انواع اسناد اداری

در دنیای پرمشغله امروز، سازمان‌ها بدون وجود نظم و انضباط در امور اداری، قادر به ادامه فعالیت نخواهند بود. یکی از ارکان اصلی نظم در هر سازمان، مدیریت صحیح اسناد و مدارک است. اسناد اداری، حامل اطلاعات حیاتی و گاه محرمانه هستند و به عنوان سوابق فعالیت‌های سازمان، نقشی کلیدی در تصمیم‌گیری‌ها، برنامه‌ریزی‌ها و مراجعات قانونی ایفا می‌کنند.

در این بلاگ، قصد داریم به بررسی انواع اسناد اداری، اهمیت و نحوه مدیریت آنها بپردازیم. با ما همراه باشید تا با دنیای اسناد اداری آشنا شده و از زوایای مختلف آن آگاه شویم.

سند اداری چیست؟

سند یا مدرک به هر نوع اطلاعات ثبت شده اعم از نوشتاری، دیداری و شنیداری گفته می‌شود که به وسیله اشخاص حقیقی یا حقوقی ایجاد شده و دارای ارزش نگهداری است. سند به عنوان گواهی یا اثبات چیزی به کار می‌رود و نوشته‌ای است که هم شخص مدعی و هم طرف مقابل او قادر به استفاده از آن در دادگاه هستند.

سند اداری به هر نوع نوشته یا مدرکی گفته می‌شود که در یک سازمان یا مجموعه برای انجام امور مختلف، اعم از خرید و فروش، ارتباط با سایر مجموعه‌ها، ثبت اطلاعات، ارائه گزارش، مستندسازی فرآیندها و غیره استفاده می‌شود. برخی از نمونه‌های رایج اسناد اداری عبارتند از:

• نامه‌های اداری
• بخشنامه‌ها
• آئین‌نامه‌ها
• گزارش‌ها
• فرم‌ها
• قراردادها
• فاکتورها

مطلب پیشنهادی: گواهی امضا چیست؟

انواع اسناد اداری

اسناد اداری بر اساس نقش و اهمیتی که در امور سازمان دارند به انواع مختلفی تقسیم می‌شوند. یکی از انواع روش‌های تقسیم‌بندی اسناد اداری بر اساس کارکرد آنها است. اسناد اداری را بر اساس کارکرد آنها می‌توان به دو دسته اسناد کوتاه مدت و اسناد بلند مدت تقسیم کرد.

اسناد کوتاه مدت: این اسناد برای انجام امور روزانه استفاده می‌شوند، به سرعت تکمیل می‌شوند و سپس ارزش خود را از دست می‌دهند. نمونه‌های اسناد کوتاه مدت عبارتند از:

• تقاضانامه‌های معمولی کارکنان مانند فرم‌های مرخصی
• گزارش‌های روزانه
• فیش‌های حقوقی
• احکام اداری
• بخشنامه‌ها

اسناد بلند مدت: این اسناد کاربردی طولانی‌تر دارند و ارزش خود را در گذر زمان از دست نمی‌دهند. نمونه‌های اسناد بلند مدت عبارتند از:

• قراردادها
• اساسنامه
• پروانه کسب
• مجوزها
• اسناد مالی
• اسناد مالکیت
• اسناد مربوط به دعاوی حقوقی

به طور کلی اسناد اداری را می‌توان بر اساس معیارهای دیگری نیز دسته‌بندی کرد؛ از جمله موضوع، مخاطب، شکل و غیره.

در ادامه به شرح انواع اسناد اداری بر اساس موضوع می‌پردازیم.

مطلب پیشنهادی: مالیات علی الراس چیست؟

اسناد مالی

اسناد اداری مالی اسنادی هستند که برای ثبت معاملات مالی و فعالیت های یک سازمان استفاده می شوند. آنها برای حفظ سوابق دقیق وضعیت مالی سازمان و اطمینان از انطباق با مقررات دولتی مهم هستند.

اسناد مالی یکی از مهم‌ترین اسنادی هستند که در هر سازمان کاربرد دارند. اسناد مالی برای ثبت و انتقال انواع تراکنش‌های مالی، ثبت مصوبه‌های بودجه درباره چگونگی اختصاص هزینه‌ها برای فعالیت‌های مختلف سازمان، پرونده‌های تعهدات و مطالبات مالی سازمان، پرونده هزینه‌کردها مانند اسناد پرداخت حقوق کارکنان و غیره مورد استفاده قرار میگیرند. برخی از قالب‌های رایج اسناد مالی عبارتند از:

• قراردادها: اسنادی که در آنها طرفین طی یک توافق الزام‌آور، تعهدات و حقوقی را برای یکدیگر تعیین کرده و به آن ملزم می‌شوند. با توجه به ماهیت مالی بیشتر قراردادها، می‌توان آنها را جزو اسناد مالی دانست.
• تفاهم‌نامه‌ها: نوشته‌هایی که نشان می‌دهند طرفین یک گفتگو، به درک و توافق متقابلی برای انجام یک معامله یا شروع یک پروژه دست یافته‌اند. به عبارت دیگر، یک تفاهم نشان ‌می‌دهد در آینده‌ نزدیک، یک رویداد تجاری یا حقوقی رخ خواهد داد.
• الحاقیه: تغییراتی که در متن اصلی یک قرارداد حقوقی ایجاد می‌شود. این الحاقیه می‌تواند متنی را به قرارداد اصلی اضافه یا کسر کند، اما نمی‌تواند متن را به طور کلی تغییر داده و یا باعث ابطال آن شود. با توجه به تبعات مالی قراردادهای تجاری، الحاقیه‌های آنها هم در زمره اسناد مالی محسوب می‌شوند.
• پیش‌فاکتور: نوعی سند مالی با تفاوت‌های جزئی با فاکتور رسمی است که طی آن، فروشنده یا سازمان، قیمت و توضیحات مربوط به کالا یا خدمات خود را به مشتریان ارائه می‌کند. کاربرد اصلی پیش‌فاکتورها نیز برای ارائه اطلاعات به مشتریان است و تعهدی برای آنها ایجاد نمی‌کند.
• اسناد مناقصه: اسنادی که در جریان رقابت‌های مناقصات مورد استفاده قرار می‌گیرند. این اسناد انواع مختلفی دارند و با توجه به ماهیت مناقصات، جزو اسناد مالی محسوب می‌شوند. از جمله این اسناد می‌توان به دعوت نامه مناقصه، برگه پیشنهاد مناقصه، دستورالعمل شرکت در مناقصه، ضمانت نامه‌های مناقصه، موافقت نامه پیمان مناقصه، نقشه‌ها و مشخصات فنی پروژه (برای مثال در پروژه‌های برق ساختمانی)، جداول زمان‌بندی اجرای پروژه و … اشاره کرد.
• ترازنامه (صورت وضعیت مالی): وضعیت مالی یک شرکت را در یک تاریخ خاص نشان می‌دهد. این شامل دارایی ها، بدهی ها و حقوق صاحبان سهام شرکت است.

• صورت سود و زیان: عملکرد مالی یک شرکت را در یک دوره زمانی خاص نشان می دهد. این شامل درآمد، هزینه ها و سود یا زیان شرکت است.

• صورت جریان وجوه نقد: تغییرات در وجوه نقد و معادل های نقدی یک شرکت را در یک دوره زمانی خاص نشان می دهد. این شامل وجوه نقد حاصل از عملیات، وجوه نقد حاصل از سرمایه گذاری و وجوه نقد حاصل از تامین مالی است.

اسناد علمی

اسناد علمی، گزارش‌های کتبی و مدونی هستند که یافته‌های تحقیقات را در انجام پروژه‌های علمی و مقاله نویسی به اشتراک می‌گذارند. این اسناد به طور معمول در مجلات علمی، کتاب‌ها، یا به صورت آنلاین منتشر می‌شوند.

انواع مختلف اسناد علمی:

• مقاله علمی: گزارشی مختصر و جامع از یک تحقیق علمی است که شامل مقدمه، روش‌شناسی، یافته‌ها، بحث و نتیجه‌گیری می‌شود.
• کتاب علمی: اثری مفصل‌تر از یک مقاله علمی است که به طور عمیق به یک موضوع علمی خاص می‌پردازد.
• گزارش فنی: گزارشی است که جزئیات یک پروژه علمی یا فنی را شرح می‌دهد.
• پژوهشنامه: گزارشی است که یافته‌های یک تحقیق علمی را به طور کامل و مفصل ارائه می‌دهد.
• پایگاه‌های علمی: مجموعه‌های سازماندهی‌شده‌ای از اطلاعات و داده‌های اسناد علمی در حوزه‌های مختلف هستند.

مطلب پیشنهادی: صورتحساب الکترونیکی مالیاتی چیست؟

اسناد ایزو

اسناد ایزو مجموعه ای از استانداردهای بین المللی هستند که توسط سازمان بین المللی استانداردسازی (ISO) تدوین و منتشر شده اند. استاد مربوط به اخذ گواهینامه ایزو، به منظور ارتقای کیفیت، کارایی و اثربخشی در زمینه های مختلف از جمله مدیریت کیفیت، مدیریت محیط زیست، مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی و… تدوین شده اند.

برخی از شناخته شده ترین اسناد ایزو عبارتند از:

• ایزو 9001: این سند به الزامات سیستم مدیریت کیفیت می پردازد.
• ایزو 14001: این سند به الزامات سیستم مدیریت محیط زیست می پردازد.
• ایزو 45001: این سند به الزامات سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی می پردازد.

مطلب پیشنهادی: امضای دیجیتال چیست؟

اسناد اداری ستادی

اسناد اداری ستادی به اسنادی اطلاق می‌شود که در سطوح ستادی سازمان‌ها برای هدایت، برنامه‌ریزی، نظارت و کنترل فعالیت‌های واحدهای مختلف سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرند. این اسناد اطلاعات حیاتی مربوط به وظایف اداری، مالی، پرسنلی، مدیریتی، خط‌مشی‌ها، تصمیم‌ها، رویه‌ها، عملیات و سایر فعالیت‌های مجموعه را در خود جای می‌دهند.

انواع اسناد اداری ستادی:

• دستورالعمل‌ها: شامل شرح وظایف، فرآیندها و رویه‌های انجام کار در واحدهای مختلف سازمان.
• آئین‌نامه‌ها: شامل قوانین و مقررات حاکم بر فعالیت‌های سازمان.
• بخشنامه‌ها: ابلاغیه‌های مدیران ستادی برای واحدهای تابعه.
• گزارش‌ها: گزارش‌های عملکرد، مالی، آماری و …
• صورت‌جلسات: صورت‌جلسات جلسات ستادی.
• مکاتبات اداری: نامه‌ها و مکاتبات بین واحدهای ستادی و سایر واحدها.

اسناد مهندسی

اسناد مهندسی مجموعه‌ای از اطلاعات و مدارک هستند که به منظور شرح و تفسیر یک پروژه مهندسی تهیه می‌شوند. این اسناد شامل جزئیات فنی، طراحی، ساخت، عملیات و نگهداری پروژه می‌شوند.

انواع اسناد مهندسی:

• طرح توجیهی: این سند به بررسی اقتصادی و فنی پروژه می‌پردازد و توجیه‌پذیری آن را از نظر اقتصادی و فنی بررسی می‌کند.

سفارش کارشناس طرح توجیهی

• مشخصات فنی: این سند شامل جزئیات فنی پروژه، مانند مواد و مصالح، تجهیزات، روش‌های ساخت و الزامات فنی می‌شود.
• نقشه‌ها: نقشه‌ها به صورت بصری طرح و جزئیات پروژه را نشان می‌دهند. انواع مختلفی از نقشه‌ها وجود دارد، مانند نقشه‌های معماری، نقشه‌های سازه‌ای، نقشه‌های تاسیساتی و نقشه‌های برقی.
• برآورد قیمت: این سند شامل برآورد هزینه‌های پروژه، مانند هزینه‌های مواد و مصالح، تجهیزات، نیروی انسانی و سایر هزینه‌ها می‌شود.
• برنامه زمان‌بندی: این سند شامل برنامه زمان‌بندی پروژه، مانند زمان شروع و پایان هر فعالیت، زمان‌بندی تحویل مصالح و تجهیزات و زمان‌بندی تکمیل پروژه می‌شود.
• دفترچه‌های راهنمای عملیات و نگهداری: این دفترچه‌ها شامل دستورالعمل‌های مربوط به نحوه کار با تجهیزات و سیستم‌های پروژه و همچنین دستورالعمل‌های مربوط به نگهداری و تعمیرات آنها می‌شود.

اسناد منابع انسانی

اسناد منابع انسانی به مجموعه ای از مدارک و اطلاعات مربوط به کارکنان یک سازمان اطلاق می شود که توسط واحد یا کارشناس منابع انسانی جمع آوری، نگهداری و مدیریت می شوند.

اسناد منابع انسانی به طور کلی به دو دسته کلی تقسیم می شوند:

دسته اول: اسناد استخدامی

• رزومه
• فرم درخواست شغل
• نامه معرفی
• گواهی تحصیلی
• گواهی سابقه کار
• آزمون های استخدامی
• مصاحبه شغلی
• پیشنهاد شغلی
• قرارداد کار

دسته دوم: اسناد مربوط به عملکرد شغلی

• ارزیابی عملکرد
• برنامه های توسعه فردی
• آموزش های شغلی
• سوابق انضباطی
• مرخصی‌ها
• حقوق و دستمزد
• بیمه
• بازنشستگی

اسناد فنی پروژه‌ها

اسناد فنی پروژه‌ها مجموعه‌ای از مدارک و اطلاعات هستند که به طور کامل و دقیق، مشخصات فنی، نحوه عملکرد و تجهیزات مختلف یک پروژه را شرح می‌دهند. این اسناد برای ذینفعان مختلف پروژه، از جمله کاربر نهایی، مالک، تکنسین‌های بخش تعمیرات و نگهداری، طراحان، مهندسان و پیمانکاران، تهیه می‌شوند.

انواع اسناد فنی:

• اسناد طراحی: شامل نقشه‌ها، نمودارها، طرح‌ها و مشخصات فنی مربوط به طراحی پروژه می‌شوند.
• اسناد ساخت: شامل دستورالعمل‌ها و رویه‌های مربوط به ساخت و مونتاژ اجزای مختلف پروژه می‌شوند.
• اسناد آزمایش: شامل دستورالعمل‌ها و رویه‌های مربوط به آزمایش و تست اجزای مختلف پروژه می‌شوند.
• اسناد نگهداری و تعمیرات: شامل دستورالعمل‌ها و رویه‌های مربوط به نگهداری، تعمیرات و عیب‌یابی اجزای مختلف پروژه می‌شوند.
• اسناد کاربری: شامل راهنمایی‌ها و دستورالعمل‌های مربوط به استفاده از پروژه برای کاربران نهایی می‌شوند.

اهمیت اسناد اداری

ثبت و ضبط اطلاعات

اسناد اداری به عنوان یک منبع معتبر برای ثبت و ضبط اطلاعات عمل می‌کنند.

تسهیل امور اداری

وجود اسناد اداری، انجام امور مختلف در سازمان را تسهیل می‌کند.

ایجاد نظم و انضباط

اسناد اداری به ایجاد نظم و انضباط در امور اداری کمک می‌کنند.

مسئولیت‌پذیری

وجود اسناد اداری، افراد را نسبت به وظایف خود مسئولیت‌پذیرتر می‌کند.

جلوگیری از فساد

اسناد اداری با ایجاد شفافیت، به جلوگیری از فساد کمک می‌کنند.

بایگانی اسناد اداری و اهمیت آن

یکی از مهم‌ترین بخش‌های مدیریت اسناد اداری، بایگانی آنها است. بایگانی صحیح اسناد، دسترسی سریع و آسان به آنها را در زمان نیاز امکان‌پذیر می‌کند.

روش‌های مختلفی برای بایگانی اسناد اداری وجود دارد، از جمله:

بایگانی سنتی

در این روش، اسناد به صورت فیزیکی در قفسه‌ها و پوشه‌ها بایگانی می‌شوند.

بایگانی الکترونیکی

در این روش، اسناد به صورت دیجیتالی ذخیره و بایگانی می‌شوند.

انتخاب روش مناسب برای بایگانی اسناد اداری، به عوامل مختلفی مانند حجم اسناد، نوع فعالیت سازمان و … بستگی دارد.

مطلب پیشنهادی: اتوماسیون اداری چیست؟

نکاتی در مورد بایگانی اسناد کوتاه مدت و بلند مدت

• اسناد کوتاه‌مدت معمولاً بعد از یک سال از بین می‌روند.
• اسناد بلندمدت باید به طور صحیح بایگانی شوند تا در صورت نیاز به آنها دسترسی آسان باشد.
• امروزه از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری برای بایگانی اسناد استفاده می‌شود.