بنچ مارک چیست؟

بنچ مارک در لغت به معنای محک‌زنی و الگوبرداری است و استانداردی است که به عنوان معیار سنجش قرار می‌گیرد تا تمام اهداف، مبنی بر رسیدن به آن نقطه، تنظیم شوند. بنچمارک به معنای مقایسه چیزی با نمونه‌ی مشابه استاندارد و ایده‌آل آن برای پیشرفت در عملکرد است. در کوتاه‌ترین حالت، بنچ مارک را می‌توان اینگونه توصیف کرد: مقایسه‌های معنادار با دیگران و شناسایی فرصت‌های بهبود.

اگر در حال انجام بنچ مارک هستید، پس باید تصمیم بگیرید که چه چیزی معنا می‌دهد، چه گروه برجسته‌ای را می خواهید به عنوان معیار مقایسه قرار دهید، و باید محرک‌هایی را پیدا کنید که فرصت‌های پیشرفت و بهبود عملکرد شما فراهم می‌کنند. اغلب، بنچمارک کردن برای مقایسه با بهترین‌ها در یک زمینه انجام می شود. از این رو، بنچمارک اغلب به عنوان راهی برای شناسایی رهبران در یک زمینه، شکاف‌های ما در مقایسه با آنها و اقدام برای پر کردن این شکاف در نظر گرفته می شود. 

بنچمارک چیزی نیست جز مقایسه خارجی با فرآیندها یا محصولات برجسته که برای بهبود فرآیند یا محصولات می‌باشد. بنچ مارک کردن، تکنیک بسیار مهمی است که به یک تیم در جستجوی استانداردسازی عملکرد، در تعیین اهداف ودستیابی به آنها کمک می کند. تکنیک بنچمارک زمانی مفید است که تیم بهبود کیفیت شما فاقد ایده باشد، به این معنی که اگر می خواهید خدمات یا محصولات خود را بهبود ببخشید و هیچ ایده ای ندارید، بنچ مارک کردن بهترین تکنیک برای شروع است.

مطلب پیشنهادی: مزیت رقابتی چیست؟

دلیل اهمیت بنچمارک

هر کسب و کار یا حتی استارتاپ در بهترین حالت، یک یا چند بنچمارک در نظر دارد تا در راستای رسیدن به آن استانداردها و حتی پیشی گرفتن از آنها حرکت کند. بنچ مارک کردن همچنین زمانی مورد نیاز است که می‌خواهیم خدمات یا محصولات خود را ارتقا دهیم. همچنین، در نظر گرفتن بنچ مارک به برآورده شدن انتظارات مشتری با اجرای خدمات یا محصولات مناسب می‌انجامد. و در نهایت، بنچمارک در حوزه نوآوری نیز مهم است زیرا شروعی برای نوآوری است.

مراحل بنچ مارک کردن

تا اینجا ما فهمیده‌ایم که منظور از بنچمارک کردن چیست و چرا برای هر کسب و کار مهم است. در این قسمت درمی‌یابیم که مراحل مختلف بنچمارک کردن چیست یا رویکرد سیستماتیکی که باید دنبال کنیم چیست. مراحل بنچ مارک کردن شامل چهار مورد است:

آنالیز محصول یا خدمت

مرحله اول، آنالیز محصول یا خدمت، به معنای درک و تجزیه و تحلیل عملیاتی است که برای بهبود فرآیند محصول یا خدمات شما لازم است.

شناخت فضای رقابتی و پیشروان در آن حوزه

مرحله دوم در مورد شناخت رقبا و رهبران آن حوزه است. در این راستا، باید بدانید که چه کسی در صنعت مربوط به خدمات و محصولات شما پیشرو است.

تلاش برای نزدیک شدن به بهترینِ بهترین‌ها

در مرحله سوم باید بدانید بهترینِ بهترین‌ها چیست و باید آن را در خدمات یا فرآیندهای محصول خود بگنجانید.

برتری یافتن از رقبای معیار (بنچمارک‌ها)

و در مرحله آخر باید با اعمال اصولی، خدمات و محصولات شما از خدمات یا محصولاتِ بنچمارک مورد نظر یا رقیب معیار برتری پیدا کنند.

مطلب پیشنهادی: راهکارهای کاهش هزینه استارتاپ

انواع بنچ مارک

بنچ مارک داخلی (Internal Benchmarking)

در بنچ مارک داخلی، سایر محصولات یا خدمات بخش را در همان سازمان به عنوان معیار و نقطه دستیابی انتخاب می‌کنیم. بنچمارک داخلی عموما توسط هنجارها و تاریخچه فرهنگ سازمان محدود می‌شود. برای مثال، هزینه‌های مصرفی یک دپارتمان در یک سازمان می‌تواند به عنوان بنچ مارک برای یک دپارتمان دیگر تعریف شود. در این مثال ما یک دپارتمان را در همان سازمان به عنوان معیار و نقطه‌ی دستیابی (بنچمارک) قرار می‌دهیم.

بنچ مارک رقابتی (Competitive Benchmarking)

در بنچ مارک رقابتی، ما بهترین نمونه‌ها را در یک صنعت در خارج از سازمان به عنوان معیار قرار می‌دهیم؛ اما در همان نوع صنعت. بنچمارک نیز بسته به انتخاب صنعت محدود است. به عنوان مثال، زمانی که عملکرد و کیفیت محصول یا خدمات مشابه ارائه شده توسط سازمان های مختلف را با خود مقایسه می کنیم، بنچمارک رقابتی را انجام می دهیم.

بنچ مارک کاربردی (Functional Benchmarking)

در بنچ مارک کاربردی، عملکردهای مشابه خارج از صنعت سازمان را محک می زنیم. بنچ مارک کاربردی فرصت‌های زیادی برای دستیابی به سطح بالایی از عملکرد فراهم می کند. به عنوان مثال، اگر مثالی برای محک زدن عملکردی در نظر بگیریم، می‌توانیم تکنیک استخراج مس را با تکنیک استخراج طلا مقایسه کنیم. در این مثال می خواهیم عملکرد را محک بزنیم نه صنعت.

بنچ مارک تعاملی (Collaborating Benchmarking)

بنچ مارک تعاملی که ما با همکاری بین عملکردها یا سازمان های مختلف بنچمارک می‌کنیم. بنچ مارک تعاملی بهترین بنچمارک است، زیرا راه حل های نوآورانه و بهترین نتایج را ارائه می دهد. اگر برای این بنچمارک تعاملی مثالی بزنیم، می توانیم بگوییم عملکرد دوربین در تلفن های همراه؛ به این معنا که شرکت‌ها با مقایسه‌ی عملکرد خدمات و محصولات برندهای مختلف در حوزه مشابه یا حتی غیرمشابه خود، در راستای تقویت عملکرد دوربین‌ موبایل‌های تولیدی خود تلاش می‌کنند.

الگوبرداری فرآیند (Process Benchmarking)

الگوبرداری فرآیند نشان می دهد که چگونه شرکت های با عملکرد برتر، یک فرآیند خاص را که مد نظر شماست انجام می دهند. الگوبرداری فرآیند از طریق تحقیقات، نظرسنجی‌ها، مصاحبه‌ها، یا آنالیز وبسایت جمع‌آوری می‌شود.

بنچ مارک اجرایی (Performance Benchmarking)

مورد دوم بنچ مارک اجرایی است. در بنچمارک اجرایی همانطور که از نام آن مشخص است، استاندارد عددی (برای دستیابی به آن) ارائه می‌شود که می‌توان محصول یا خدمات مشتری را با آن مقایسه کرد. این بنچ مارک اجرایی از طریق یک سرویس یا مصاحبه دقیق و تحلیل شده تعیین می شود که به نوبه خود شکاف‌های موجود را برای یافتن فرصت هایی برای بهبود شناسایی می‌کند.

بنچ مارک استراتژیک (Strategic Benchmarking)

و آخرین نوع بنچ مارک، بنچمارک استراتژیک است. در بنچ مارک استراتژیک، استراتژی‌های برنده‌ای را شناسایی می‌کنیم که شرکت‌های با عملکرد بالا را قادر به موفقیت کرده‌اند. در این معیار، نحوه رقابت شرکت‌ها را بررسی می‌کنیم. بنچمارک استراتژیک برای شرکت‌هایی با چشم‌انداز بلندمدت ایده‌آل است.

مطلب پیشنهادی: بوم کسب و کار (BMC) چیست؟

نمونه بنچ مارک

حوزه‌های مختلفی وجود دارد که می‌توانید در آن‌ها بنچ مارک انجام دهید. به عنوان مثال، می‌توانید برای محصولات خود، بنچمارک در نظر بگیرید. اگر شما یک مدیر محصول برای تولید کتری برقی هستید، یا مصرف کننده ای هستید که به دنبال خرید کتری برقی هستید، برای انجام بنچ مارک در زمینه کتری برقی، می‌بایست محصولات رقابتی را حداقل در چهار زمینه زیر مقایسه کنید:

عملکرد

• سرعت به جوش آمدن آب بر حسب لیتر چقدر است؟
• میزان فشاری که به آب واحد می‌شود چقدر است؟
• میزان مقاوت تجهیزات در مقابل آب چقدر است؟
• رتبه قدرت بر حسب وات چقدر است؟
• میزان رسوب گیری کتری چقدر است؟

لوازم جانبی

• آیا محصول داری صفحه قرارگیری قوری و کتری است؟
• آیا امکان تنظیم درجه به صورت دکمه‌ای یا لمسی وجود دارد؟
• صافی قوری دارای سوراخ‌های ریز است یا درشت؟ آیا چای یا قهوه از صافی قوری رد می‌شود؟
• آیا انتهای متصل به برق کتری ضدآب است؟
• طول سیم چقدر است؟ آیا کیفیت سیم خوب است؟

ویژگی ها

• آیا محصول دارای سنسورهای قوی در صفحه لمسی یا در دکمه‌ها است؟
• آیا محصول دارای امکانات نوری است؟
• آیا دارای تمیزکننده مخصوص صفحه کتری است؟

قیمت

• قیمت محصول در مقابل رقبای اصلی آن چقدر است؟
• قیمت محصول در مقابل محصولات پایه یا ممتاز در همان محدوده چقدر است؟
• قیمت محصول در مقابل ارزش یا عملکرد آن چقدر است؟

مطلب پیشنهادی: MVP چیست؟

فرآیند بنچ مارک

اگر یک مدیر فرآیند یا Process manager هستید، روند بنچمارک کردن ممکن است به شما در پیدا کردن مقایسه‌های معنادار کمک کند. به عنوان مثال، هنگام تجزیه و تحلیل فرآیند سفارش تا تحویل، می توانید جنبه زمانی فرآیند، کیفیت فرآیند، یا هزینه را در هر واحد، یا در هر دوره در مقابل پیشروان در آن حوزه و صنعت مقایسه کنید.

فرآیند بنچ مارکینگ به طور کلی شامل چهار مرحله اصلی است:

برنامه‌ریزی

در مرحله برنامه ریزی، اهداف و حوزه های مورد نظر برای بنچ مارکینگ تعیین می شوند. همچنین، معیارهای سنجش عملکرد انتخاب می شوند. این معیارها باید مرتبط با اهداف بنچمارکینگ باشند و به اندازه کافی قابل اندازه گیری باشند.

جمع آوری اطلاعات

در مرحله جمع آوری اطلاعات، اطلاعات مربوط به عملکرد رقبا و سازمان های برتر در حوزه های مورد نظر جمع آوری می شوند. این اطلاعات می تواند از طریق منابع مختلفی مانند گزارش های مالی، وب‌سایت‌ها، مطالعات بازار و مصاحبه با افراد متخصص جمع آوری شود.

تجزیه و تحلیل اطلاعات

در مرحله تجزیه و تحلیل اطلاعات، اطلاعات جمع آوری شده مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرند تا نقاط قوت و ضعف عملکرد سازمان مشخص شود. همچنین، شکاف بین عملکرد سازمان و عملکرد رقبا و سازمان های برتر تعیین می شود.

اقدام

در مرحله اقدام، اقدامات لازم برای بهبود عملکرد سازمان بر اساس نتایج بنچ مارکینگ انجام می شوند. این اقدامات می تواند شامل تغییر در فرایندها، محصولات، خدمات یا استراتژی های سازمان باشد.

در ادامه، هر یک از این مراحل به طور مفصل توضیح داده می شود.

برنامه ریزی

در مرحله برنامه ریزی، باید موارد زیر مشخص شوند:

اهداف بنچ مارکینگ

اهداف بنچ مارکینگ باید مشخص و قابل اندازه گیری باشند. به عنوان مثال، یک سازمان ممکن است هدف خود را بهبود عملکرد مالی یا افزایش رضایت مشتری تعیین کند.

حوزه های مورد نظر برای بنچ مارکینگ

حوزه های مورد نظر برای بنچ مارکینگ باید با اهداف بنچمارکینگ مرتبط باشند. به عنوان مثال، اگر هدف سازمان بهبود عملکرد مالی باشد، حوزه های مورد نظر برای بنچ مارکینگ می تواند شامل فروش، هزینه ها و سود باشد.

معیارهای سنجش عملکرد

معیارهای سنجش عملکرد باید مرتبط با اهداف بنچمارکینگ و قابل اندازه گیری باشند. به عنوان مثال، اگر هدف سازمان بهبود عملکرد مالی باشد، معیارهای سنجش عملکرد می تواند شامل نرخ فروش، حاشیه سود و بازگشت سرمایه باشد.

جمع آوری اطلاعات

در مرحله جمع آوری اطلاعات، باید اطلاعات مربوط به عملکرد رقبا و سازمان های برتر در حوزه های مورد نظر جمع آوری شوند. این اطلاعات می تواند از طریق منابع مختلفی مانند موارد زیر جمع آوری شود:

گزارش های مالی

گزارش های مالی می تواند اطلاعات مفیدی در مورد عملکرد مالی رقبا و سازمان های برتر ارائه دهد.

وبسایت‌ها

وبسایت‌های شرکت‌ها می تواند اطلاعات مفیدی در مورد محصولات، خدمات و عملکرد شرکت‌ها ارائه دهد.

مطالعات بازار

مطالعات بازار می تواند اطلاعات مفیدی در مورد نیازهای مشتریان و عملکرد رقبا و سازمان های برتر ارائه دهد.

مصاحبه با افراد متخصص

مصاحبه با افراد متخصص در حوزه های مورد نظر می تواند اطلاعات مفیدی در مورد عملکرد رقبا و سازمان های برتر ارائه دهد.

تجزیه و تحلیل اطلاعات

در مرحله تجزیه و تحلیل اطلاعات، اطلاعات جمع آوری شده مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرند تا نقاط قوت و ضعف عملکرد سازمان مشخص شود. همچنین، شکاف بین عملکرد سازمان و عملکرد رقبا و سازمان های برتر تعیین می شود.

در این مرحله، باید موارد زیر انجام شود:

مقایسه عملکرد سازمان با عملکرد رقبا و سازمان های برتر

عملکرد سازمان در حوزه های مورد نظر با عملکرد رقبا و سازمان های برتر مقایسه می شود.

شناسایی نقاط قوت و ضعف عملکرد سازمان

نقاط قوت و ضعف عملکرد سازمان در حوزه های مورد نظر شناسایی می شود.

تعیین شکاف بین عملکرد سازمان و عملکرد رقبا و سازمان های برتر

شکاف بین عملکرد سازمان و عملکرد رقبا و سازمان های برتر تعیین می شود.

اقدام

در مرحله اقدام، اقدامات لازم برای بهبود عملکرد سازمان بر اساس نتایج بنچ مارکینگ انجام می شوند. این اقدامات می تواند شامل تغییر در فرایندها، محصولات، خدمات یا استراتژی های سازمان باشد.

در این مرحله، باید موارد زیر انجام شود:

تعیین اقدامات لازم برای بهبود عملکرد سازمان

اقدامات لازم برای بهبود عملکرد سازمان بر اساس نتایج بنچمارکینگ تعیین می شوند.

اجرای اقدامات تعیین شده

اقدامات تعیین شده اجرا می شوند.

پایش نتایج اجرای اقدامات

نتایج اجرای اقدامات پایش می شوند تا اطمینان حاصل شود که اقدامات موثر بوده اند.

مطلب پیشنهادی: تحلیل SWOT چیست؟

**بنچ مارکینگ یک فرآیند مستمر است و باید به طور منظم تکرار شود تا عملکرد سازمان به طور مداوم بهبود یابد.

بنچ مارک مالی چگونه است؟

بنچ مارک کردن در بسیاری از مواقع در مسائل مالی کاربرد دارد. به عنوان مثال، می توانید سود ناخالص (Gross Margin) و حاشیه سود عملیاتی (Operating Margin) شرکت خود را با سایرین مقایسه کنید، چه به صورت مطلق و چه به صورت نسبی. می‌توانید سوالاتی از این قبیل را در بنچ مارک کردن امور مالی بپرسید:

• آیا سود ناخالص و حاشیه سود عملیاتی شما بیشتر از رقیب مستقیم شماست؟
• آیا درصد سود ناخالص و حاشیه سود عملیاتی شما بیشتر از یک شرکت بزرگ و معروف است؟

هنگام انجام معیارهای مالی، مهم است که از خود بپرسید:

• در کدام صنعت هستید؟
• آیا این مقایسه در داخل یا بین صنایع معنادار است یا خیر؟
•  آیا شرکت شما بزرگ است یا کوچک؟
• آیا می‌خواهید شرکت‌های متوسط را به عنوان معیار مقایسه قرار دهید یا شرکت‌های کوچکتر را؟
• کدام یک از معیارهای مالی (یا KPI) که می‌توانید اندازه‌گیری کنید، با توجه به استراتژی و موقعیت رقابتی شما، برای اندازه‌گیری معنادارتر هستند؟
• هنگامی که مقایسه را در سطح داده‌های مالی انجام دادید، محرک‌های اساسی کسب‌وکار که عملکرد را توضیح می‌دهند کدامند؟