانند از انتقال آسان اختیارات اطمینان حاصل کنند.
• کارمندان باید اعتماد به نفس داشته و به اندازه کافی مسئولیت پذیر باشند تا اختیارات را به خوبی انجام دهند.

آیا مافوق می تواند وظایف را بلافاصله به زیردستان خود محول کند؟

خیر، یک مافوق نمی تواند بلافاصله تمام وظایف خود را به زیردستان محول کند. کل فرآیند تفویض اختیار زمانبر است. این وظیفه کارکنان سطح بالاتر است که کارمندان خود را برای این نقش یا همان کار آماده کنند. به این ترتیب آنها می توانند وظایف را با سرعت آهسته واگذار کنند و به زیردستان نیز برای انجام آنها اعتماد کنند.

آیا روش خاصی برای تفویض اختیار وجود دارد؟

خیر. روش خاصی برای تفویض اختیار وجود ندارد. در واقع، راه‌های متعددی برای کارکرد آن وجود دارد. 

در زیر انواع روش های تفویض اختیار را مطرح می کنیم که بسته به نوع سازمان به عوامل مختلفی بستگی دارد:

• تفویض اختیار، به شکل عمومی یا اختصاصی می تواند انجام شود که در آن فرد باید طبق کار تعیین شده، کار کند.
• مافوق می تواند به طور رسمی یا غیر رسمی به زیردستان خود اختیار بدهد.
• برخی سازمان ها بر اساس سلسله مراتبی که در آنجا وجود دارد، اختیارات را تفویض می کنند.
• در برخی مواقع، نیاز اساسی وجود دارد که افراد یک تیم شوند و به طور موازی روی پروژه(ها) کار کنند.

عوامل مؤثر در تفویض اختیار

عوامل متعددی بر تفویض اختیار اثر می گذارند که عبارتند از:

• کارمندان باید توانایی خود را نشان دهند.
• نگرش مدیر
• رابطه دوستانه بین مافوق ها و کارمندان
• کوانتوم کار
• اعتماد، دانش و مسئولیت کارمندان

نظرتان را در مورد این مقاله با ما به اشتراک بگذارید.