لایحه تاخیرات چیست؟

تاخیرات در پروژه‌های عمرانی و پیمانکاری، به یکی از مهم‌ترین چالش‌هایی تبدیل شده است که در صنعت ساخت و ساز، موجب افزایش هزینه‌ها و تأخیر در تحویل پروژه‌ها می‌شود. این مسئله می‌تواند منجر به افت کیفیت کار، افزایش فشارهای مالی و حتی از دست دادن مشتریان شود. بنابراین مدیریت مناسب تاخیرات از اهمیت بسزایی برخوردار است.
این مدیریت، شامل تشخیص به موقع علت تاخیرات، ارزیابی اثرات آن‌ها بر پروژه و اتخاذ تدابیر مناسب برای مدیریت بهینه آن‌ها است. همینطور، مدیران پروژه و پیمانکاران باید بتوانند با استفاده از ابزارها و روش‌های مدیریت تاخیرات، این مسئله را به یک فرصت برای بهبود عملکرد پروژه تبدیل کنند. در این مطلب، به ارائه توضیحاتی درباره لایحه تاخیرات، انواع آن‌ها و راهکارهای مدیریت پروژه به منظور کاهش تاثیرات منفی آن‌ها پرداخته خواهد شد.

مفهوم لایحه تاخیرات

لایحه تأخیرات در پروژه‌ها، به عنوان یک ابزار مهم برای مدیریت و کنترل زمان در طی اجرای پروژه‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. این لایحه به صورت یک سند رسمی تهیه می‌شود که در آن تمامی انحرافات و موانع احتمالی که می‌تواند باعث تأخیر در روند اجرای پروژه شود، تبیین می‌شود.
این سند به کارفرما ارائه می‌شود تا او بتواند با شناخت دقیق این موارد، برنامه‌ریزی مناسبی برای پیشگیری از تأخیرات زمانی در پروژه انجام دهد. هدف اصلی از تنظیم لایحه تأخیرات، شناسایی و برآورد موانع و انحرافات ممکن در روند پروژه است تا با برنامه‌ریزی دقیق، پیمانکار بتواند از وقوع هرگونه تأخیری جلوگیری کند و پروژه را به موقع و با کیفیت مناسب به پایان برساند.

مطلب پیشنهادی: نرم افزارهای مدیریت پروژه

تحلیل عوامل موثر در تاخیرات پروژه‌ها

مشکلاتی که از سوی کارفرما یا مشاور در پروژه‌ها پیش می‌آید، می‌تواند شامل تغییرات در محدوده کاری، تاخیر در پرداخت پیش‌پرداخت و صورت وضعیت‌ها، تاخیر در ارسال نقشه‌ها و دستور کارها و ایجاد تغییرات فنی گسترده باشد.
عدم تامین به موقع مواد و مصالح مورد نیاز پیمانکار از سوی کارفرما نیز می‌تواند به مشکلات اضافه شود. مشکلات و مسائل مربوط به قرارداد و عدم تناسب زمان انعقاد شده در قرارداد با حجم کاری و زمانی پروژه، ناشی از عدم برآورد و بررسی صحیح و کامل پروژه می‌باشد. همچنین، عدم توجه به شرایط درست در انتخاب شرکت پیمانکار به تناسب حجم کاری و نوع پروژه نیز می‌تواند به مشکلات اضافه شود. این مشکلات می‌تواند باعث تأخیر در انجام پروژه، افزایش هزینه‌ها و کاهش کیفیت کار شود.
یکی از مشکلات اساسی در پروژه‌های ساختمانی و عمرانی، عدم انطباق پیمانکاران با برنامه‌های مشخص و اهداف مورد انتظار است. این مشکلات از جمله عدم انجام برآورد صحیح از مقدار و حجم فعالیت‌های اجرایی پروژه، عدم برآورد دقیق و مناسب از منابع انسانی و تجهیزات مورد نیاز، نداشتن مدیریت زمان اصولی و نبود برنامه تدارکات و کنترل بهینه مواد و مصالح مصرفی از جمله مواردی است که باعث تاخیرات و افزایش هزینه‌های پروژه می‌شود؛ بنابراین، آگاهی و کنترل دقیق توسط مدیران پروژه، از اهمیت بالایی برخوردار است تا مشکلات ناشی از عدم انطباق پیمانکاران با الزامات پروژه مدیریت شود.

مطلب پیشنهادی: مدیریت منابع چیست؟

اهمیت لایحه تاخیرات در اجرای پروژه‌ها

لایحه تاخیرات در هر پروژه‌ای اهمیت بسیاری دارد؛ زیرا این لایحه می‌تواند به عنوان یک ابزار قانونی برای تعیین جریمه تاخیر یا پاداش تسریع در کار مورد استفاده قرار گیرد. به عنوان مثال، بر اساس شرایط عمومی پیمان، اگر پیمانکار توانایی انجام کار را قبل از موعد مقرر دارد و این امر در اسناد قرار دادی پیش‌بینی شده است، او می‌تواند بر اساس این شرایط هزینه تسریع کار را از سوی سازنده دریافت کند. از این رو، لایحه تاخیرات می‌تواند به عنوان یک ابزار موثر برای تشویق پیمانکار به انجام کارها به موقع و به نحو صحیح مورد استفاده قرار گیرد و از طرف دیگر، از وقوع تاخیرات غیرمنطقی در پروژه جلوگیری کند.
بر اساس ماده ۱۴ شرایط عمومی پیمان، مدت پیمان مشخص شده است که باید رعایت شود. این مدت اولیه پیمان ممکن است توسط طرفین تغییر یابد، اما به شرطی که این تغییرات بر اساس ماده ۳۰ اعمال شود. در صورتی که پیمانکار به هر دلیلی تأخیر در انجام کار داشته باشد و زمان اتمام کار از مدت مجاز تعیین شده در قرارداد بیشتر شود، او می‌تواند از جبران زمانی برخوردار شود.
در صورتی که انجام یک پروژه بیش از زمان تعیین شده در قرارداد پیمان، یعنی مدت اولیه و مدت‌های تمدید شده، طول بکشد، مهندس مشاور می‌تواند مدت تاخیر غیر مجاز را تعیین کند. این مدت تاخیر بر اساس قوانین و مقررات مربوط به پروژه و با در نظر گرفتن دلایل پیمانکار مشخص می‌شود.
در صورتی که مدت تاخیر غیرمجاز از حد معینی بیشتر باشد، خسارت تاخیر برای پیمانکار محاسبه می‌شود. این خسارت بر اساس مدت تاخیر و مبلغ باقیمانده کاری که تأخیر در انجام آن رخ داده است، تعیین می‌شود. اگر پیمان ادامه یابد و مدت تاخیر غیرمجاز از حد معینی بیشتر شود، خسارت تاخیر نمی‌تواند از حد مشخصی بیشتر شود و ممکن است برای مدت اضافی، خسارتی دریافت نشود و انجام کار بدون دریافت خسارت ادامه پیدا کند.
براساس دستورالعمل تعدیل آحاد بهای پیمان‌ها، مبلغ صورت وضعیت‌های تعدیل قابل پرداخت به پیمانکار به شدت به تاخیرات مجاز پروژه وابسته می‌باشد. این موضوع به دلیل آن است که عملیات اجرا شده در مدت تاخیر غیر مجاز، با متوسط شاخص‌های دوره‌های مربوط به مدت پیمان تعدیل می‌شود.
در صورتی که عملیات اجرا شده در مدت تاخیرات مجاز، با شاخص‌های دوره انجام کار تعدیل شود. همچنین، در فرمول محاسبه مبلغ تعدیل، در صورت مجاز بودن تاخیرات پروژه، ضریب ۰٫۹۵ به ۰٫۹۷۵ تبدیل می‌شود و ۲٫۵ درصد به مبلغ کل صورت وضعیت تعدیل اضافه می‌گردد که در لایحه تاخیرات قابل ادعاست.

مطلب پیشنهادی: مدیریت زنجیره تامین چیست؟

نگارش لایحه تاخیرات چگونه است؟

برای نوشتن لایحه تاخیرات در یک پروژه، ابتدا باید مستندات مربوط به تاخیرات را دسته بندی کرد. سپس با استفاده از روش‌های تحلیل تاخیرات فنی، تاخیرات ممکن را بر روی برنامه زمانبندی اعمال می‌کنیم. عوامل مختلفی می‌توانند تاخیرات را بر روی برنامه زمانبندی تاثیر بگذارند، از جمله عوامل فنی و مالی.
برای محاسبه تاخیرات فنی از بخشنامه‌های معتبر مانند ۵۰۹۰ و ۱۳۰۰ استفاده می‌شود. در انتها، با تعیین تاخیرات فنی و مالی، لایحه تاخیرات آماده می‌شود که شامل گزارش تاخیرات و مستندات مربوط به آن می‌شود. این لایحه نقش مهمی در ارائه اطلاعات مربوط به تاخیرات و راهکارهای ممکن برای کاهش آن‌ها دارد.

مطلب پیشنهادی: وظایف و اختیارات مدیر عامل

تهیه لایحه تأخیرات و زمان آن

با پایان مدت اولیه یک پیمان، اگر کار به اتمام نرسیده باشد، مهندس مشاور باید علل تاخیر کار را بررسی کرده و میزان و مدت مجاز و غیر مجاز آن را با توافق پیمانکار تعیین کند. این تعیینات باید با توجه به موارد تعیین شده و با نظر کارفرما اعلام شود.
اگر مشاور بدون توافق پیمانکار نتیجه را به کارفرما اعلام کند، پیمانکار می‌تواند اعتراض قانونی داشته باشد. در نهایت، تأخیرات کلی برابر با تأخیرات مجاز (تمدید مدت پیمان) به علاوه تأخیرات غیر مجاز (جریمه) محاسبه می‌شود. این بند اهمیت زیادی دارد و باید با دقت و هماهنگی بین مشاور، پیمانکار و کارفرما اجرا شود تا هرگونه ابهامی در این زمینه از بین برود.

مستندات لازم در لایحه تأخیرات

تاخیر در پروژه‌های ساختمانی، یکی از مسائل مهمی است که در هر پروژه ممکن است رخ دهد. برای اثبات تاخیر، نیاز به مستندات مختلفی است که زمان شروع و پایان تاخیر، زمان آگاه سازی کارفرما و مدت زمان تاخیر را نشان دهند.
مهم‌ترین مستندات شامل قرارداد اولیه، صورت جلسات، صورت وضعیت‌ها، گزارش‌های روزانه، مکاتبات، دستورکار و پرسش‌های فنی است. این مستندات به عنوان شواهدی برای اثبات تاخیر و مسئولیت آن به کار می‌روند. با داشتن مستندات کامل و دقیق، می‌توان به راحتی تاخیرات را شناسایی و مدیریت کرد تا به جلوگیری از افزایش هزینه‌ها و تأخیرات بیشتر در پروژه کمک کند.

مطلب پیشنهادی: سرمایه ثابت چیست؟

نکاتی برای تهیه گزارش تأخیرات توسط پیمانکار

تهیه پرونده یا لایحه تأخیرات یک پروژه، نیازمند دقت و دانش فنی بالایی است. این پرونده باید توسط فردی که با امور پیمان، برنامه زمانبندی و وضعیت اجرایی پروژه آشنا است، تهیه شود. علاوه بر این، دلایل دقیق تأخیرات باید به دقت شناسایی و توضیح داده شوند.
ماده ۳۰ شرایط عمومی پیمان، از یک سو به حقوق پیمانکار و از سوی دیگر به حقوق پیمان دهنده توجه دارد. از این رو، تسلط کامل بر این موارد، می‌تواند به پیروزی در جلسات مربوط به تأخیرات کمک شایانی کند. استفاده از مثال‌های واقعی و توضیح دقیق آن‌ها، یکی از راهکارهای موثر در توجیه منطقی ادعاها در جلسات مربوط به تأخیرات است. به همین دلیل، تهیه یک پرونده دقیق و کامل از تأخیرات، امری حیاتی در فرآیند حل اختلافات پیمانکاری است.
در صنعت ساخت و ساز، ابلاغ جزییات نوع عایق سرویس‌ها یکی از موارد حیاتی است که باید به آن توجه شود. این ابلاغ نه تنها می‌تواند به پیشرفت و بهبود کیفیت پروژه کمک کند، بلکه می‌تواند از ایجاد تاخیرات ناخواسته نیز جلوگیری کند. اگر این نقشه‌ها به درستی ابلاغ نشوند، پیمانکار ممکن است ادعا کند که تاخیرات برای او مجاز است، در حالی که این موضوع در واقعیت نباید به این شکل باشد؛ بنابراین، همواره باید به اهمیت ابلاغ درست و کامل جزییات نوع عایق سرویس‌ها توجه کرد تا همه اعضای تیم بتوانند به بهترین شکل ممکن در اجرای پروژه همکاری کنند و تاخیرات غیرضروری از بین برود.
تهیه پرونده جدا، یک فرایند حساس و پر اهمیت است که نیازمند دقت و دانش فنی است. ادعاهای غیر منطقی و غیر علمی در این پرونده‌ها، می‌توانند باعث از بین رفتن اعتماد کارشناس بررسی کننده شوند؛ بنابراین، اهمیت دادن به نظم و انسجام در تهیه لایحه تأخیرات و ظاهر مناسب آن، ضروری است.
همچنین، تعیین میزان تأخیرات مجاز و نگهداری از انتظارات منطقی در پرونده، از اهمیت برابری برخوردار است. در نهایت، بهترین روش برای محاسبه تأخیرات ناشی از تغییرات در احجام کار، استناد به آخرین مبلغ صورت وضعیت قطعی و مقایسه آن با مبلغ قرارداد است. این موارد همگی بهبود فرآیند تهیه پرونده جدا و افزایش دقت و شفافیت در ارائه اظهارنظرهای فنی و مهندسی کمک می‌کنند.

مطلب پیشنهادی: اهرم مالی چیست؟

راهکارهای ساده برای جمع آوری اطلاعات تاخیرات پروژه

برای جمع‌آوری مستندات تاخیرات پروژه، چند تکنیک ساده واضح و موثر وجود دارد. اولین تکنیک این است که در صورت دریافت دستور تغییری به صورت شفاهی، حتماً آن را در یک نامه به نوشتار درخواست کنید تا بتوانید مستند این تغییرات را داشته باشید. همچنین، در گزارشات روزانه خود دستورات شفاهی را نیز ذکر کنید و در صورت امکان، آن‌ها را در جلسات رسمی صورت کتبی دهید.
در صورتی که قسمتی از کار هولد شده است، این موضوع را در گزارشات خود به صورت صریح ذکر کنید و در نامه‌های خود، تغییرات در نقشه‌ها را با دقت به مشاور و کارفرما اطلاع دهید. این روش‌ها به شما کمک می‌کنند تا در پایان پروژه، دارای مستندات کامل و واضحی در مورد تاخیرات باشید و از ابهامات جلوگیری کنید.

جمع بندی

لایحه تاخیرات، یک ابزار حقوقی است که در قراردادهای ساخت و ساز استفاده می‌شود و به مالک یا پیمانکار اجازه می‌دهد که در صورتی که پروژه در زمان تعیین شده تکمیل نشود، به عنوان جبران تاخیرات کارفرما از پیمانکار خسارتی را پرداخت کند. این لایحه معمولا شامل جزئیاتی از زمان‌بندی پروژه، هزینه‌های اضافی برای تاخیرات و شرایط قابل قبول برای تاخیرات است. استفاده از لایحه تاخیرات به دو طرف کمک می‌کند تا مسئولیت‌های خود را در قراردادهای ساخت و ساز تعیین کنند و از بروز اختلافات در آینده جلوگیری کنند.