فاکتور رسمی چیست؟

حتما تا به حال شنیده‌اید که شرکت‌ها و سازمان‌ها برای رسیدگی به امور مالی خود علاوه بر استخدام حسابدار یا استخدام حسابرس، تاکید زیادی بر دریافت فاکتور رسمی برای تمامی خریدهای سازمان دارند. پیچیدگی داد و ستدهای امروزی، به قدری زیاد است که هیچ معامله ای بدون ثبت روی کاغذ انجام نمی شود. به همین ترتیب، در انواع کسب و کارها، اطلاعات خرید و فروش را در قالب یک فاکتور، ثبت می کنند.
بی شک تا الان به این فکر کرده‌اید که دلیل این تاکید بر فاکتور رسمی چیست؟ یا تفاوت فاکتور رسمی و غیررسمی در چیست؟ در این بلاگ به شرح این می‌پردازیم که فاکتور رسمی چیست، چه ویژگی‌هایی دارد و دلیل اهمیت فاکتور رسمی چیست؟. با ما همراه باشید.

فاکتور، سندی است که در هنگام خرید یا فروش کالا و خدمات از طرف فروشنده صادر شده و به خریدار تحویل داده می شود. تمامی واحدهای تجاری که زیر نظر اداره مالیات هستند، موظف به صدور فاکتور رسمی به خریداران کالا و خدمات می باشند. اگر فروشنده از صدور فاکتور رسمی سرباز کند، مشمول جریمه های سنگین مالیاتی خواهد شد. فاکتور غیر رسمی تنها برای خریدار و مشتری و بدون رعایت هیچ قانون خاصی صادر می شود.

فاکتور رسمی چیست؟

اشخاص یا شرکت‌هایی که صاحب کسب و کار هستند برای رسمیت دادن به تراکنش‌های مالی در زمان خرید یا فروش اجناس، کالاها و خدمات و برای آنکه در مباحث مالیاتی و با سازمان امور مالیاتی (اظهار نامه مالیاتی) با دردسر روبرو نشوند، به فاکتور رسمی نیاز دارند.

فاکتور رسمی یا فاکتور قانونی یک سند تجاری است که توسط فروشنده صادر می‌شود و شامل اطلاعات مربوط به خریدار، کالاها یا خدمات، مبلغ پرداختی، تاریخ صدور و سایر جزئیات مربوط به فروش است. فاکتور رسمی به عنوان دلیلی قانونی برای انجام معامله، اثبات خرید و فروش و حسابداری استفاده می‌شود. هدف فاکتور رسمی این است که برخی دارندگان سازمان‌ها یا کسب و کارها از طریق صدور فاکتور اشتباه نتوانند از پرداخت مالیات فرار کنند.

به هر سند و یا فاکتوری که جهت تایید یک معامله بین فروشنده و خریدار امضا می شود، فاکتور رسمی گفته می شود. به طور کلی، هر سندی که دارای مهر و امضا باشد و به عنوان فاکتور فروش از جانب فروشنده به خریدار داده شود، فاکتور رسمی می گویند.

همچنین اگر این فاکتورها توسط یکی از خریداران یا فروشندگان به سازمان امور مالیاتی ارائه شود، رسمی است و برای هر دو طرف ایجاد حق می نماید. فاکتور رسمی، طبق قوانین وزارت اقتصاد و امور دارایی و بند ۱۹ قانون مالیات بر ارزش افزوده تنظیم می شود. این فاکتور مورد تایید اداره دارایی و فرمت آن طبق استانداردهای سازمان اقتصاد و دارایی است. همه شرکت های کوچک یا بزرگ که مشمول قانون مالیات بر ارزش افزوده هستند، باید برای فروش محصولات و خدمات فاکتور رسمی صادر کنند.

فاکتور رسمی شامل چه اطلاعاتی می‌شود؟

• نام و اطلاعات تماس فروشنده و خریدار
• تاریخ صدور و شماره فاکتور
• شرح کالاها یا خدمات ارائه شده
• قیمت واحد و مجموع قیمت کالاها
• مالیات و عوارض (در صورت مربوط بودن)
• مبلغ قابل پرداخت و شرایط پرداخت
• امضا یا مهر فروشنده (یا هر دو)

فاکتور رسمی معمولاً در معاملات تجاری، خرید و فروش کالاها و خدمات و همچنین در ارائه خدمات حرفه‌ای مانند سخت‌افزارهای کامیپوتری، تعمیرات و … استفاده می‌شود. این سند قانونی به عنوان سوابق مالی و حسابداری استفاده می‌شود و برای دو طرف معامله به منظور حفظ حقوق و تسهیل عملیات مالی بسیار مهم است.

مطلب پیشنهادی: تنخواه گردان حسابداری چیست؟

چرا باید فاکتور رسمی بگیریم؟

فاکتورهای رسمی برای بسیاری از دلایل ضروری هستند که برخی از آنها را در زیر نام می‌بریم.

کسب اطمینان

با دریافت یک فاکتور رسمی، شما از ثبت وجود معامله و تأیید صحت آن اطمینان حاصل می‌کنید. این به شما کمک می‌کند تا از وجود تبانی یا تقلب در تراکنش‌ها جلوگیری کنید.

قانونی بودن

در بسیاری از کشورها، دریافت و صدور فاکتور رسمی برای فعالیت‌های تجاری الزامی است. به علاوه، در برخی صنوف و خدمات خاص ممکن است برای دریافت کمک‌های مالی یا مالیاتی نیز نیاز به فاکتور رسمی داشته باشید.

رسیدگی به امور مالیاتی و حسابداری

فاکتورهای رسمی اطلاعات مالی مهمی مانند جمع فروش، مالیات و سایر اطلاعات مربوط به تراکنش‌های شما را در اختیار شما و مراجع مالیاتی قرار می‌دهند. این اطلاعات می‌توانند به شما در کنترل هزینه‌ها، ارزیابی درآمد و مدیریت مالی کمک کنند.

ابزار مذاکره

فاکتورهای رسمی در رابطه با تبادل اطلاعات تجاری و بنا به درخواست مشتریان می‌توانند در مذاکرات قراردادهای آینده نقش مهمی ایفا کنند. این اطلاعات می‌توانند به شما در ایجاد رابطه اعتماد و تعامل با مشتریان کمک کنند.

بنابراین، دریافت و صدور فاکتور رسمی می‌تواند مزایای حقوقی، مالی و عملیاتی بسیاری را برای شما به همراه داشته باشد.

مطلب پیشنهادی: بهترین سایت‌های حسابداری

انواع فاکتور

فاکتور یا صورتحساب، یک سند مالی است که جزئیات تراکنش هایی که بین فروشنده و خریدار انجام شده را نمایش می‌دهد. این سند در شرکتها و کسب و کارها برای ثبت و توثیق معاملات و ارائه به مشتریان استفاده می‌شود.

فاکتور فروش

این فاکتور توسط فروشنده به خریدار صادر می‌شود و شامل اطلاعات مربوط به کالاها یا خدمات، قیمت و مبلغ کل، شرایط پرداخت و سایر جزئیات مربوط به فروش می‌شود.

فاکتور خرید

این فاکتور توسط خریدار به فروشنده صادر می‌شود و جزئیات مربوط به کالاهای خریداری شده، قیمت و مبلغ کل، شرایط پرداخت و سایر جزئیات مربوط به خرید را شامل می‌شود.

فاکتور صادرات

این فاکتور برای معاملات صادراتی استفاده می‌شود و اطلاعات مربوط به صادرکننده، مشتری خارجی، کالاها یا خدمات، و شرایط صادرات را نشان می‌دهد.

فاکتور برگشت از فروش 

کالاهایی که به صورت اعتباری انجام می‌شوند، پس از برگشت کالا توسط مشتری، فاکتور برگشت از فروش برای آن ها صادر می‌شود. 

فاکتور تضمینی

این فاکتور برای اطمینان از پرداخت کامل مبلغ به فروشنده استفاده می‌شود. در این فاکتور، فروشنده باید مبلغ تضمینی را در بالای فاکتور قید کند و خریدار باید قبل از دریافت کالا مبلغ را به حساب فروشنده واریز کند.

تفاوت فاکتور رسمی و غیررسمی

فاکتور رسمی نوعی سند قانونی و معتبر است که توسط یک سازمان یا شرکت به مشتری صادر می‌شود. این فاکتورها عموماً حاوی جزئیات قانونی و مشخصات مالی محصول یا خدمات ارائه شده است. فاکتورهای رسمی قابلیت استفاده در امور حسابداری، مالیاتی و قانونی را دارند.

از سوی دیگر، فاکتور غیررسمی به عنوان یک سند تأیید معتبر شناخته نمی‌شود و معمولاً به صورت غیررسمی و توافقی بین دو طرف صادر می‌شود. این نوع فاکتورها ممکن است فاقد بخش‌هایی مانند شماره فاکتور، اطلاعات مالی دقیق یا عناوین قانونی باشند. فاکتورهای غیررسمی معمولاً در معاملات غیررسمی یا کوچکتر و ساده‌تر به عنوان تأیید خرید یا فروش استفاده می‌شوند.

بنابراین، اصلی‌ترین تفاوت بین این دو نوع فاکتور در قابلیت قانونی و اعتبار آن‌ها است. فاکتور رسمی دارای ارزش قانونی و معتبر است در حالی که فاکتور غیررسمی تنها به عنوان یک تأیید توافقی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

فاکتور رسمی و غیر رسمی، برای افرادی که مشغول معامله یا خرید و فروش کالا و خدمات در واحدهای تجاری هستند، نامی آشنا است. در فاکتور، اطلاعاتی در مورد کالا و خدمات فروخته شده، قیمت آنها، نحوه معامله، مشخصات خریدار و فروشنده، مبلغ و تاریخ معامله ثبت می شود. تفاوت فاکتور رسمی و غیر رسمی، بیش از هر چیزی در قانونی بودن و مورد تایید بودن آن توسط سازمان امور اقتصادی و دارایی است.

تشخیص فاکتور رسمی از غیر رسمی، کار ساده ای است و برای این کار، کافی است تا به اطلاعات وارد شده در فاکتور دقت کنید. از جمله این تفاوت ها می توان به موارد زیر اشاره کرد:

1.     یکی از مهم ترین تفاوت های فاکتورهای رسمی از غیر رسمی، فرمت آن است. فاکتورهای رسمی بر اساس سازمان امور اقتصاد و دارایی چاپ می شوند. در صورتی که فاکتورهای غیر رسمی، تنها جهت آگاه کردن خریدار از قیمت کالاها و خدمات هستند و اعتباری در سازمان امور اقتصاد و دارایی ندارند.
2.     فاکتورهای غیر رسمی، معمولا برای خریدارانی صادر می شوند که قصد خرید کالا و یا خدماتی را جهت مصارف شخصی خود دارند، اما فاکتورهای رسمی عموما برای خریدهایی با تعداد و مقدار بالا برای شرکت ها و کمپانی های بسیار بزرگ صادر می شود. فاکتور های رسمی تنها مختص شرکتهای بزرگ نیستند و صدور فاکتور رسمی برای همه فروشندگانی که کالا و خدمات خود را با ارزش افزوده به فروش می رسانند، الزامی است.
3. یکی دیگر از تفاوت های فاکتورهای رسمی از غیر رسمی، اطلاعات مندرج در آن است. در فاکتورهای رسمی اطلاعاتی از قبیل نام طرفین معامله، شرایط و مبلغ پرداخت به همراه مشخصات کامل طرفین معامله ذکر شده است.
4. فاکتور رسمی، دارای ارزش قانونی بیشتری است و برای ارائه به مراجع قضایی و مالی به کار می رود؛ در حالی که فاکتور غیررسمی این ویژگی را ندارد.
5. فاکتور رسمی باید شماره اختصاصی داشته باشد؛ در حالی که این ویژگی در فاکتور غیررسمی اجباری نیست.
6. فاکتور رسمی، در حالت کلی از یک سیستم مالیاتی پشتیبانی می شود و می تواند به عنوان ابزاری برای محاسبه مالیات استفاده شود؛ در حالی که فاکتور غیررسمی این امکانات را ندارد.
7. فاکتور رسمی، نیاز به امضای فروشنده و خریدار دارد؛ در حالی که فاکتور غیررسمی ممکن است بدون امضا باشد.
8. فاکتور رسمی، باید به صورت چاپی و با مهر و امضای فروشنده صادر شود، در حالی که فاکتور غیررسمی می تواند به صورت الکترونیکی یا حتی در قالب پیامک یا ایمیل صادر شود.
9. فاکتور رسمی شامل جزئیات بیشتری در مورد محصولات، خدمات و شرایط فروش است، در حالی که فاکتور غیررسمی ممکن است بیشتر به صورت خلاصه صادر شود.
10. فاکتورهای رسمی، می بایست فاقد خط خوردگی باشند.

برای موارد مهم و رسمی، همواره توصیه می‌شود از فاکتور رسمی استفاده کنید تا از مشکلات حسابداری یا قانونی در آینده را جلوگیری کنید.

مطلب پیشنهادی: آشنایی با شغل حسابداری

تعریف تخصصی فاکتور رسمی

فاکتور رسمی به فاکتوری گویند که بر اساس قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی تنظیم شده و طبق بند 19 مالیات بر ارزش افزوده باید چاپ شود تا مورد تایید دارایی باشد.

همانطور که بالاتر اشاره کردیم، فاکتور رسمی شامل اطلاعاتی از جمله نام شرکت، شماره فاکتور، تاریخ، مشخصات محصولات یا خدمات ارائه شده، قیمت و مبلغ کل فاکتور می باشد.

چطور از اعتبار فاکتور رسمی مطمئن شویم؟

اگر شما درخواست صدور فاکتور رسمی از تامین‌کننده‌ی دیگری را دارید، پس از دریافت فاکتور رسمی می‌بایست حتما از اعتبار فاکتور رسمی مطمئن شوید. در ادامه نکات لازم را برای تشخیص اعتبار فاکتور رسمی نام می‌بریم.

بررسی صحت و دقت اطلاعات

از آنجایی که برای رسیدگی به امور مالیاتی از فاکتور رسمی استفاده می‌کنیم، برای آنکه در امور مالیاتی با مشکل یا نقصی روبرو نشوید حتما صحت و دقت اطلاعات فاکتور رسمی را بررسی کنید.

بررسی شماره و تاریخ فاکتور

بررسی کنید که شماره فاکتور به ترتیب صحیح درج شده و تاریخ آن با تاریخ صدور فاکتور هم‌خوانی دارد.

اعتبار سنجی امضا و مهر

مطمئن شوید که صاحب فاکتور با امضا و مهر خود را شناسایی کرده است. در صورت لزوم، می‌توانید با استفاده از اطلاعات درج شده در مهر، صحت آن را بررسی کنید.

بررسی نسخه الکترونیکی

اگر فاکتور به صورت الکترونیکی ارسال شده است، مطمئن شوید که دارای امضا و امضای دیجیتال صحیح است. همچنین، اعتبار گواهی دیجیتال فاکتور را نیز بررسی کنید.

وجود شماره سریال در فاکتورهای رسمی

مهم ترین ویژگی فاکتور رسمی مورد تایید که از دیگر فاکتورها متمایز می کند نوع چاپ شماره سریال است.

مالیات، عوارض و تخفیفات

کالاهایی که در فاکتور ثبت می شوند باید با نام و تعداد و قیمت هر واحد مشخص شود و بعد اگر تخفیفی دارند باید کم شود و در آخر مالیات و ارزش افزوده محاسبه گردد.

به طور کلی، برای اطمینان از اعتبار یک فاکتور رسمی، باید به جزئیات فاکتور توجه و آن را با دقت بررسی کنید. در صورت شک و تردید، همیشه می‌توانید با شرکت یا مراجع مالی تماس بگیرید و از صحت و اعتبار فاکتور اطمینان حاصل کنید.

نحوه صدور فاکتور رسمی

شاید به نظر بیاید که صدور فاکتور رسمی کار دشواری است و به راحتی و بدون تخصص نمی‌توان انجام داد. اما شما هم می‌توانید به عنوان سازمان یا شرکت ارائه دهنده محصولات و خدمات فاکتور رسمی را در چند مرحله صادر کنید. همچنین با آموختن این نکات می‌توانید صحت فاکتور رسمی‌ای که دریافت کرده‌اید را بررسی کنید.

• دریافت سفارش
• ثبت سفارش
• صدور فاکتور
• تحویل کالا
• دریافت وجه
• ثبت در سیستم مالی
• نگهداری فاکتور

توجه کنید که پیش از انجام هر یک از مراحل ذکر شده، درباره قوانین صدور فاکتور بررسی‌های لازم را انجام داده و سپس اقدام کنید.

مطلب پیشنهادی: بهترین نرم افزارهای حسابداری

کاربردهای فاکتورهای رسمی

• ثبت معاملات تجاری – فاکتورها برای ثبت معاملات تجاری و سوابق استفاده می‌شوند.
• آنالیز و استراتژی‌یابی – بررسی آمار خرید محصولات و خدمات برای اهداف بازاریابی
• ارائه به مشتریان – فاکتورها به عنوان سندی رسمی ارائه می‌شوند که جزئیات مربوط به معامله را نشان می‌دهد و درخواست پرداخت را به مشتری ارائه می‌کنند.
• مدیریت مالی – فاکتورها به جهت مدیریت مالی و بررسی وضعیت مالی شرکت، بازیابی و پرداخت بدهی‌ها استفاده می‌شوند.
• تسهیل در ارائه گزارشات مالی – فاکتورها به عنوان یکی از مدارک مالی برای تهیه گزارشات مالی، مانند محاسبه صورت سود و زیان استفاده می‌شوند.
• ارائه سند رسمی برای تعیین مالیات و عوارض – از آنجایی که عوارض و مالیات با در نظر گرفتن فاکتورهای رسمی محاسبه می‌شوند، اهمیت فاکتورهای رسمی را می‌توان دریافت.
• کاربرد در اخذ تسهیلات بانکی – کسب و کارها با ارائه فاکتور رسمی‌ها و گزارش مالی می‌توانند درخواست دریافت تسهیلات بانکی را داشته باشند.

با توجه به کاربردهای ذکرشده، استفاده از فاکتور رسمی برای کسب و کارها و شرکت ‌ها بسیار حیاتی است و برای مشتریان نیز به عنوان یک سند رسمی بسیار مهم و ضروری تلقی می‌شود.

فاکتور رسمی فروش چیست؟

فاکتور رسمی فروش یک سند حقوقی است که برای ثبت فروش یک کالا یا خدمات استفاده می‌شود. این فاکتور به صورت قانونی صادر می‌شود و شامل اطلاعاتی مانند نام و شماره ثبتی فروشنده و خریدار، مشخصات کالا یا خدمات، تعداد و قیمت واحد، مبلغ کل فروش، مالیات و عوارض احتمالی، تاریخ و شماره فاکتور و سایر جزئیات مربوط به فروش است. این فاکتور برای ارائه به مشتریان و مقامات مالی و مالیاتی استفاده می‌شود و به عنوان دلیلی بر وجود تراکنش معتبر و قانونی به شمار می‌رود.

مطلب پیشنهادی: فروش خالص چیست؟

نمونه‌های فاکتور رسمی

در زیر یک نمونه فاکتور رسمی را مشاهده می‌کنید که توسط کارلنسر برای سایر کسب و کارها صادر شده است.

در ادامه دو نمونه تپلیت فاکتور رسمی دیگر را مشاهده می‌کنید: